Schijnbaar ongemerkt produceren organisaties een grote hoeveelheid documenten, e-mailberichten, video's, expresberichten, webpagina's, enzovoort. De informatie is veelal ongestructureerd en onoverzichtelijk opgeslagen. Gevolg is dat waardevolle informatie niet optimaal kan worden gebruikt om kennis te delen, de communicatie met klanten te verbeteren en processen efficiënter te maken. Met behulp van Microsoft Enterprise Content Management (ECM) kunnen organisaties hun informatie structureren en ontsluiten. Enterprise Content Management is gebaseerd op een goede integratie met het Microsoft Office-systeem. De ECM-oplossing van Microsoft biedt bedrijven de volgende mogelijkheden:

Inhoud van uiteenlopende aard beheren

De geïntegreerde ECM-oplossing van Microsoft bevat functies voor documentbeheer waarmee organisaties inhoud van uiteenlopende aard van meerdere bestandsshares en persoonlijke stations kunnen samenvoegen in een centraal beheerde opslagplaats met een consistente categorisatie. Vervolgens kunnen gebruikers deze informatie zoeken en delen met behulp van geïntegreerde zoekfuncties. IT-organisaties kunnen de inhoud in deze centraal beheerde opslagplaats ook beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang.
De geïntegreerde voorzieningen voor samenwerking, zoals een geautomatiseerde workflow, stellen mensen in staat beter samen te werken doordat ze op gestructureerde wijze documenten kunnen maken, beoordelen en goedkeuren. Zo zijn ze niet meer afhankelijk van e-mail als ze documenten moeten uitwisselen. Mobiele gebruikers kunnen ook offline met deze documenten werken als ze geen verbinding met het netwerk hebben.

Voorschriften en wetten naleven

De ECM-oplossing van Microsoft bevat ook voorzieningen voor geïntegreerd recordbeheer waarmee organisaties bedrijfsrecords met de eindstatus kunnen opslaan en beveiligen. Organisaties kunnen een verloopbeleid op deze records toepassen om ervoor te zorgen dat de records bewaard blijven gedurende de periode die door de voorschriften of het bedrijfsbeleid wordt bepaald. Hierdoor wordt het juridische risico voor de organisatie verkleind. Controlepaden leveren interne en externe accountants het bewijs dat records op de juiste manier zijn bewaard. Tijdens juridische procedures kunnen specifieke records onder embargo worden geplaatst om te voorkomen dat ze worden vernietigd.

Meerdere websites efficiënt beheren

De voorzieningen voor geïntegreerd beheer van webinhoud stellen gebruikers in staat webinhoud te publiceren met een gebruiksvriendelijke functie voor het schrijven van inhoud en een ingebouwd goedkeuringsproces. Hierdoor kan de inhoud tijdig naar de websites worden geüpload zonder dat het IT-personeel te zwaar wordt belast. Met sjablonen in de vorm van basispagina's en paginalay-outs kunt u ervoor zorgen dat alle pagina's consistente merkinformatie bevatten en dat merkelementen op de juiste wijze worden gebruikt. Doordat er één implementatie- en beheerinfrastructuur voor intranet-, extranet- en internetsites (en voor meertalige sites) is, vallen de kosten lager uit en wordt het werk van IT-afdelingen minder ingewikkeld.

Bedrijfsprocessen stroomlijnen

De ECM-oplossing van Microsoft biedt hulpmiddelen en een platform voor het automatiseren van de taken van door inhoud aangestuurde bedrijfsprocessen voor samenwerking, zodat bedrijven deze processen kunnen stroomlijnen. Via elektronische formulieren kan invoer voor deze bedrijfsprocessen worden verzameld en gevalideerd via verschillende websites, mobiele apparaten en Microsoft Office-programma's. Nadat de formulieren zijn gemaakt, kan het IT-personeel deze formulieren in verschillende kanalen implementeren en het gebruik van de formulieren bijhouden met behulp van beheervoorzieningen.
Deze voorzieningen van Microsoft zijn beschikbaar in één geïntegreerde infrastructuur voor bedrijfsproductiviteit. Hierdoor beschikken IT-organisaties over één set hulpmiddelen en methoden voor het beheren van de oplossing, zodat de werklast aanzienlijk wordt verminderd. Dankzij de naadloze integratie met veelgebruikte hulpmiddelen zoals de Microsoft Office-programma's kunnen deze voorzieningen van de ECM-oplossing van Microsoft ter beschikking worden gesteld aan elke informatiewerker in de organisatie. Zo wordt de werklast van gebruikers verminderd omdat ze kunnen deelnemen aan het inhoudsbeheerproces van hun organisatie zonder dat ze nieuwe hulpmiddelen onder de knie hoeven te krijgen of hun werkwijze hoeven te veranderen.

Mogelijkheden van ECM van Microsoft

De ECM-oplossing van Microsoft biedt mogelijkheden om de volledige levenscyclus van ongestructureerde inhoud op één uniform platform te beheren, vanaf de aanmaakdatum tot aan de vervaldatum, waaronder oplossingen waarmee documenten, records, webinhoud en formulieren worden beheerd.