Microsoft  Office System 2007 en 2010 zijn de meest recente versies van het overbekende Microsoft pakket. Het betreft niet zomaar de zoveelste update van het veelgebruikte Office. Er is echt veel veranderd. In ieder geval natuurlijk in de bediening van het pakket, denk alleen aan de nieuwe stijl werkbalken, de veelbesproken ‘ribbon’, maar vooral ook in een groot aantal zogenaamde features en werkwijzen. Menu’s zijn grondig veranderd en soms zelfs verdwenen en veel informatie is op een andere manier toegankelijk gemaakt. Ook worden tal van applicaties en functies binnen Microsoft Office System met elkaar geïntegreerd, zoals SharePoint, Office Communication Server en InfoPath.

Uitgangspunt bij deze nieuwe lijn van Microsoft Office System 2007/2010 software is het verhogen van de persoonlijke productiviteit van medewerkers en het stroomlijnen van de bedrijfsvoering. De integratie tussen de diverse applicaties zorgt voor overzichtelijker beheer van zowel bedrijfsgegevens als bedrijfsprocessen. Met als einddoel een beter inzicht in de stand van zaken binnen uw organisatie!

De overgang naar nieuwe(re) versies van Microsoft Office Systems producten verloopt over het algemeen zonder problemen. De conversiemiddelen die Microsoft ter beschikking stelt voldoen voor migraties van omgevingen waarin het gebruik beperkt is tot de standaard functionaliteit van Microsoft Office Systems. Veel organisaties maken echter volop gebruik van geprogrammeerde functionaliteit, ten behoeve van meestal bedrijfskritische, Office data. Deze migraties vereisen speciale aandacht.

JSR heeft een, op de praktijk gestoelde, aanpak ontwikkeld om de risico’s van een dergelijke migratie niet alleen vooraf in kaart te brengen, maar u ook de gelegenheid geven hierop te anticiperen.

Fase 1 – Impact Analyse

De aanpak is in een aantal duidelijke fases verdeeld. In fase 1 van haar aanpak voert JSR een Impact Analyse uit van conversie of migratie van de als bedrijfskritisch gekenmerkte applicaties en data. Hiervoor wordt een scan en analyse gemaakt van de op uw netwerk aanwezige Microsoft Office bestanden en worden bestaande koppelingen van software pakketten onder de loep genomen. Samen met een bepaling van de opleidingsbehoefte van uw medewerkers resulteert dit in een Migratieplan met de volgende onderdelen.

• Type migratie en de motivatie hiervan
• Vervolgstappen daadwerkelijke migratie
  • Aanpassingen infrastructuur
  • Voorstel voor kennisopbouw van uw medewerkers
  • Prioritering migratie
  • Knelpunten omzetten Office documenten en OBA’s
• Risico analyse
• Planning en Control
• Investeringsoverzicht migratie

Fase 2 – Migratie

Op basis van het Migratieplan kunnen de nodige vervolgstappen in fase 2 van onze aanpak worden voorbereid en uitgevoerd. De benodigde infrastructuur wordt gerealiseerd, uw medewerkers worden opgeleid en ook de daadwerkelijke migratie van de Office bestanden zal in deze fase plaatsvinden.

Zowel bij de inrichting van Microsoft Office als bij Microsoft SharePoint omgevingen zijn er veel keuzes te maken over de inrichting. Elke keuze heeft een eigen impact. Een voorbeeld is ‘het vertrouwenscentrum’ binnen Microsoft Office 2007/2010; beveiliging is sterk verbeterd ten opzichte van de eerdere versies. Welke keuzes u kunt maken wordt door onze specialisten toegelicht. Gezamenlijk met uw IT afdeling worden deze keuzes gemaakt en dito ingericht.

Binnen de Kennisopbouw staat de leervorm centraal. Belangrijk punt daarbij is om vast te stellen wat leren is. Het gaat te ver om hier verschillende definities van leren te gaan beschrijven, maar grofweg kan men twee belangrijke onderdelen onderscheiden te weten ‘het leerproces’ en ‘het resultaat’ wat voorkomt uit dit leerproces. Hiernaast is het enthousiasmeren van de gebruikersorganisatie een harde doelstelling.

JSR heeft, op basis van vooraf te bespreken werkwijze (interviews en/of (digitale) vragenlijsten), een Programma van Eisen met daarop aansluitend een Opleidingsplan tijdens de Impact Analyse samengesteld. Deze documenten zijn in een vroegtijdig stadium opgesteld zodat voldoende tijd beschikbaar om de voorgestelde activiteiten voor, tijdens en na het migratietraject te kunnen laten plaatsvinden.

Binnen fase 1 zijn de bedrijfskritische versus de ‘nice to have’ applicaties in kaart gebracht. Denk hierbij aan belangrijke maar in verouderde versies ontwikkelde Microsoft Access databases, huisstijl applicaties en toepassingen zoals Excel rekenbladen en/of macro’s.

Na alle voorbereidende werkzaamheden komt de tijd om de daadwerkelijke conversie van deze Office bestanden en OBA´s te plannen en uit te voeren. Hoe we dit aanpakken is in een eerder stadium in het Migratieplan beschreven. Belangrijk in deze stap is het type migratie dat we zijn overeengekomen tijdens de Impact Analyse.

Het type migratie is, voor wat betreft de conversie, sterk afhankelijk van een tweetal factoren tijd en budget. De factor tijd bepaald of de conversie ‘big-bang’ of gefaseerd wordt uitgevoerd. De factor budget bepaald of de conversie ‘1-op-1’ of met optimalisatie van functionaliteiten wordt uitgevoerd.

Uiteraard zijn ook zaken als de beschikbare kennis van de Office omgeving en de beschikbaarheid van eigen medewerkers van invloed op het conversiescenario. De impact van deze factoren treft u in de uitgebreide  beschrijving van onze aanpak aan.

Fase 3 – Nazorg

Een project is eindig, maar niet voordat alle puntjes op de i zijn gezet. Voor ons is een project pas echt geslaagd als we niet alleen binnen tijd en budget een oplossing hebben kunnen leveren maar in het bijzonder als tevreden gebruikers enthousiast (blijven)werken met deze oplossing. Daarom doen wij graag een tevredenheidsonderzoek binnen de gebruikersorganisatie.
Uiteraard wordt elk project met u als opdrachtgever geëvalueerd en bespreken wij met u de gewenste nazorg

Tot Slot

Als het bovenstaande uw nieuwsgierigheid omtrent onze aanpak heeft gestimuleerd, neem dan contact op met onze binnendienst voor het maken van een afspraak. Wij lichten onze aanpak graag in een persoonlijk gesprek aan u toe.