Steeds vaker ontstaat de wens naast individuele projectinformatie ook inzicht te krijgen in alle in de organisatie lopende projecten. JSR heeft hiervoor een methode ontwikkeld die zij de Multi Project Omgeving (MPO) noemt. MS Project wordt dan nog steeds als basis gebruikt, maar wordt aangevuld met een eenvoudig in te richten maatwerk MPO omgeving.
Gebruik van sjablonen in Multi Project Omgeving
In de Multi Project Omgeving worden planningen bij voorkeur ingevoerd op basis van sjablonen. Het heeft de voorkeur de inhoud van de sjablonen zoveel mogelijk gereed te hebben voordat men begint met invoeren van planningen. Sjablonen geven het voordeel dat planningen die hiervan worden gemaakt altijd een standaard structuur hebben; deze standaardisatie scheelt tijd bij de aanmaak van nieuwe projecten. Bovendien leidt standaardisatie tot een heldere rapportage.
Centraal MS Project bestand
Alle losse planningen worden in één centraal MS Project bestand opgenomen, het zogenaamde portfolio. Hierdoor heeft een organisatie in één oogopslag een overzicht van alle lopende projecten. Door middel van een 'verkeerslichten' -rapportage kan in een weergave de status en conditie van de verschillende planningen worden gezien. Afhankelijkheden tussen verschillende planningen kunnen in dit portfolio gemakkelijk worden aangelegd.
Centrale middelenpoel Multi Project Omgeving
De planningen in de Multi Project Omgeving worden aan een centrale middelenpoel gekoppeld. In deze middelen zijn alle resources gedefinieerd die werkzaam zijn op de activiteiten in de verschillende planningen. Deze opzet maakt het mogelijk resourcemanagement uit te voeren met de informatie die de middelenpoel levert.
De rapportages die mogelijk worden door de middelenpoel geven antwoord op vragen zoals; welke resources zijn ingezet op welke projecten, welke projecten doet een bepaalde resource, wat is de belasting van een groep resources met dezelfde functie of vaardigheid of wat is de belasting van een bepaalde afdeling?
Gebruik en beheer van Multi Project Omgeving
De Multi Project Omgeving maakt alleen maar gebruik van MS Project 2002-2007 (standard of professional), er is geen additionele sofware nodig. Het technisch opzetten van een Multi Project Omgeving komt feitelijk neer op het maken van de structuur op het netwerk, binnen middelenpoel en in het portfolio. Het uiteindelijke planningsproces dat gebruik maakt van de Multi Project Omgeving kan worden vastgelegd door middel van duidelijke afspraken en zijn weerslag vinden in het document “de MPO van de Organisatie”. Dit document zal ook de verschillende procedures voor het beheer bevatten, waardoor het beheer van een Multi Project Omgeving eenvoudig is en de betrokkenen zich kunnen concentreren op de inhoud en het proces. De techniek zal dan alleen ondersteunend zijn.
Groeimodel Multi Project Omgeving
Het Multi Project Omgeving model heeft als voordeel dat men eenvoudig met dit model kan beginnen en de functionaliteiten met de ontwikkeling van de organisatie kan laten meegroeien. Zo kan een organisatie starten met alleen tijdsplanningen en een portfolio. Later kan de middelenpoel hieraan worden toegevoegd. Een volgende stap zou het toevoegen van financiële informatie kunnen zijn.
Dit alles neemt niet weg dat diverse organisaties alle mogelijkheden vanaf de start gebruiken, en door de eenvoud van het systeem snel inzicht hebben in projectgerelateerde informatie.