De organisatie

Arcade Netwerken levert geïntegreerde oplossingen op het gebied van ontwerp, implementatie, beheer en beveiliging van bedrijfskritische IT-infrastructuren. Jarenlange kennis en ervaring worden gecombineerd met het gebruik van technologieën en producten van toonaangevende producenten. Dit resulteert in oplossingen die bedrijven en instellingen in staat stellen om een hoog niveau van ICT-dienstverlening te realiseren, met een optimaal rendement op de investeringen. Arcade Netwerken is gevestigd in Houten en is sedert 1977 actief in de ICT.

De oorspronkelijke situatie

Tot 2004 heeft Arcade Netwerken altijd gewerkt met een zelf ontwikkeld softwarepakket in combinatie met de Prince-projectmethodiek, een flexibele methode van projectmatig werken die het bedrijf had overgenomen van het voormalig Britse moederbedrijf. Nu Arcade Netwerken weer zelfstandig is, blijkt deze methodiek nog steeds zeer praktisch. Echter, het bijbehorende softwarepakket voor projectadministratie was te beperkt en niet flexibel. Frans Schrama, Senior Manager bij Arcade Netwerken: "We hebben de software destijds overgenomen van ons moederbedrijf, maar we hadden zelf niet de kennis in huis om de programmatuur door te ontwikkelen. De applicatie sloot met de dag moeilijker aan bij onze werkzaamheden en dat versterkte bij ons het gevoel dat we snel een oplossing moesten vinden die wél werkte."

De uitdaging

Behalve dat de nieuwe software moest aansluiten op de huidige Prince-2-methode, waren er nog meer wensen. Arcade Netwerken heeft een grote variëteit aan projecten, sommige zijn kortlopend, andere duren soms meerdere jaren. Bovendien zijn sommige projecten zeer complex. Het is zaak om alle projectinformatie overzichtelijk op te slaan om deze te allen tijde beschikbaar te hebben én te houden. Een andere eis was dat de oplossing laagdrempelig moest zijn om eventuele weerstand tegen een nieuw programma zoveel mogelijk te beperken. Ook een eigen webomgeving waarin mensen op afstand hun uren konden schrijven stond op het verlanglijstje van Arcade Netwerken. Frans Schrama: "Eerst wilden we aan de slag met de projectadministratie. Gemakkelijk uren registreren en rapporteren was daarbij voor ons heel belangrijk."

Keuze van de beste oplossing

Samen met een adviesbureau uit Zeist, dat de beschikbare pakketten naast elkaar legde, werd de keuze voor Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) en Microsoft Office SharePoint Portal Server gemaakt. Frans Schrama: "Uit de analyse bleek dat de combinatie van Microsoft EPM en SharePoint de beste papieren had. Wij werkten zelf al met Microsoft Project en er was binnen ons bedrijf ondertussen veel kennis op dat gebied aanwezig. Die gooi je niet zomaar overboord."

Vervolgens werd JSR SharePoint Solutions uit Zoetermeer benaderd om het project te realiseren. Schrama: "We waren onder de indruk van hun ervaring op dit gebied. En er was herkenning, vanwege hun betrokkenheid en hun goede begeleiding. Dat streven wij zelf ook altijd na in ons werk." Johan Apperloo, Account Manager bij JSR SharePoint Solutions: "Bij Arcade Netwerken was er een sterke behoefte om projecten overzichtelijk en beheersbaar te houden. Ze wilden bovendien het hele proces vanaf het eerste contact tot de laatste factuur centraal managen. Met Microsoft EPM kan dat heel goed."

De implementatie

De implementatie startte in het najaar van 2004. JSR SharePoint Solutions hield interviews met diverse personen die sleutelposities binnen de organisatie bekleden. Johan Apperloo: "Eerst werd de huidige werkwijze in kaart gebracht, vervolgens werden verbeterpunten gedefinieerd en hebben we gekeken hoe die vertaald konden worden in softwareoplossingen." Met name het proces van 'informatie delen' bleek nog een hele stap. Frans Schrama: "Voor deze omschakeling hebben we veel moeten trainen. We hadden veel vragen, maar JSR SharePoint Solutions had altijd een antwoord. Er is helemaal uitgekomen wat we wilden."

Eerst werden met SharePoint Portal Server teamsites ingericht voor de verschillende afdelingen. Pas daarna werd begonnen met Microsoft EPM. Verder kregen alle medewerkers en managers een opleiding op maat. In februari 2005 was het hele traject afgerond.

"De uitwisseling van projectinformatie gaat nu veel gemakkelijker. Dat was een belangrijk doel voor ons. Projecten lopen nu beter omdat we er beter over kunnen communiceren. De informatie die we nodig hebben voor ons werk is nu altijd bij de hand, dus iedereen ziet dat het werkt." Frans Schrama, Senior Manager Professional Services bij Arcade Netwerken

Ervaringen van gebruikers

De combinatie van Microsoft Office Enterprise Project Management Server en Microsoft Office SharePoint Portal Server biedt Arcade Netwerken een geïntegreerde omgeving voor alle projectinformatie en -documentatie. "Deze producten zijn eenvoudig en naadloos te integreren. Onze medewerkers hadden in eerste instantie niet door dat onze oplossing uit twee producten bestaat", zegt Schrama. "Dat is het bewijs dat een dergelijke integratie heel goed kan werken."

Johan Apperloo van JSR SharePoint Solutions is ook enthousiast: "Omdat SharePoint Portal Server en Enterprise Project Management geïntegreerd zijn, kun je vanuit Microsoft EPM doorklikken naar de bijbehorende documentatie en andersom. Dat levert direct inzicht op in alle facetten van een project."

De voordelen

De belangrijkste doelen die Arcade Netwerken met deze nieuwe software had zijn bereikt. Ondanks het feit dat er op andere vlakken nog meer gedaan zou moeten worden aan projectmatig werken, is Frans Schrama overtuigd van de voordelen voor de organisatie. "De uitwisseling van informatie gaat veel gemakkelijker. Dat was een belangrijk doel voor ons. De documenten van elk project staan nu grotendeels online. Projecten lopen soepeler, iedereen kan gemakkelijk bij de informatie, dus het werkt."

"Voor onze medewerkers is het voortaan dankzij Enterprise Project Management heel gemakkelijk om uren op hun projecten te schrijven. Bovendien zijn de managementrapportages zeer snel uit te draaien. Voor de directie levert dat heel veel voordeel op, zij kunnen nu beter sturen op de projecten." Frans Schrama, Manager Professional Services bij Arcade Netwerken

De toekomst

Arcade Netwerken heeft dagelijks voordeel bij het werken met Microsoft Office EPM en Microsoft Office SharePoint Portal Server. Toch zijn nog lang niet alle mogelijkheden benut. Schrama: "We zijn veel bezig met managementrapportages, en daar kunnen we nog veel meer mee doen. Dat is een leertraject, een kwestie van ontdekken. Als klein bedrijf moeten we dat er gewoon bij doen."

Verder wil Arcade Netwerken gebruik gaan maken van de mogelijkheid om klanten online inzicht te geven in een deel van de projectinformatie, wat met Microsoft Office EPM zeer goed mogelijk is. Ook integratie met de nieuwe versie van Microsoft CRM als programma voor relatiemanagement ligt in de toekomst voor de hand, alsmede een koppeling met het financiële systeem. Dan wordt het mogelijk om het gehele klantproces te ondersteunen, van prospect tot factuur.

Eisen

• Goede werkomgeving voor projectmatig werken
• Aansluiting op de huidige projectmethodiek (Prince-2)
• Gecentraliseerd systeem voor informatiedeling
• Goede mogelijkheden om mobiel te kunnen werken
• Laagdrempelig en gebruiksvriendelijk

Oplossing/Voordelen

• Betrouwbare en doelmatige projectmanagement-software
• Efficiënter werken door centralisatie en kennisdeling
• Gemakkelijk communiceren met SharePoint-sites en Windows Messenger
• Zeer gebruikersvriendelijk