Samen met Microsoft Gold Certified Partner JSR Project Solutions besloot de gemeente het gebruik van Microsoft Project op te schalen naar de Enterprise Project Management Solution. Naast een verbeterde planning van projecten heeft dit geleid tot een betrouwbare informatievoorziening richting bestuurders en management.

De voordelen van de oplossing:

• Meer grip op de voortgang van projecten
• Uitgebreide mogelijkheden voor portfolioanalyse
• Toegenomen transparantie van bedrijfsvoering
• EPM Portfolio Management is een handig middel om informatie te ontsluiten
• Uit te bouwen tot een compleet managementinformatiesysteem

"Bestuurders en management maken steeds meer gebruik van de mogelijkheid om via het webportaal van EPM informatie te vergaren. Bijkomend voordeel is dat de projectleiders minder worden lastiggevallen met vragen over de voortgang van projecten. Door het toegenomen inzicht in het verloop van projecten verbetert de onderlinge afstemming en krijgen bestuurders en management betere stuurinformatie aangereikt." Gerhard Obbink, senior beleidsmedewerker bij Gemeente Roosendaal.

"Voor elke gebruiker is een webportaal ingericht en wordt de informatie op maat aangeboden. Met een paar klikken krijgt een manager een dwarsdoorsnede van de lopende projecten te zien. Hij of zij kan één en ander doorrekenen op consequenties, hij kan op verschillende manieren de tijdsfactor erin betrekken, per kwartaal, per maand per jaar enzovoort. Daarmee is dus heel snel te analyseren waarom een project achterloopt." Johan Apperloo, accountmanager bij JSR Project Solutions.

De organisatie

Roosendaal kent een rijke geschiedenis die terug gaat tot de twaalfde en dertiende eeuw. In 1268 duikt de naam Roosendaal voor het eerst op in een akte. Van oudsher maakte Roosendaal onderdeel uit van het hertogdom Brabant. De gemeente heeft nu bijna 80.000 inwoners. Bij het aantreden van de nieuwe raad in 2002 is besloten te streven naar een transparantere organisatie en de dienstverlening richting burger te verbeteren. Deze cultuuromslag maakt naast een andere wijze van communiceren een projectmatige bedrijfsvoering noodzakelijk.

De situatie

Voor haar projectadministratie maakte de gemeente sinds januari 2004 gebruik van Microsoft Project. Om de gemiddeld 400 lopende projecten te kunnen managen en stuurinformatie te genereren werkte de gemeente Roosendaal met een multiprojectmodel; één groot bestand met samengevoegde projecten.

Gerhard Obbink, senior beleidsmedewerker bij Gemeente Roosendaal: "Het is de verantwoordelijkheid van de individuele projectmanager om zijn projecten bij te houden, te beheersen en aan te geven of zijn projecten moeten worden toegevoegd aan het gemeenschappelijke document. In theorie kan dat heel eenvoudig door een e-mail te sturen, maar in de praktijk ging dat regelmatig mis. Met als gevolg dat projecten niet in overzichten waren terug te vinden."

Aan dit systeem kleefden meerdere bezwaren. Projecten moesten handmatig aan het multiprojectmodel worden toegevoegd, het genereren van de gewenste rapportages kostte relatief veel tijd en de toegankelijkheid voor management en bestuur was zeer beperkt.

De uitdaging

Het systeem groeide uit haar jasje en daarbij kwamen er wensen voor koppelingen met andere systemen. Gerhard Obbink: "We gingen op zoek naar een andere methode om portfolioanalyses uit te voeren. Daarnaast wilden we bestuurders en management kunnen voorzien van actuele rapportages die gestaafd worden door betrouwbare gegevens."

De oplossing

Na een presentatie van Microsoft Gold Certified Partner JSR Project Solutions besloot de gemeente Roosendaal om Microsoft Project op te schalen naar de Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Solution.

EPM wordt bij de gemeente Roosendaal heel divers ingezet; van projecten in de openbare ruimte tot het ontwikkelen van beleid. De informatie van alle projecten wordt op één centrale projectserver bijgehouden waardoor het mogelijk is om in team verband samen te werken en informatie over projecten te delen. Johan Apperloo, accountmanager bij JSR: "Met Enterprise Project Management plant de projectleider nog steeds vanaf zijn desktop, maar alle projectgegevens en planningen worden centraal opgeslagen. Leidinggevenden kunnen via een webinterface de voortgang van de projecten volgen."

Om een voortgangsrapportage te genereren was voorheen kennis van Microsoft Project noodzakelijk. Nu is voor elke gebruiker een webportaal ingericht en wordt de informatie op maat aangeboden. Johan Apperloo vervolgt: "Met een paar klikken krijgt een manager een dwarsdoorsnede van de lopende projecten te zien. Hij of zij kan één en ander doorrekenen op consequenties en op verschillende manieren de tijdsfactor erin betrekken, per kwartaal, per maand, per jaar, enzovoort. Daarmee is heel snel te analyseren waarom een project achterloopt."

Obbink vult aan: "Een projectleider heeft een andere informatiebehoefte dan de burgemeester, maar met Enterprise Project Management kunnen we zonder al te veel inspanning maatwerk leveren aan de verschillende informatieniveaus."

De voordelen

De gemeente Roosendaal kan de voortgang van projecten nu beter bewaken. Het bestuur en management worden voorzien van betere managementinformatie, waardoor het beter kan sturen. Obbink: "Waar vroeger de rapportages door derden uit het systeem werden gehaald, zijn de gegevens nu rechtstreeks voor iedereen beschikbaar. Op het moment dat uit de projectanalyse blijkt dat een project achterblijft, kan de verantwoordelijke manager direct worden aangesproken."

Doordat projecten niet meer handmatig hoeven worden toegevoegd en alles op één server draait is het systeem makkelijker te beheren. Obbink: "Door verschillende systemen aan elkaar te koppelen denken we op termijn de beheerlast met enkele FTE's te kunnen terugbrengen. Die mensen kunnen we dan weer elders inzetten."

Obbink roemt de verbeterde informatievoorziening. "Bestuur en management maken steeds meer gebruik van de mogelijkheid om via het webportaal van EPM informatie te vergaren. De projectleiders worden nu minder lastiggevallen met vragen over de voortgang van projecten. Door het toegenomen inzicht in het verloop van projecten zijn deze efficiënter te plannen. Op basis van deze transparantie is het bestuur en management veel beter in staat de organisatie aan te sturen."

De toekomst

Het streven is op termijn een totaal managementinformatiesysteem te ontwikkelen. Obbink: "Met behulp van EPM kunnen we dit groeiscenario de komende jaren realiseren. Door integratie met ons financiële systeem zijn de projecten ook op basis van de kosten door te lichten. Daarnaast moet het mogelijk worden om projectdocumentatie rechtstreeks vanuit EPM te raadplegen door een koppeling met SharePoint Portal Server en met Office-applicaties zoals Word en Outlook."

Apperloo voegt hieraan de mogelijkheid toe om het EPM te koppelen aan een GIS-systeem, zodat op eenvoudige wijze informatie richting de burger ontsloten kan worden. "Via een website kunnen we dan bijvoorbeeld laten zien op welk moment een bepaalde straat wordt opengebroken voor een nieuwe riolering."