Tijdens diverse Teams en Microsoft 365 trainingen, hebben we gemerkt dat er best veel scepsis bestond over digitaal en fysiek op afstand (samen)werken. Zowel bij medewerkers als bij managers en verrassend genoeg, niet leeftijd gebonden. Gegeven de omstandigheden kan het niet anders en dan blijkt wederom veel meer mogelijk!
Thuiswerken: het nieuwe normaal
Gelukkig hebben we het tij vrij snel horen keren. ‘Hé, eigenlijk werkt dit best handig’, ‘Waarom zou ik twee uur in de auto gaan zitten om naar kantoor of klant te rijden, als het zo ook goed werkt?’ zijn zomaar een paar quotes die we van klanten hebben gehoord. Als alle Coronamaatregelen niet meer gelden, blijft werkend Nederland dat absoluut vaker op afstand doen. Goed nieuws voor de werk-privé balans, files en het milieu!
Waar organisaties staan met digitaal (samen)werken
Om digitaal (samen)werken op afstand mogelijk te maken, is het nodig om een goed en veilig samenwerkingsplatform in te richten. Wij komen verschillende situaties tegen, soms moeten we op een rijdende trein springen en soms beginnen we met nog bijna niets:
Men werkte er al langere tijd mee en wou een verdere optimalisatie (van beginner naar gevorderde)
Hadden Microsoft 365 al, maar gebruikte het nog niet (goed). Bijvoorbeeld van Skype naar Teams.
Men maakte mede door Corona een eerste stap met Microsoft 365; snel een omgeving ingericht en Teams ‘AAN’ gezet.
Een integraal platform
Microsoft 365 biedt een platform om slimmer digitaal (samen)werken mogelijk te maken op een veilige en schaalbare manier. De implementatiestappen verschillen nogal en ook de aanpak is anders.
In het eerste geval kan volstaan worden met grofweg een aantal trainingen voor specifieke aandachtsgebieden om mensen echt verder te brengen in hun digitale vaardigheden. Koppel daar een periode support en update nieuws ter inspiratie aan en de organisatie maakt echt een enorme stap om slimmer (samen) te werken.
In het derde geval wordt door ons of de eigen IT organisatie een nieuwe omgeving klaargezet. Teams kan dan snel gebruikt worden om veilig digitaal te vergaderen. Zie dit blog: Microsoft Teams: chatten en video vergaderen binnen een week!
Hierbij is onze mening dat je dit niet allemaal zelf moet gaan uitvogelen, maar je goed laat adviseren door een partij die dit al vaker gedaan heeft (bij voorkeur door ons ;-)). De investering hierin wordt dubbel en dwars terugverdiend in snelheid en kwaliteit van de inrichting, waardoor gebruikers niet geconfronteerd worden met dingen die eerst wel konden en later niet meer (of andersom). Verder zien we vaak dat de eigen IT organisatie lastig snelheid kan maken daar men van nature alles dicht wil timmeren (zie governance) en toch vaak ook een gebrek aan kennis. Beter starten met concrete stappen dan het blijven bedenken van dé perfecte oplossing. Gaande weg komt de governance vanzelf tot stand.
Digitale vaardigheden: de investering waard
Dagelijks verwonderen wij ons over de gesteldheid van de digitale vaardigheden van werkend Nederland. Er is een gapend gat ten opzichte van wat mogelijk is met Microsoft 365, en wat daadwerkelijk gebruikt wordt. Niet alleen nieuwe functies, maar ook functies die al jaren beschikbaar zijn.
Werkend Nederland, het is hoog tijd om hierin te investeren!
De implementatie van Microsoft 365 is niet alleen een IT feestje! Je kan niet verwachten van medewerkers dat ze, zonder uitleg, opeens slimmer en efficiënter gaan werken . Uitleg en training is noodzakelijk maar die investering verdien je dubbel en dwars terug.
Ons advies
Beter een concrete start, dan blijven hangen in de eindeloze mogelijkheden. Een big bang is simpelweg te groot.
Uitdagingen die we tegen komen:
Eén van de belangrijkste randvoorwaarden om dit goed en succesvol te doen, is te zorgen voor mail in de cloud (bv hybrid Exchange).
Klanten die virtuele werkplekken (thin clients) gebruiken en veel (oude) applicaties draaien, lopen tegen grotere uitdagingen aan.
Apparatenbeheer, mocht die wens er zijn, kan onder andere met Intune ingericht worden.
Vragen?
Wij helpen je graag verder op weg om slimmer samen te werken, ook op afstand. Interesse in de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met mij op.
Chris Kegler
Portfolio- & projectmanagement professional
