Van bestanden in de Verkenner naar bestanden in de Cloud, hybride vergaderen en samenwerken in Microsoft Teams.. veranderingen rond digitalisering binnen een bedrijf vragen vaak veel van de medewerkers en een IT-afdeling! Zij moeten de verandering dragen en uitdragen. In een eerdere blog beschreef ik al hoe belangrijk communicatie is tijdens een IT-project. In deze blog neem ik je graag mee in een andere troef die ontzettend goed kan helpen, namelijk het inzetten van je eigen medewerkers! 

Ambassadeurs (of digicoaches, voorlopers, koplopers, specialisten, hoe je ze noemt maakt niet uit, als ze er maar zijn!) zijn medewerkers binnen het bedrijf die zich comfortabel voelen bij digitalisering, makkelijk meekomen tijdens veranderingen en hierin ook het voortouw willen nemen. De ambassadeurs begrijpen de bedrijfscultuur, waarden en doelen. Hierdoor zijn ze geloofwaardig en kunnen ze pleiten voor het belang van het project en de mogelijke impact ervan op de medewerkers. Ze overbruggen een kloof tussen de technische en niet-technische wereld. Hoe goed een eventuele derde partij ook is in overtuigen dat een IT-verandering écht een verbetering is; dit horen van en in de praktijk terugzien bij collega’s die je kent, wekt toch meer vertrouwen op.

Hoe herken of ’recruit’ je ambassadeurs? 

Vaak zijn de ambassadeurs al enigszins bekend binnen het bedrijf waar je werkt. Er is altijd die ene collega die iedereen weet te vinden met een digivraag of die andere collega die het leuk vindt om in zijn vrije tijd IT gerelateerde podcasts te luisteren. Maar hoe ontdek je deze ‘hidden gems’? Heel simpel: vraag er eens naar! Maak een mooi formulier met Microsoft Forms om de interesse uit te vragen. Zo maak je gelijk ook de eerste schifting: medewerkers die het formulier niet invullen, zijn duidelijk geen ambassadeur. 

Forms; wat kun je ermee? Mijn collega Marco Clausing schreef er een blog over.

Belangrijk is in ieder geval dat de medewerkers zichzelf aanbieden voor deze rol, opleggen heeft niet het gewenste effect. De rol van ambassadeur brengt namelijk wel een inspanning met zich mee, qua tijd en energie. Denk aan tijd voor het inlezen in nieuwe functionaliteiten van Microsoft 365, volgen van webinars of eventuele trainingen, beantwoorden van vragen van collega’s. Dus een medewerker moet dit leuk vinden en willen! Dat brengt natuurlijk met zich mee dat een bedrijf deze inspanning ook moet faciliteren.  

Hoe zet je ze in? 

Zo vaak mogelijk! Voor, tijdens en na een IT-project. Het succes van zo’n verandertraject hangt namelijk sterk af van de acceptatie en adoptie door de medewerkers. De ambassadeurs fungeren als voorvechters van de verandering en betrekken collega’s actief gedurende het project, waarbij zij zorgen dat wensen van collega’s worden herkend en opgenomen in het uiteindelijke resultaat. Deze gebruikersgerichte benadering vergroot de kans op een succesvolle implementatie van het project en vermindert de weerstand tegen verandering. 

Ik sprak onlangs met mijn collega’s over dit onderwerp, en zij deelden wat leuke voorbeelden uit de praktijk! 

Gert-Jan Waterlander

Business consultant
JSR

“Bij een klant waar de overstap naar Microsoft 365 een flinke uitdaging was, hebben we gekozen voor de inzet van pioniers. Zij kregen als eerste alle apps, probeerden ze uit en gaven volop feedback. Het hielp de IT-afdeling de uitrol naar de hele organisatie vorm te geven.

JSR ondersteunde het pionierstraject: Een groep van 30 medewerkers ging (vrijwillig) de uitdaging aan. Zij volgden meerdere trainingen waar ingegaan werd op verschillende onderwerpen. De pioniers werkten samen in een Team in Microsoft Teams om geleerde vaardigheden gelijk in de praktijk te brengen en ervaringen met elkaar te delen. Ze konden deelnemen aan vragenuurtjes en ontvingen de benodigde ondersteuning van JSR. Ze helpen hun collega’s nu op weg rond Microsoft 365. En om hun harde werken te belonen ontvingen ze een certificaat en een leuke goodie bag!” 

Marco Clausing

Business consultant
JSR

“Bij een klant waar de medewerkers slimmer gingen samenwerken met Microsoft Teams fungeerden de digicoaches als mooi verlengstuk van de IT-afdeling en JSR! 

De digicoaches hadden echt interesse in nieuwe digitale mogelijkheden en vonden het leuk om anderen verder op weg helpen. Ze gingen aan de slag op diverse gebieden: testen van trainingsmateriaal, delen van praktijkervaringen tijdens trainingen, getraind worden op aanvullende apps en nieuwe mogelijkheden binnen Microsoft 365 werden actief met ze gedeeld. Ze ontvingen tips hoe zij deze informatie vervolgens zelf weer goed konden delen in hun rol als digicoach. Ze zijn daarmee heel goed in staat om anderen gevraagd en ongevraagd te faciliteren bij steeds slimmer digitaal werken en daarmee de adoptie onder de medewerkers te versnellen.”  

Van ambassadeurs naar Microsoft 365 specialisten

Wetende dat ik JSR misschien een beetje in de vingers snijdt met deze opmerking: je kunt ambassadeurs ook perfect inzetten om een heel gedeelte van een IT-project te begeleiden. Zo hebben we bij een klant met hun eigen ambassadeurs een opleidingstraject doorlopen om ze om te toveren tot echte Microsoft 365 specialisten. Uiteraard vraagt dit wel nóg meer inspanning dan alleen ambassadeur zijn. Zo’n opleidingstraject is namelijk intensief: je wordt éxtra uitvoerig inhoudelijk op Microsoft 365 getraind, maar ook op hoe je zelf informatie kunt overbrengen en hoe je de juiste informatie bij medewerkers ophaalt om de begeleiding tijdens een IT-project soepel te laten verlopen.

Sinds de afronding van dit traject begeleiden deze ambassadeurs zelf afdelingen binnen het bedrijf naar het slimmer werken met Microsoft 365. En bij deze klant gaat dat top! Zo bespaar je ook nog eens kosten op de inzet van derde partijen, behalve op de inzet van JSR dan.. voor het opleiden van jouw ambassadeurs 😉  

Hulp nodig?

Hulp nodig om jouw ambassadeurs te vinden of te begeleiden met een opleidingstraject? Neem gerust contact op! 

Wendy Meershoek avatar

We helpen je graag verder