Lelystad verbetert grip op het projectproces

Van planningen en overzichten maken in Excel naar een moderne Project Portfolio Management omgeving. Dat is als overstappen van een stoptrein op een snelle intercity.

De gemeente Lelystad heeft die overstap gemaakt door Microsoft Project Portfolio Management (PPM) te gaan gebruiken. En daar plukt de gemeente nu de vruchten van.

In veel organisaties is het nog heel gebruikelijk dat men voor de planningen en de overzichten Excel bestanden gebruikt. Hoewel zoiets in de basis prima kan werken, vergroot het vaak wel de afstand tussen de betrokken medewerkers en hun planningen. Bovendien is zo’n systeem erg foutgevoelig en weinig flexibel.

Dit was ook te zien bij de afdeling Ingenieursbureau en Projectmanagement van de gemeente Lelystad. Deze afdeling adviseert over, en realiseert allerlei projecten in de stad. Meer dan honderd losstaande planningen, aparte Excel bestanden om aanvullende gegevens bij te kunnen houden en twee planners die als enigen zaken kunnen aanpassen; dat was de situatie. Dat er iets moest veranderen, was wel duidelijk: deze manier van werken was niet efficiënt en bijzonder kwetsbaar. Bovendien was het genereren van management-informatie op deze manier erg bewerkelijk en foutgevoelig.

Guido Klaasen is bedrijfskundig adviseur binnen de gemeente. Klaasen: “We wilden een goed overzicht krijgen van waar onze mensen mee bezig waren. Met het systeem dat we hadden, was dat gewoonweg niet mogelijk.”

“In de nieuwe werkomgeving zijn werknemers zelf eigenaar van hun gegevens en kunnen ze heel makkelijk alle informatie terugvinden over en rond hun projecten. ”

Guido Klaasen Gemeente Lelystad

Welke oplossing is gevonden?

Goed zicht hebben op welke projecten er draaien en wie waar mee bezig is. Dat is van essentieel belang binnen de gemeente aangezien er wordt gewerkt met veel verschillende partijen. “Het komt terug bij basale vragen als wie is waar mee bezig en hoe lopen de projecten”, vertelt Klaasen.

Klaasen besloot te kijken wat de mogelijkheden van het Microsoft platform zijn. Dit platform ondersteunt naast projectmanagement ook portfolio- en resourcemanagement. Klaasen is gestart met Project Server, een onderdeel van Microsofts Project Portfolio Management. Project Server is een flexibele oplossing voor portfoliobeheer waarmee de organisatie een overzicht krijgt van de verschillende projecten, er heel gemakkelijk prioriteiten kunnen worden bepaald en er op elk moment van de dag snel inzicht in de voortgang kan worden gekregen via rapportages en dashboards.

Lelystad maakt al gebruik van SharePoint, dat als basis dient. Klaasen heeft besloten de implementatie in handen te geven van JSR. “We zijn in gesprek geraakt met JSR om te kijken wat ze voor ons zouden kunnen betekenen”, vertelt Klaasen. “Toen al snel duidelijk werd dat JSR dit omvangrijke traject binnen een jaar kon realiseren, was de keuze voor ons snel gemaakt.

Ondersteuning

"We kijken samen hoe we de projectorganisatie direct ook een stap vooruit kunnen helpen". Uiteindelijk is het een proces dat zo’n jaar duurt. “Na de implementatie en de uitwerking ervan komen de medewerkers aan de beurt. We zorgen ervoor dat zij het systeem omarmen en begeleiden hen bij de adoptie. Dit doen we door te ondersteunen bij de communicatie, geven workshops en zorgen voor de trainingen”, voegt Van Zonneveld toe.

Door een gefaseerde implementatie worden gebruikers geleidelijk aan meegenomen in een nieuwe werkomgeving waarin zij vervolgens zelf eigenaar zijn van hun gegevens en waarin ze heel gemakkelijk alle informatie over en rond hun projecten kunnen terugvinden. Ook gaat er steeds nauwer samengewerkt worden in projectteams en ten slotte vindt er een doorontwikkeling plaats op het gebied van portfoliobeheer en risicomanagement.

“Het is absoluut geweldig om te zien dat alles nu samenvalt binnen de afdeling", zegt hij enthousiast. “We hebben de afgelopen tijd heel veel vooruitgang geboekt.”

Guido Klaasen Gemeente Lelystad

Stappen vooruit

Het directe overzicht dat de tooling levert, wordt zeer gewaardeerd. Bedrijven die het gebruiken merken de voordelen ervan in de praktijk. Van Zonneveld: “Omdat de tool je direct inzicht levert in je projecten, haal je daar na verloop van tijd de winst uit.”

Ook bij het gebruik van de tooling op de werkvloer ziet Klaasen direct ook de voordelen. “Enerzijds levert het ons natuurlijk een veel beter inzicht op in waar we bezig zijn, anderzijds merken we ook dat het systeem op de werkvloer prettiger werkt. Gebruikers hoeven nu niet meer na te denken over waar iets staat. Binnen de nieuwe omgeving hebben ze de tools om snel over de verschillende locaties heen documenten te benaderen."

Gerelateerde cases

Case

GVB Amsterdam

Het GVB Amsterdam heeft te maken met het dagelijks onderhoud aan voertuigen. Om de grip op de projecten te verstevigen, is het bedrijf onlangs overgestapt op Project Online.

Bekijk pagina
Case

Hyster-Yale

Hyster-Yale bouwt en verkoopt vorkheftrucks die wereldwijd onder de merknamen Hyster en Yale op de markt worden gebracht. Er was meer behoefte aan inzicht in de resourcebezetting.

Bekijk pagina