Grip op het gehele projectenportfolio

Het Gemeente Vervoerbedrijf Amsterdam (GVB) heeft dagelijks te maken met het onderhoud van haar voertuigen. Om de grip op de projecten te verstevigen, is men overgestapt op Project Online.

Al meer dan een eeuw vervoert het GVB mensen in en om de hoofdstad, met op dit moment meer dan 200 bussen, 216 trams en 120 metro’s. Die miljoenen kilometers per jaar hebben tot gevolg dat er regelmatig onderhoud uitgevoerd moet worden. Een goede planning is daarbij absoluut noodzakelijk.

Excel overzichten

De afdeling Technisch Beheer Rail Materieel van het GVB is verantwoordelijk voor het onderhoud en de veiligheid van alle voertuigen. Joep Pothuizen is planner en legt uit waar men in de oude situatie tegenaan liep: “Jarenlang werkten we met een planningsysteem dat was gebaseerd op informatie die via allerlei kanalen binnenkwam; dat kon mondeling zijn, maar ook via een mail. Al die informatie werd bijgehouden in Excel. In de basis werkte dat goed, maar we dreigden het overzicht kwijt te raken.”

Dat het anders moest, was wel duidelijk. “Projecten werden prima uitgevoerd, maar we misten het zogenoemde eigenaarschap van de taken”, legt Pothuizen uit. “We hadden alles prima in Excel verwerkt, maar het werd te abstract. Op een gegeven moment hadden we nog enkele honderden taken open staan, die waren wel uitgevoerd, maar gewoonweg nooit afgesloten."

“Wat me aanspreekt in Project Online? Nou, het is een ongelooflijk flexibel systeem dat ons de grip op de verschillende projecten weer stevig in handen geeft. Daar ben ik echt blij mee.”

Joep Pothuizen Planner bij GVB Amsterdam

Marktverkenning

Het GVB kwam na een korte zoektocht uit bij Project Online van Microsoft. Samen met JSR werd gekeken naar de mogelijkheden. De software voorziet in de mogelijkheid om teamleden aan een specifiek project te koppelen. Volgens Van Zonneveld, consultant bij JSR, krijgen zij elk hun eigen takenlijst. Hij voegt ook nog de kracht van de rapportages toe: “Rapportages zijn in een mum van tijd te genereren. Zo heb je snel een volledig overzicht van de lopende projecten en de voortgang.” Al die mogelijkheden waren precies wat Pothuizen aansprak. “Deze opties betekenden een andere manier van werken, maar wel een aanpak die ons heel veel zou opleveren.”

Overzicht en structuur

In de dagelijkse praktijk heeft Technisch Beheer te maken met langlopende projecten. Dan is het wel handig om een goed overzicht te hebben. “De project informatie was verspreid over verschillende servers terug te vinden. Het zijn mannen van de praktijk, die maken zich niet druk over waar het staat, als het maar ergens staat en als het maar wordt opgelost”, zegt Pothuizen lachend. “Voor ons waren twee eisen erg belangrijk: overzicht en structuur in de processen. Vanuit het management kregen we de opdracht om een nieuw systeem te implementeren. JSR is vervolgens met onze wensen aan de slag gegaan en er staat nu een systeem waar ik zeer tevreden mee ben.

Op intranet staat nu ook een standaardformulier dat iedere werknemer kan invullen en dat meteen verwerkt wordt. Volgens Pothuizen is het grote voordeel dat de meldingen nu gestandaardiseerd binnenkomen en dat ze —door de eenduidigheid van het formulier — veel gedetailleerdere informatie binnenkrijgen.

Tijdwinst

"Alles staat nu centraal gearchiveerd”, zegt Pothuizen. Volgens hem levert het planningsysteem ook de nodige tijdwinst op. “Eens in de twee weken zit ik met de verschillende teams om de tafel om de voortgang te bespreken. Het mooie is dat ik nu snel een compleet overzicht heb."

Gerelateerde cases

Case

Hyster-Yale

Hyster-Yale bouwt en verkoopt vorkheftrucks die wereldwijd onder de merknamen Hyster en Yale op de markt worden gebracht. Er was meer behoefte aan inzicht in de resourcebezetting.

Bekijk pagina
Case

Effectory

Effectory wou de tijd beperken die nodig was voor het opstellen van projectplannen. Daarnaast wilde men naar een moderne “cloud” oplossing die mee kon groeien met de PPM volwassenheid.

Bekijk pagina