Public Support: van Google naar Office 365

Public Support is het enige, landelijke detacheringsbureau dat zich heeft gespecialiseerd in secretariële ondersteuning voor de overheid. In 2009, midden in de recessie, gestart en inmiddels - tegen de stroom in - gegroeid naar ruim 300 top- en young-supporters in vaste dienst. De basisprincipes van haar dienstverlening zijn: kwaliteit, snelheid van reageren in combinatie met een flexibele inzet en een gunstige prijsstelling.


De uitdaging
Public Support maakte al enkele jaren gebruik van de Google Cloud diensten: Google Drive voor de opslag van documenten en Google Mail voor e-mail en agendabeheer. Echter de groei van de organisatie, de wens om processen strakker te definiëren en informatie zoals; e-mails, CV’s en contracten veilig, overal, en altijd ter beschikking te hebben, zorgde ervoor dat men op zoek ging naar een meer robuuste en veiligere omgeving.

Public Support besloot dan ook om over te gaan naar Microsoft Office 365. Na een intensief selectietraject, waarbij meerdere leveranciers beoordeeld zijn, is JSR gekozen om de overgang te begeleiden. Binnen de organisatie zelf werd Veronica van Seventer vrijgemaakt om dit project te begeleiden. Zij had ruime ervaring opgedaan met het structureren van organisaties binnen de financiële wereld.

Google mail: e-mail en agenda’s
Een migratie van Exchange naar Office 365 is al vaker vertoond, maar een migratie van de ene naar de andere cloud service is een bijzonderheid. De organisatie maakte al enige jaren gebruik van Google Mail en er was dus een behoorlijke historie opgebouwd. Google Mail was bovendien gekoppeld met CaseMaster, het CRM systeem van Public Support. De migratie kende twee belangrijke uitgangspunten: de data zo volledig mogelijk overzetten naar Office 365 en de overgang met zo min mogelijk hinder voor de medewerkers uitvoeren.

“JSR heeft ons uitstekend geholpen bij de migratie. We wisten steeds waar we stonden en wat er nog op ons af kwam. Het gevoel altijd “in control” te zijn en ontzorgd te worden gaf ons enorm veel rust.”

Veronica van Seventer ICT Coördinator

JSR is begonnen met een analyse van het gebruik: email accounts, alias accounts, distributie groepen, public folders,agenda’s en gedeelde mailboxen, waarna een migratie plan is opgesteld. Na goedkeuring is direct met de migratie gestart. Eigenlijk was er niet zo zeer sprake van een migratie, maar van een synchronisatie, waarbij alle gebruikers gewoon konden blijven werken met Google Mail. Het testen van de nieuwe Office 365 omgeving, het controleren of alle informatie hier goed in terecht was gekomen en de koppeling met CRM, kon daardoor in alle rust plaatsvinden. Op het moment dat de overgang naar Office 365 daadwerkelijk plaatsvond kon alle aandacht worden gericht op de nieuwe mogelijkheden die Office 365 biedt.

Google Drive en Rushfiles: documenten
Documenten zijn het tastbare bewijs dat een organisatie bestaat en leeft. Sinds de oprichting van Public Support is een behoorlijk omvangrijk archief van documenten ontstaan. Aangezien Google Drive niet bijzonder efficiënt en veilig was, is een aantal jaren geleden naast Google Drive ook Rushfiles, een cloud gebaseerd document opslagsysteem, geïntroduceerd. Een groot deel van de documenten in Google Drive is vervolgens overgezet naar Rushfiles.

Migratie documenten naar Office 365
Alvorens enige migratie van documenten uit te voeren is JSR gestart met het ontwerpen van een nieuwe opslagstructuur, die past bij de huidige organisatie. Op basis van de analyse die gemaakt is van zowel Google Drive als Rushfiles heeft JSR geadviseerd om de migratie naar Office 365 uit te voeren met Sharegate. Door de inzet van Sharegate kon, net als bij de mailmigratie, gekozen worden voor een synchronisatie aanpak, zodat op het moment, dat daadwerkelijk op Office 365 over werd geschakeld, alle documenten reeds op hun plek stonden in het nieuwe systeem. Hoe beheerst kan een migratie verlopen?

Ervaring in de praktijk
Public Support maakt inmiddels alweer enige tijd gebruik van Office 365. Veronica van Seventer zegt hierover: We zijn snel gewend en ik kan mijn collega’s snel helpen als dat nodig is. Als ik hulp nodig heb, bel ik even met JSR, die mij snel verder helpen. Eén van onze wensen is nog om de evaluatieformulieren na een opdracht onder te brengen in Forms binnen Office 365. Zodoende kunnen wij onze dienstverlening blijven verbeteren en nieuwe ontwikkelingen in de markt tijdig zien aankomen. 

Gerelateerde cases

Case

Gemeente Lelystad

Van planningen en overzichten in Excel naar een moderne Project Portfolio Management (PPM) omgeving. De gemeente Lelystad heeft die overstap gemaakt door Microsoft Project Portfolio Management (PPM) te gaan gebruiken. En daar plukt de gemeente nu de vruchten van.

Bekijk pagina
Case

Hyster-Yale

Hyster-Yale bouwt en verkoopt vorkheftrucks die wereldwijd onder de merknamen Hyster en Yale op de markt worden gebracht. Er was meer behoefte aan inzicht in de resourcebezetting.

Bekijk pagina