Met Excel Online is het mogelijk om een combinatie te maken met Microsoft Forms. Het Excel document wordt opgeslagen in een online locatie zoals Teams of SharePoint, en zodra dit document wordt geopend in Excel Online is het mogelijk om via de Microsoft Forms knop in het lint een invulformulier te ontwerpen.
De antwoorden van dit formulier worden dan in een tabel in de bijbehorende Excel opgeslagen. Op deze manier kan het Excel document weer gebruikt worden om de antwoorden te beoordelen en te analyseren. Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om het formulier aan Teams of SharePoint worden toe te voegen. Iedereen die toegang heeft tot het Team of de SharePoint pagina kan het formulier invullen. Ook kan het formulier eenvoudig buiten de eigen organisatie gebruikt worden, door het formulier in te sluiten in de eigen website, of via e-mail een link te sturen. De link opent dan de vragenlijst gewoon in de browser, op pc, telefoon of tablet! En heeft iemand de vragenlijst ingevuld, dan is het mogelijk om eenvoudig de vragen en antwoorden naar deze persoon te mailen.
In deze blog leg ik je in stappen uit hoe je de combinatie tussen Excel Online en Microsoft Forms kunt maken.
Start met combineren
1 Ga naar de documentenbibliotheek in het team waarin de actielijst moet komen.
2 Voeg een leeg Excel document aan deze documentbibliotheek toe door op “New” te drukken en daarna “Excel workbook” te kiezen (of Nieuw en Excel werkboek).
3 Noem het Excel document “Actielijst”.
4 Het Excel document wordt aangemaakt en geopend.
5 Sluit het Excel document.
6 Voeg dit Excel document als tab toe aan een kanaal van het team, zodat de tab “Actielijst” aan het kanaal van het team toegevoegd. Door in het kanaal op de “+” knop van het team te drukken, kies daarna de app Excel, en selecteer het zojuist gemaakte Excel document.
7 De nieuwe tab wordt automatisch geselecteerd en het Excel document wordt in de nieuwe teams-tab geopend.
8 Ga in het document naar de Excel tab “Insert” (of “Toevoegen”).
9 Wij gaan nu een invulformulier maken m.b.v. Microsoft Forms (de groene-Forms-knop in het lint). Druk op de knop “Forms” in de Excel-tab “Insert” en kies “Nieuw formulier” (of knop “Formulieren”, tab “Toevoegen”, keuze “New Form”).
Het formulier dat gemaakt moet worden, heeft een beperkt aantal invulvelden. Deze invulvelden beschrijven wie, wanneer en wat voor actie moet plaatsvinden op een (fictief) opgeleverde applicatie.
10 Na kiezen van “Nieuw formulier”, wordt de online Forms internetpagina geopend (mogelijk komt eerst de pop-up voor het aanmelden). De naam van het Excel document is ook de naam van het formulier.
11 De velden die wij gaan toevoegen zijn: datum melding, prioriteit, onderdeel, titel (actie), omschrijving (actie), vervolg actie, toelichting en impact melding. Er worden verschillende type velden toegevoegd.
12 Druk op de knop “Nieuw toevoegen” (of “Add new”). Als eerste wordt de “datum melding” van het veldtype “datum” toegevoegd. Dit veld is verplicht.
13 Daarna komt het veld “Prioriteit”, van het type “Keuze”. De verschillende keuzes zijn “laag”, “gemiddeld” en “hoog”. Standaard worden optierondjes weergegeven, maar bij de drie puntjes te kiezen kan gekozen worden voor keuzelijst, Ook hier is de invoer verplicht.
14 Hetzelfde wordt gedaan voor het invoerveld “Onderdeel”. De keuzes zijn hier “applicatie – productie”, “applicatie – test”, “database – productie”, “database – test”, “instructie – handleiding”, “instructie – workaround”. Alleen is dit géén keuzelijst, maar worden de optierondjes gebruikt. Én het invoerveld is verplicht, en er zijn meerdere keuzes mogelijk. En omdat er meerdere keuzes mogelijk zijn, wijzigen de optierondjes automatisch in aankruisvakjes.
15 De invoervelden “actie titel” en “actie omschrijving” zijn twee tekstvelden, beide verplicht. Bij het invoerveld “actie omschrijving” moet gekozen worden voor “lang antwoord”, zodat een tekst groter dan 255 tekens kan worden ingegeven.
16 Het invoerveld “vervolg actie” is een keuzelijst, enkele keuze mogelijk, verplicht, met de waarden “n.v.t.”, “opdrachtgever”, “JSR”.
17 Het invoerveld “toelichting” is een van het type lange tekst én niet verplicht (omdat n.v.t. bij vervolgactie een keuzemogelijkheid is).
18 Het laatste veld wat wordt toegevoegd is het “impact melding” veld, waarbij je kan kiezen van 1 sterren impact t/m 5 sterren impact. Ook dit veld is verplicht.
19 In principe is nu het formulier klaar, en kan gedeeld worden. Ik deel extern via e-mail naar een test e-mail account, maar er zijn verschillende deel-mogelijkheden.
20 Wanneer voor delen via e-mail wordt gekozen, wordt een e-mail gemaakt, waarin een link naar het zojuist gemaakte formulier staat. De ontvangers kunnen op die link drukken, waarna zij het formulier kunnen invullen.
21 Zodra op de link geklikt wordt, opent een internetbrowser met daarin het zojuist gemaakte formulier.
22 Daarna kunnen de antwoorden ingestuurd worden door op de knop “Submit” te drukken. Een bevestiging in het scherm verschijnt, en eventueel kan een PDF van de vragen en antwoorden worden afgedrukt.
23 Wanneer je nu kijkt naar de tab Actielijst in het team, dan zie je dat het zojuist ingevulde formulier als tabel op een nieuw tabblad is toegevoegd aan het Excel document.
24 Waar of wie de antwoorden ook instuurt, op deze manier komen alle antwoorden in één lijst samen, waarna deze lijst kan worden gebruikt voor het afhandelen van deze meldingen.
Let op: het is niet nodig om het document als tab in het team te zetten. Het bestand moet alleen in Excel Online geopend worden zodat het mogelijk is om een Online Formulier aan deze Excel te hangen.
25 Het is óók mogelijk om het formulier als tab toe te voegen in het Team.
Vragen?
Ik vertel er graag meer over. Neem gerust contact op voor een ‘digitale kop koffie’ en een gesprek over de mogelijkheden.
