In elke goedwerkende relatie is communicatie de basis. Dat geldt niet anders voor de relatie tussen IT projecten en de medewerkers die ermee opgezadeld worden. Want eerlijk is eerlijk; zo voelt het vaak wel! Je werkt al jaren op een bepaalde manier en dat bevalt prima. Waarom moet het ineens anders?
Verandering is wennen en er kan weerstand door ontstaan. Het is daarom van belang dat medewerkers zich begrepen voelen tijdens zo’n verandertraject. Het betrekken van projectleden met empathisch vermogen en communicatieve vaardigheden is daarom cruciaal om jouw IT project te laten slagen.
Een aantal kenmerken van goede communicatie zijn:
- Gebruik heldere taal, afgestemd op de ontvanger
- Vermijd jargon
- Formuleer korte zinnen
- Communiceer tijdig en regelmatig
- Vertel niet alleen wát er gaat veranderen, maar vooral wáárom iets gaat veranderen
- Maak het leuk
Huisstijl & visie
Maak het leuk? Jazeker! Dat kan op verschillende manieren: het gebruik van huisstijl is bijvoorbeeld heel belangrijk bij communicatie uitingen. Huisstijl maakt de informatie aantrekkelijk, herkenbaar en vertrouwd. En dan doelen we niet alleen op het gebruik van de standaard bedrijfskleuren en lettertypes, maar maak vooral ook gebruik van leuke en duidelijke visuals, speel met woorden, slagzinnen of communicatiestijlen en zet persona’s in waar medewerkers zich in kunnen herkennen.
Heeft jouw bedrijf een duidelijke visie op het gebied van IT? Of wordt deze samen met JSR geformuleerd in een Slimmer werken met Microsoft 365 traject? Laat deze visie dan regelmatig terugkomen in de communicatie om je boodschap te versterken.
Juiste koppen bij elkaar steken
Bij het vormen van een projectteam voor een IT project wordt vanzelfsprekend de IT afdeling betrokken. Maar vergeet dus de Communicatie afdeling niet! Zij beschikken wellicht niet over de benodigde IT kennis, maar weten als geen ander hoe je goed een boodschap kunt overbrengen. Zonder goede samenwerking tussen verschillende afdelingen is het haast onmogelijk om een IT project tot een succesvol eind te brengen.
Hoe kan JSR helpen?
We begeleiden het volledige Slimmer werken met Microsoft 365 traject. Specifiek rondom communicatie houdt dat in:
Samen met IT
Praten we op technisch niveau over wat er door het project gaat veranderen binnen het bedrijf. Jargon is hierbij geen probleem, alle betrokkenen begrijpen waar het over gaat.
Resultaat
IT heeft een sparringparter. Er is een duidelijk beeld van wat er op welk moment gaat veranderen en wat voor effect dat heeft op de werkwijze van alle medewerkers.
Samen met de medewerkers
Gaan we in gesprek over waar zij behoefte aan hebben.
- Hoe kan het dagelijks werk makkelijker gemaakt worden?
- Hoe worden zij het liefst geïnformeerd over veranderingen?
- Wanneer voelen zij zich echt geholpen?
We vermijden jargon en praten alleen over begrijpelijke functionele zaken. Denk aan: ik wil dat mijn mailbox minder volloopt, hoe krijgen we dat voor elkaar?
Resultaat
Medewerkers voelen zich gehoord en daardoor ook meer betrokken. Met de verzamelde informatie kunnen we persona’s* ontwikkelen, die voor het huidige project en in de toekomst gebruikt kunnen worden.
Samen met communicatie
Duiken we in de huisstijl van het bedrijf.
- Wat is de juiste look en communicatiestijl?
- Welke kanalen zijn er om te communiceren?
- Wanneer communiceren we?
- Wat communiceren we?
We vermijden jargon en praten alleen over begrijpelijke functionele zaken. Denk aan: ik wil dat mijn mailbox minder volloopt, hoe krijgen we dat voor elkaar?
Resultaat
Een communicatieplan. Het technische IT verhaal vertalen we naar begrijpelijke taal met de focus op ‘what’s in it for you?’ voor de medewerkers, dat wordt verspreid via bijvoorbeeld nieuwsberichten en mooie projectvisuals.
* Een persona is een gedetailleerde beschrijving van een type medewerker. Hij of zij staat als het ware voor een hele doelgroep, vaak een functie binnen het bedrijf. Het is een verzonnen persoon, waar medewerkers zich mee kunnen identificeren.
Houdt er wel rekening mee..
Voor elke goedwerkende relatie geldt ook: acceptatie. Al heb je het beste communicatieplan ooit ontwikkeld en steek je ontzettend veel tijd en energie in de adoptie van het project, je kan nooit iedereen helemaal tevreden stellen! Dat kan best vervelend voelen. Verandering blijft lastig en iedereen gaat daar op een eigen manier mee om. Zijn er medewerkers die je écht niet mee krijgt in de verandering? Accepteren. Meer dan ons best kunnen we niet doen 😉
Hulp nodig?
Heeft jouw bedrijf hulp nodig bij het samenbrengen van IT en Communicatie? JSR helpt graag en brengt een hele dosis ervaring mee!
