Kleren maken de man (of vrouw) is het gezegde als het om persoonlijke uitstraling gaat. Met de juiste kleding leg je nadruk op je kwaliteiten en onderscheid je je van anderen, waarbij je tegelijkertijd wel rekening moet houden met de geschreven en ongeschreven regels van je beroep en bedrijf. Op vergelijkbare wijze is de corporate identity ofwel de huisstijl het visitekaartje van jouw organisatie.
Logo, website, advertenties, brieven, e-mails, interne documenten en presentaties, maar ook huisstijlelementen, zoals kleur en lettertype dragen bewust of onbewust bij aan jouw imago en dus ook aan de uitstraling van de organisatie. Als de huisstijl al niet consequent en consistent toegepast wordt, hoe kan dan de kwaliteit van producten en diensten op niveau zijn?
Hoe groter de organisatie, hoe complexer het is om de corporate identity te bewaken. Ook een nieuwe huisstijl invoeren wordt veelomvattender naarmate de omvang van de organisatie groter is. Natuurlijk is dit relatief snel door te voeren in formele uitingen, zoals drukwerk, website en andere centraal beheerde uitingen.
Maar wat te doen met alle uitingen, die door jouw collega’s worden gegenereerd: alleen al via e-mail worden dagelijks honderden, zo niet duizenden berichten namens jouw organisatie verstuurd. Ook PowerPoint presentaties zijn hierbij een uitdaging: de makkelijkste manier om een nieuwe presentatie te maken is door een reeds bestaande presentatie aan te passen. Maar het gevaar is groot dat deze presentaties meer en meer gaan afwijken van de bedrijfsstandaard. En eigenlijk geldt voor correspondentie in Word hetzelfde: een nieuwe offerte wordt vaak gemaakt door een eerder gemaakte offerte aan te passen. In dit geval kunnen niet alleen visuele huisstijlelementen verouderd zijn, hetzelfde geldt voor de teksten die gebruikt worden.
Microsoft 365 specialist
Word
Powerpoint
Outlook
Als Microsoft 365 specialist hebben wij reeds gedurende vele jaren onze klanten mogen helpen om bovenstaande problemen het hoofd te bieden. De beste manier om te waarborgen dat de juiste huisstijl wordt gebruikt, is deze zodanig aan te bieden dat elke gebruiker deze graag wil gebruiken. In samenspraak met afdelingen zoals communicatie, juridische zaken en ICT en HR zorgen wij er voor dat de huisstijl vastgelegd wordt in templates, waarmee wij er voor zorgen dat de huisstijl niet alleen visueel maar ook inhoudelijk up-to-date overal in de organisatie juist gebruikt wordt.
Het toenemende gebruik van Microsoft 365 gedurende deze coronaperiode maakt de uitdaging nog groter: Gebruikers werken meer en meer vanuit huis en gebruiken daarbij verschillende soorten apparaten. Niet alleen moeten e-mails, documenten en presentaties aan de huisstijl voldoen, ze moeten ook op de juiste plek opgeslagen worden zodat voldaan wordt aan de regels voor documentbeheer.
Wij bieden hiervoor de beste oplossing
Onze oplossingen zijn volledig cloud gebaseerd en borgen het juiste gebruik van jullie corporate identity binnen Microsoft 365. De medewerkers beschikken altijd over de juiste teksten, niet alleen in Word, maar ook in Outlook, de e-mail handtekening voldoet aan jullie standaard en er is directe toegang tot data uit andere systemen zoals Salesforce, of Dynamics 365.
Vragen?
Margo van Gorp
Sales & Office Management
We helpen je graag verder
Wij helpen je graag verder op weg met Corporate identity, ook op afstand. Interesse in de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met mij op.
