Binnen jouw organisaties worden honderden, zo niet duizenden e-mailberichten per dag gemaakt en verzonden. Uiteraard wil de organisatie dat deze berichtgeving voldoet aan de vastgestelde communicatie richtlijnen. Maar denk ook eens aan de marketingkracht, die deze communicatiestroom toevoegt aan de reguliere e-mail marketingcampagnes.
Gemiddeld verstuurt een medewerker dagelijks 35 e-mails.
In een organisatie met 50 personen komt dat neer op 1.700 e-mails per dag: dat kunnen ruim 350.000 marketingmomenten per jaar zijn! Gericht op een mooie doelgroep van relaties, partners en andere partijen, waarmee u samenwerkt. En nagenoeg gratis!
E-mail als extra marketinginstrument
Alle reden dus om eens na te denken hoe je het e-mailverkeer ter promotie van de organisatie kan inzetten. De volgende zaken zijn hierbij van belang:
Het begint uiteraard met een verzorgde vormgeving van alle e-mailberichten. Zorg ervoor dat iedereen de huisregels voor communicatie toepast, de beschikking heeft over standaard tekstblokken, het juiste lettertype gebruikt. Misschien wel het allerbelangrijkst: afsluit met een ondertekening die uw corporate identity uitdraagt en versterkt.
Een goed ontworpen e-mail handtekening bevat vanzelfsprekend de persoonlijke gegevens van de opsteller: naam, functie en de directe contactgegevens. Maar denk ook aan het officiële logo van uw onderneming, sociale media pictogrammen (inclusief links) en wellicht een juridische disclaimer. En dan moet er natuurlijk ruimte zijn om de aandacht te richten op een specifieke marketingcampagne.
Alle e-mail communicatie met klanten voldoet nu aan onze communicatierichtlijnen en we kunnen marketingacties via de handtekening eenvoudig lanceren.
Verder is het zaak dat deze handtekening niet alleen via Outlook op de PC gebruikt kan worden, maar op alle apparaten. Denk hierbij aan tablets, mobiele telefoons en webmail.
Hoe krijgen we dit voor elkaar?
Om dit alles goed voor uw organisatie in te regelen is aanvullende software nodig, die geen complexiteit oplevert voor de eindgebruiker, die minimale inspanning van de ICT-afdeling vraagt en optimale vrijheid biedt aan de communicatie- en marketingafdelingen. Zeker nu Office 365 meer en meer het platform voor samenwerking wordt, is een veilige en betrouwbare integratie met deze omgeving een belangrijke succesfactor. Denk hierbij aan de contactgegevens van de medewerker, die eenvoudig en op standaard wijze via Office 365 aan de handtekening toegevoegd kunnen worden. En de mogelijkheid om per organisatie onderdeel een afwijkende e-mailhandtekening te hanteren: de HR afdeling kan een personeelswerving campagne onder de aandacht brengen, terwijl sales een speciale kortingsweek wil promoten.
Al met al biedt de dagelijkse e-mail veel kansen om tegelijkertijd de corporate identity te benadrukken. Daarnaast ook om marketing acties te ondersteunen.
Meer weten? JSR helpt je hier graag bij verder!
