Deze keer richten we onze blik op een groot “Office Solutions” project bij één van de grootste bouworganisaties van Nederland.
In 2009 zijn wij door hen gevraagd om te helpen bij de ontwikkeling en bouw van een complex rekenmodel in Excel. Met dit rekenmodel kan voorafgaand aan de realisatie van een bouwproject een goede inschatting worden gemaakt van de kosten, de baten en, hoe onvermijdelijk, de af te dragen belastingen. Voor dit model gebruikten zij verschillende Excel werkboeken om te komen tot een grove inschatting. Gedurende het project kwam er steeds meer informatie, die zorgde voor een verdere verfijning van de verwachte projectkosten en bijbehorende opbrengsten. Maar dit werd in losse werkboeken bijgehouden: een tijdrovend proces en ook nog eens erg foutgevoelig.
JSR is toentertijd gevraagd dit proces te optimaliseren en een robuust rekenmodel in Excel te bouwen. Dit rekenmodel bestaat inmiddels uit een aantal Excel werkbladen. Het begint met een “Project” blad waarop een aantal basisgegevens wordt ingevuld en waarop een samenvatting staat van de vervolgbladen. Deze informatie wordt direct gebruikt voor rapportage richting het management. Daarna volgt het eerste échte werkblad van het model. Dit werkblad is fase-gestuurd. Een project loopt door allerlei fasen van “Risico acceptatie” tot aan “Start realisatie”. Bij iedere volgende fase wordt het huidige werkblad gekopieerd als nieuwe fase, en wordt het huidige werkblad gefixeerd, zodat in deze fase niets meer te wijzigen valt.
Het “Fase” werkblad bevat 40 type woningen, diverse soorten parkeerplaats en meerdere commerciële ruimten. Binnen één bouwproject legt men dus diverse woningen, parkeerplaatsen en commerciële ruimten vast waarmee de totale projectkosten inzichtelijk worden gemaakt. Dit werkblad bevat een bovendeel met algemene gegevens zoals projectfase, projectnummer, hoe de grondkosten worden berekend, wat voor soort bouw van toepassing is, etc. Daaronder een middendeel met registraties en berekeningen voor gebruiksoppervlak, bruto inhoud, kaveloppervlak, grondkosten en natuurlijk de belangrijkste zaken van een object; de koopsom en de btw.
Dit middendeel berekent zich niet vanzelf, hiervoor dient dan ook het specificatiegedeelte. Dit gedeelte bevat per kostencode de geschatte (of later de gerealiseerde) kosten. Deze kosten worden gecombineerd met de keuze voor grondkosten en het soort bouw, waardoor uiteindelijk de winst en risico van een object, en de bruto marge worden bepaald. Dit leidt uiteindelijk in een winst en risico over het totale project. Alle informatie kan eenvoudig worden geëxporteerd naar het financiële systeem of naar een rapportagetool zoals Power BI.
Deze oplossing wordt al bijna 10 jaar naar tevredenheid gebruikt en binnenkort gaan we met veel plezier starten met de realisatie van een nieuwe versie, die nog flexibeler moet worden.
JSR is expert op het gebied van Project Online en Office 365 en heeft in de afgelopen jaren enorm veel kennis opgedaan rond Excel:
- Ontwikkelen van rapportages en applicaties, o.a. “IFRS” tooling, rekenmodellen en management rapportages.
- Analyse van Excel rapporten; o.a. foutanalyse, performance problemen, migratie issues.
- Leesbaarheid van bestaande Excel rapporten verbeteren.
- Excel ontwikkeling in combinatie met SQL server of Access.
- Omzetten van Excel rapporten naar Power BI.
Voor vragen of een specifieke uitdaging kun je altijd even contact met ons opnemen via 079-799 8000 of info@jsr.nl.
