Staat jouw bureaublad vol met documenten en ben je bang dat als je laptop crasht alles verdwenen is? Grote kans dat je wel eens gehoord hebt van de Microsoft 365 oplossingen OneDrive en SharePoint. Maar wanneer gebruik je nu wat? In deze blog vertel ik je hier meer over.

De overgang naar de moderne werkplek zorgt dat je slim, veilig en op een leuke manier gaat (samen)werken. Het gebruik van OneDrive en SharePoint biedt diverse voordelen:

  • Georganiseerd archiveren en opslaan van bestanden. Nooit meer lang zoeken naar dat ene bestand!
  • Tegelijkertijd kunnen samenwerken aan hetzelfde document zonder dat er meerdere versies ontstaan die moeten worden samengevoegd.
  • Veilig opslaan van bestanden waardoor een onverhoopte crash geen impact heeft op het verlies van bestanden. Meer over het stap voor stap verbeteren van je informatiebeveiliging lees je in een eerder geschreven blog van mijn collega Gert-Jan Waterlander
  • Vanaf overal en elk apparaat (laptop, tablet, smartphone) toegang tot je bestanden.

“MyDrive & WeDrive”

OneDrive: “MyDrive”

OneDrive is de opslaglocatie voor jouw persoonlijke werkbestanden. Alleen jijzelf ziet de bestanden die je daar opslaat, tenzij je ze deelt met collega’s. Vind je het prettiger vanuit je Windows Verkenner te werken in plaats van een browser? Dan synchroniseer je OneDrive gemakkelijk met je laptop.

Veel meer over OneDrive lees je in de uitgebreide en duidelijke blog van collega Wendy Meershoek

SharePoint: “WeDrive”

Bij een SharePoint draait het allemaal om…sharen (= delen) en samenwerken. Via de eenvoudig in te richten machtigingsniveaus zorg je ervoor dat de juiste documenten kunnen worden bewerkt of bijvoorbeeld alleen gelezen. Via ingestelde views, filters en kolommen worden bestanden snel gevonden zonder de weg kwijt te raken in (sub)folders.

SharePoint wordt ook steeds vaker toegepast als intranet (zie een eerder geschreven blog met 3 redenen waarom je kan overwegen over te stappen naar een SharePoint Intranet

Overzicht en voordelen

OneDrive – Mijn documenten

  • Werkomgeving van één gebruiker, alleen jij hebt toegang. Voor je persoonlijke werkbestanden.
  • Hoewel je voor samenwerken aan bestanden in de meeste gevallen SharePoint zal gebruiken, kun je ook in OneDrive bestanden/folders delen.
  • Bereikbaar via de browser, Verkenner én smartphone.
  • Synchronisatie-mogelijkheden met je laptop zodat je ook offline bij je bestanden kan.
  • Automatisch versiebeheer zorgt ervoor dat je oudere versies van je bestand kunt herstellen.
  • Geen gegevensverlies bij een defect of vermist apparaat.
  • Meer dan voldoende opslagruimte, vaak minimaal 1 TB per gebruiker.

SharePoint – Onze documenten

  • Volledig gericht op samenwerken aan documenten.
  • Door gebruik van views, filters en kolommen is zoeken naar een bestand niet meer nodig.
  • Delen buiten het bedrijf mogelijk (afhankelijk van de instellingen).
  • Bestanden blijven behouden bij personeelswisselingen.
  • Maak gebruik van SharePoint via Microsoft Teams en ervaar óók de fijne functionaliteiten van Microsoft Teams.
  • SharePoint inzetbaar als Intranet.

“Eindrapport laatste finale versie 55.9 definitief en nu echt.docx” OneDrive en SharePoint bieden een fijne functionaliteit rondom versiebeheer. Daar waar men vroeger voor elke versie een apart bestand op zou slaan (met alle verwarring en vreemde titels tot gevolg), neemt automatisch versiebeheer dit uit handen.

Wist je dat veel bedrijven het moment van migratie ook aangrijpen om eindelijk eens die uniforme huisstijl te borgen? In het webinar rond huisstijl vertelden we je daar meer over.

Klaar om over te stappen naar de cloud?

Enthousiast geworden over OneDrive en SharePoint? JSR helpt je graag om gezamenlijk te bepalen welke oplossing het meest passend is en ondersteunt bij de juiste inrichting, migratie van bestanden en training van gebruikers.. 

Marco Clausing

M365/PPM consultant

We helpen je graag verder