Ben je als organisatie over van on-premise naar online? Is de basis van Microsoft 365 goed in gebruik? Overweeg dan eens een volgende stap in het slimmer werken met Microsoft 365: met Forms, Power Automate en Lists. Het zelf maken van eenvoudige oplossingen ligt binnen handbereik!
Een voorbeeld van zo’n oplossing is een digitale ideeënbus, in drie stappen gebouwd:
1. Maak een formulier voor het verzamelen van ideeën in Forms
2. Maak een stroom voor het opslaan van de ideeën met Power Automate
3. Maak een lijst voor alle ideeën mét extra kolommen voor het opvolgen daarvan in Lists
Pas eventueel één van de vele mogelijkheden rond automatiseren en integreren toe
Microsoft Lists
In Microsoft Lists staan lijsten van personen en van groepen.
Die lijsten zijn op allerlei apparaten en via allerlei apps te gebruiken. Bijvoorbeeld ook onderweg via Microsoft Teams.
Het toevoegen van kolommen en weergaven is eenvoudig. Ook de opmaak is instelbaar. Dat maakt de lijst visueel aantrekkelijk en overzichtelijk.
Samenwerken aan een lijst is eenvoudig. Lijsten zijn deelbaar, bevatten versiegeschiedenis en bevatten de mogelijkheid om opmerkingen bij ieder regel in de lijst te plaatsen.
Integraties met andere apps worden laagdrempelig aangeboden. Met een paar klikken zijn automatische e-mails bij wijzigingen instelbaar. Aangepaste formulieren zijn mogelijk dankzij Power Apps. Een rapportage op basis van de lijst is snel gemaakt met Power BI. Met Power Automate kan er worden geautomatiseerd op basis van de inhoud van de lijst.
Op een vergelijkbare manier kan bijvoorbeeld een oplossing gemaakt worden voor:
- Het aanvragen van een trainingen, inclusief goedkeuringen
- Het aanmelden van bezoekers, inclusief bevestigingsmails
- Het melden van bugs in een systeem, inclusief statusupdates
Dat soort oplossingen zijn voor gevorderde gebruikers leuk en haalbaar om te maken. Ze maken effectiever en efficiënter werken mogelijk.
- Met formulieren krijg je meer volledige en gestructureerde input voor een proces
- Met stromen automatiseer je een deel van het werk
- Met lijsten heb je overzicht en kom je tot nieuw inzicht
- De data blijft binnen de Microsoft 365 omgeving, die al is ingericht
- De licentiekosten van oplossingen van derde partijen kunnen soms vervallen
Start met een workshop
Een organisatie gestructureerd aanzetten tot slimmer werken met Forms, Power Automate en Lists is een goed idee. Het is behulpzaam naar gebruikers en draagt bij aan samenwerking met IT.
JSR ondersteunt daarbij. Bijvoorbeeld met workshops. Een workshop met gevorderde gebruikers en IT brengt mogelijkheden en kansen op een leuke manier in kaart.
- Eerst geven we een korte introductie van Forms, Power Automate en Lists
- Dan maken de deelnemers een digitale ideeënbus
Met de juiste begeleiding is dat snel gelukt en dat voelt goed! Alle deelnemers hebben nu een eerste beeld bij de mogelijkheden. - Vervolgens bespreken we de kansen; al snel bedenken deelnemers eenvoudige oplossingen die ze zelf kunnen maken
- Na de workshop houden we contact
Want tijdens de workshop bespreken deelnemers goede voornemens om slimmer te gaan werken met Forms, Power Automate en Lists. Maar gaan gebruikers daadwerkelijk zelf aan de slag? Is ondersteuning vanuit IT gewenst? Worden oplossingen door gebruikers of IT goed in beheer genomen?
Na een eerste periode van gebruik zijn dat vragen om nog eens over door te praten. Met de deelnemers die aan de slag zijn gegaan en met de IT-afdeling.
Is dit een interessante volgende stap voor jouw organisatie?
Samen met mijn collega’s zet ik gebruikers en beheerders graag aan tot slimmer werken met Microsoft 365. Dit soort workshops en de opvolging verzorgen we graag!
