Ben je als organisatie over van on-premise naar online? Is de basis van Microsoft 365 goed in gebruik? Overweeg dan een volgende stap in het slimmer werken met Microsoft 365. In deze blog een paar suggesties speciaal voor de fans van Planner.
Planner: voor taken van een team
Planner is een fantastische app voor het bijhouden van taken van teams. Planner is ook een app waar teams aan moeten wennen: technisch eenvoudig, maar in de samenwerking een verandering. Je kunt taken direct aan elkaar toewijzen en zien wat anderen doen. Als teams samen de eerste discussies en periode van gebruik door zijn gekomen, kunnen ze nóg slimmer gaan werken met Microsoft 365.
Nog niet bekend met Planner?
Lees dan deze blog over Planner en To Do.
Fan van Planner?
Overweeg dan de volgende stappen te maken! Een paar suggesties:
1. Neem de mogelijkheden van Planner opnieuw door
2. Wijs taken toe aan meerdere teams tegelijk
3. Automatiseer het aanmaken van taken
4. Rapporteer over taken met Power BI
5. Stap over naar Project for the web
1.
Neem de mogelijkheden van Planner opnieuw door
De meest eenvoudige en voornaamste suggestie: geef gebruikers opnieuw een beeld bij de mogelijkheden. Niet alles bleef bij de introductie van Planner hangen of was toen toepasbaar. Hoe fijner en beter de mogelijkheden worden gebruikt, hoe meer resultaat!
Behandel bijvoorbeeld verschillende manieren om Planner te gebruiken. Denk aan de webapp, de app en tabs in Microsoft Teams, de berichten in Teams, de smartphone app met widget en via To Do.
Behandel ook de verschillende weergaven en groeperingen nog eens. Bijvoorbeeld de weergaven met grafieken en kalenders, en de groepering op vervaldatum. Ze zijn nu waarschijnlijk een stuk interessanter!
Maak eenvoudig een taak van een bericht in Microsoft Teams en gebruik handige weergaven
Bovendien zijn er nieuwe mogelijkheden in Planner, zoals rond herhaling van taken. Ook interessant om te behandelen.
2.
Wijs taken toe aan meerdere teams tegelijk
Zijn er veel teams die hetzelfde moeten doen? Zoals meerdere vestigingen die allemaal een nieuwe poster moeten ophangen of informatie moeten doorgeven aan het hoofdkantoor?
Dan is het toewijzen van taken aan meerdere teams met eigen takenborden mogelijk een interessante volgende stap. Niet alleen het toewijzen kan efficiënt; ook het bijhouden van de voortgang wordt eenvoudiger!
3.
Automatiseer het aanmaken van taken
Het aanmaken van taken in Planner is te automatiseren via een andere app van Microsoft: Power Automate.
Maak bijvoorbeeld 5 dagen voor de verjaardag van een medewerker automatisch taak ‘Bloemen bestellen’ op het bord van HR in Planner. Of maak een taak bij een inkomende e-mail, een storing in een machine, op de 1e dag van iedere maand, enzovoorts.
Er zijn veel mogelijkheden bij het combineren van Power Automate en Planner. Na een eerste kennismaking, bijvoorbeeld via een workshop Slimmer werken met Microsoft 365 voor gevorderden, bouwen gebruikers snel en zelf hun eerste automatiseringen.
4.
Rapporteer over taken met Power BI
Data van taken van één of meerdere teams samenbrengen en visualiseren met Power BI: dat is handig om het overzicht te houden en om krachtige stuurinformatie te presenteren.
Maar let op! Is dit een wens voor takenborden van projecten? Overweeg dan eerst de overstap naar Project for the web (suggestie 5).
Power BI: voor krachtige, interactieve rapporten
Met Power BI kun je data uit verschillende bronnen laden, bewerken en visualiseren. Maar bovenal krijg je er mensen mee in beweging! Power BI rapporten bevatten actuele informatie, zijn altijd beschikbaar en kleurrijk en interactief. Dat is vaak een hele verbetering ten opzichte van bestaande Excel rapporten! Lees er meer over.
5.
Overstappen naar Project for the web
Als het managen van taken via Planner eenmaal goed bevalt, zijn teams misschien wel toe aan de overstap naar Project for the web.
Project for the web heeft weergaven die erg op Planner lijken, maar kan veel meer. In Project for the web is het bijvoorbeeld wél mogelijk om extra eigenschappen van taken bij te houden, zoals afhankelijkheden tussen taken of bestede uren. Handig bij (grotere) projecten.
Waarom zou je volgende stappen maken rond taken?
Uiteindelijk zijn de technische mogelijkheden slechts hulpmiddelen om doelen te bereiken. Bijvoorbeeld efficiënter werken, prettiger werken of beter samenwerken. Soms is het nodig ‘het waarom’ van slimmer werken aan taken weer even scherp te krijgen en te benoemen. Aanpakken zoals beschreven in het boek Grip van Rick Pastoor kunnen daarbij helpen.
In een eerder webinar pakten we het er ook bij
Welke volgende stap spreekt aan?
Samen met mijn collega’s zet ik gebruikers en beheerders graag aan tot slimmer werken met Microsoft 365. Bij het in gebruik nemen van Planner en volgende stappen helpen we graag!
