“Dan moet je wel even een formuliertje invullen”, is vaak nog een voorbode voor een complex in te vullen en omslachtig te delen formulier. Dat kan slimmer én leuker, zeker met de nieuwste mogelijkheden van Forms!
Forms; wat kun je ermee?
Forms is de app binnen Microsoft 365 voor het opstellen, delen en invullen van een digitaal formulier (zoals een enquête) of quiz. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een formulier voor het aanvragen van IT benodigdheden, een enquête voor feedback over een evenement, een onkostendeclaratieformulier of een leuke quiz tijdens een teambijeenkomst.
Snel opstellen
Je stelt snel vragen op met verschillende type antwoorden zoals bijvoorbeeld keuzeopties, vrije tekst, een sterrenbeoordeling, classificatie, maar ook de mogelijkheid voor het uploaden van een bestand.
Er zijn diverse instellingsmogelijkheden; denk aan een periode waarbinnen een formulier mag worden ingevuld, de maximale tijdsduur voor het invullen, het wel of niet tonen van een voortgangsbalk tijdens het invullen, eindigen met een bedankbericht en sinds kort ook de mogelijkheid voor respondenten om hun antwoorden te laten opslaan.
Op meerdere manieren verzenden
Het verzenden van een formulier kan op meerdere manieren: via een URL, het genereren van een QR-code of bijvoorbeeld per e-mail.
Eenvoudig invullen
Invullen van een formulier kan eenvoudig via bijvoorbeeld je smartphone.
Direct analyseren
De binnengekomen antwoorden analyseer je direct via de automatisch weergegeven visuele inzichten. Maar ook het downloaden van alle antwoorden in een Excel-document is mogelijk.
“Bij Ja, ga door naar vraag 7b. Bij Nee, ga naar vraag 11.”
Dát is bij het gebruik van Forms gelukkig niet nodig met behulp van eenvoudig in te stellen Vertakkingen. Op basis van de antwoorden die een respondent opgeeft, volgen andere vragen. Zo blijft het formulier gebruiksvriendelijk én leuk om te invullen.
Hulp nodig?
Bij het aanmaken van bijvoorbeeld een vragenformulier kan gekozen worden uit diverse sjablonen met vooraf ingevulde vragen. Maar ook tijdens het zelf opstellen van een vragenformulier wordt je geholpen met voorgestelde vragen. Ook krijg je slimme tips om goed gebruik van het formulier door respondenten te stimuleren.
Nieuwe mogelijkheden
“Forms is zo’n typische app binnen Microsoft 365 die steeds beter en fijner wordt om te gebruiken en waar je steeds meer mee kan”
Ook dit jaar zijn er weer diverse nieuwe fijne mogelijkheden in Forms bij gekomen. Ik deel graag mijn top 3:
- Presenteren
Tijdens een workshop of vergadering interactief met je formulier of quiz aan de slag? De nieuwe mogelijkheid rondom Presenteren is hier ideaal. Op het scherm wordt de QR-code getoond zodat eenvoudig deelgenomen kan worden. De vragen toon je één voor één op het scherm waarbij de binnengekomen antwoorden worden getoond.
- Stijlen op basis van AI
Sinds kort kun je bij het vormgeven van je formulier of quiz gebruik maken van stijlen (én achtergrondmuziek) die geadviseerd worden op basis van de inhoud van je formulier. Zo geeft bijvoorbeeld een formulier rondom de werknemerstevredenheid weer hele andere stijlsuggesties dan een formulier voor het inventariseren van de voorkeuren voor het volgende bedrijfsfeestje.
- Versturen naar Microsoft Teams
Je verstuurt eenvoudig een uitnodiging (mét persoonlijke tekst) om het formulier in te vullen naar één persoon of een heel team in Microsoft Teams. Daar wordt het bericht mooi weergegeven én wordt de mogelijkheid om het formulier direct in te vullen heel eenvoudig gemaakt.
Nieuwe mogelijkheden binnen Forms zoals deze komen continue beschikbaar, maar zijn niet altijd bekend bij gebruikers. Zelf bij blijven kan onder andere door het raadplegen van de roadmap of deze blog van Microsoft. JSR biedt graag hulp om bij te blijven; zo vatten we belangrijke ontwikkelingen samen in inspiratiesessies voor gebruikers.
Ook tijdens een Teams-vergadering
Ook tijdens een Teams-vergadering kun je op een interactieve manier met vragen aan de slag. Via de app Polls stel je (tijdens of voorafgaand aan de Teams-vergadering) onder andere eenvoudig meerkeuzevragen op of laat je binnengekomen antwoorden in een woordenwolk weergegeven worden.
Er kan nog veel meer
Werken met formulieren hoeft dus helemaal niet omslachtig en complex te zijn! En er zijn nog veel meer mogelijkheden met Forms. Denk daarbij aan het opstellen van een formulier voor het aanmelden van bezoekers bij de receptie. Het formulier stelt de juiste vragen. Voor de respondent eenvoudig in te vullen via bijvoorbeeld de smartphone. En iedere ochtend ontvangt de receptie een overzichtelijke e-mail waarin het aangemelde bezoek van die dag staat weergegeven.
Een volgende stap met Forms, Power Automate en Lists
Mijn collega Gert-Jan Waterlander liet in zijn blog zien dat het zelf maken van eenvoudige oplossingen binnen handbereik ligt!
Vragen?
Geïnteresseerd om meer met Forms te gaan doen binnen jouw organisatie en daarmee tijd te besparen in het uitvragen, ophalen en analyseren van informatie? Wellicht ook als onderdeel van een volgende stap als de basis van Microsoft 365 goed in gebruik is? We helpen graag!.
