Het Nederlandse bedrijf Climate for Life is gespecialiseerd in het verwarmen, koelen en ventileren van woningen, met volledig energieneutraal wonen als stip op de horizon. Climate for Life biedt haar diensten aan in abonnementsvorm om het overstappen op duurzame bronnen (zon en aardwarmte) optimaal te faciliteren. Met een enorm groeiende markt moesten de interne processen gestroomlijnd worden, handmatige werkzaamheden geminimaliseerd worden en was er een project- en portfoliomanagement oplossing nodig om al het werk en betrokken resources efficiënt te managen.
Downloads
Microsoft Project helpt de Nederlandse leverancier van binnenklimaatsystemen bij het stroomlijnen van zijn processen en het vergroten van de totale omzet
Ronald Jense is trots om voor een organisatie te werken die vooroploopt op het gebied van het verduurzamen van onze leefomgeving.
“ Wij zijn een innovatief bedrijf met de missie om ieder (t)huis een gezonder en comfortabeler binnenklimaat te bieden, dat duurzaam en ook nog eens energie-efficiënter is ” zegt Jense
We zijn in staat geweest om 25% meer projecten uit te voeren vanwege de verbeterde productiviteit. Met het gebruiksvriendelijke Microsoft 365 platform en Project kunnen we diverse groepen effectief laten samenwerken, waardoor zij zich echt kunnen richten op de gestelde doelen
Ronald Jense – Group Information Manager, Information and Communications Technology
Climate for Life bestaat uit twee onderdelen. Itho Daalderop, al meer dan 140 jaar een bekende naam is in Nederland, als producent van warmtepompen, ventilatiesystemen en andere producten voor het verwarmen, koelen en ventileren van woningen. En Klimaatgarant dat ‘een aangenaam binnenklimaat as-a-service’ op de markt brengt, waarmee woningeigenaren, tot 25 jaar lang, profiteren van een moderne en duurzame energievoorziening.
De overtuiging dat het anders en dus duurzamer kan en moet, blijkt alleen al uit het feit dat IthoDaalderop de productie van traditionele verwarmingsketels reeds in 2021 heeft gestopt. Dit om zich volledig te richten op de ontwikkeling van innovatieve producten, zoals de warmtepomp. Deze switch maken, tientallen jaren eerder dan de overheid op dit moment voorschrijft, toont de mentaliteit van deze organisatie.
De organisatie werkt efficiënter door het gebruik van Microsoft Project voor resource- en projectmanagement, waardoor meer projecten op tijd, binnen budget en conform kwaliteit worden opgeleverd.
Zo efficiënt mogelijk omgaan met resources
De belangrijkste (externe) resource, die door Climate for Life wordt gebruikt, is een gespecialiseerde boor, die zonder problemen in de bebouwde omgeving, een 300-meter-diep boorgat kan maken. In dit gat worden buizen aangebracht en gevuld met water, waardoor energie kan worden gegenereerd: warmte in de winter en koeling in de zomer. Dit is de basis voor de warmtepomp.
Groot in omvang en beperkt qua aantal worden deze boren wereldwijd gebruikt. Climate for Life huurt ze per jaar inclusief een 4-persoons team. Omdat er zoveel projecten lopen is het essentieel dat de voorbereiding tot in de details klopt. De projecten moeten al maanden van tevoren starten, om op het juiste moment te kunnen boren. Denk, naast de materialen en apparatuur, maar aan; de benodigde contracten, vergunningen bij de gemeente en provincie, vereiste Klic-meldingen en uiteraard de juiste specificaties voor de boring zelf. Bovendien moeten al deze documenten, en dan ook nog de juiste versie, snel toegankelijk zijn voor alle betrokken partijen.
Om de voortgang van de werkzaamheden te monitoren gebruikte men eerst Excel in combinatie met Access en de communicatie verliep via e-mail.
Als er een wijziging in de planning moest worden doorgevoerd, dan was dat een tijdrovend en foutgevoelig proces. En fouten bleken in de praktijk erg kostbaar! “Een startdatum aanpassen was eenvoudig, maar we hadden geen idee of het werk dan allemaal nog wel paste, en dat kon tot dure vertragingen op de bouwplaats leiden.
” Als wij op vrijdag realiseerde dat we geen werk voor een team hadden op maandag, dan was dat een weggegooide dag met flinke kosten”, zegt Jense.
Waarom Microsoft Project?
In 2018 telde Climate for Life 24 medewerkers verdeeld over ongeveer 80 projecten. Toen in 2016 het Klimaatakkoord van Parijs werd aangenomen om de opwarming van de aarde te beperken en in 2050 een klimaat neutrale wereld te bereiken, had Climate for Life al een enorme voorsprong op de doelstellingen van de eigen Nederlandse regering. Het bedrijf bracht zijn concept voor duurzame energie op de markt en die inspanningen trokken nieuwe klanten aan. Het resultaat was een enorme toename van de vraag.
Met de vele en steeds grotere projecten in het vooruitzicht, zocht CFL contact met Microsoft Gold Partner JSR, vanwege hun expertise op het project- en portfoliomanagement vakgebied.
“ We zagen een enthousiast team dat keihard werkte, maar ook veel ‘brandjes aan het blussen’ was. Dat moest anders en daarom zijn we gaan kijken naar passende tooling voor de projecten ”, zegt Ruud Peltzer, Sales & Marketing Manager bij JSR.
JSR heeft geholpen om de bestaande processen te optimaliseren en zoveel als mogelijk te automatiseren. Ook is er een PMO ingericht, zijn er planningstemplates voor allerlei type projecten ontwikkeld en wordt actueel inzicht geboden via Power BI dashboards.
“ De grootste uitdaging was om het eenvoudig te houden, zeker als iedereen andere ideeën en wensen heeft ”, zegt Peltzer.
Op dit moment gebruikt Climate for Life Microsoft 365 en Project met 8 projectteams voor meer dan 472 projecten in Nederland en België. De organisatie is in staat 25% meer projecten op te pakken, het aantal dagen dat machines stilstaan is met 20% verlaagd en de business groeide alleen hierdoor al met meer dan 15%.
Gebruik van Power BI binnen Project
Giel Vink, planner bij CFL, zegt dat het plannen van de boring veel werk is met heel veel details zoals; technische specificaties, tekeningen, vergunningen en ook nog wel lastige procedures. En dat daarom de tijdslijn nauwkeurig bewaakt moet worden, om geen vertraging op te lopen.
De oude oplossing met importeren van updates tussen Excel en Access was tijdrovend en ook wel frustrerend. Er staat altijd druk op deze projecten! Met strakke planningen in Project en de visualisatie over de projecten in Microsoft Power BI is dat verleden tijd.
“ Power BI helpt met de visualisatie van meer dan 400+ projecten en geeft die inzichten die de diverse betrokkenen nodig hebben”, zegt Vink.
CFL gebruikt Power BI voor steeds meer inzichten; denk aan het managen van tickets, overzichten over de projecten en de analyse van het energieverbruik van de eindgebruikers in bijvoorbeeld een wijk of straat.
“ De inzichten die deze data opleveren zijn heel waardevol en worden steeds krachtiger ”, zegt Jense.
Projectmanager Ron van Straaten is verantwoordelijk voor 40-50 projecten tegelijk en gebruikt Project om het inzicht over de projecten heen te bewaren.
Van Straaten maakt graag gebruik van alle aanvullende opties binnen Project.
“Excel werkt prima, maar is toch geen echte projectmanagement oplossing,” zegt van Straaten.
“Met Project, kan ik naar een specifieke taak zoeken en zien of die is afgerond. Is de tekening door onze tekenaar al opgeleverd? Hoeveel uur heeft hij/zij nog deze week? Hoeveel taken heeft mijn team deze week nog te doen en wat staat er gepland voor volgende week? ”
We starten een project met het boren van een gat, maar daarvoor zit een heel traject, waarbij we veel documentatie en data moeten aanleveren om die uiteindelijke vergunning te krijgen. Ik kan dat hele proces met Project en Power BI altijd en overal in de gaten houden
Ron van Straaten – Project Manager
Alle applicaties samengebracht binnen Teams
Bij CFL, is Microsoft Teams het ultieme samenwerkingsplatform geworden. Het fungeert als het hart van de organisatie. Alle informatie over projecten, zowel voor klanten, medewerkers en het projectteam, is altijd en overal beschikbaar. Zo kunnen ze effectief en efficiënt samenwerken.
“ Vanuit Teams kunnen we bij SharePoint, Project en Power BI en ook ons (project)archief. Alle informatie en documentatie is voor iedereen, met de juiste rechten, benaderbaar ”, zegt Jense.
De digitale workflow van het project begint al op de bouwplaats, waar de engineer een checklist afwerkt en foto’s maakt via een App (ontwikkeld in Power Apps); dit zorgt voor een standaard manier van werken en is veel nauwkeuriger. Alle data wordt vervolgens direct verwerkt in het systeem en is hiermee op kantoor beschikbaar; dus papieren notities kunnen niet meer zoekraken, er is geen risico dat iets niet te lezen is en je hoeft niet naar kantoor te rijden om de informatie te delen. Al deze data wordt opgeslagen en is doorzoekbaar binnen Teams, waarmee het support team veel meer informatie heeft als een klant met een storing belt: zij zien wat, door wie, wanneer is geïnstalleerd c.q. de laatste servicebeurt heeft plaatsgevonden.
“ Project en de Microsoft technologie helpen ons om onze eigen duurzaamheidsambitie te verwezenlijken en bovendien meer projecten te realiseren. Onze engineers gebruiken geen papier meer en hoeven niet naar kantoor te rijden. Als je geen papier gebruikt, spaar je bomen. En als je minder rijdt, bespaart dat een hoop CO2 ”, zegt Jense.
Het gebruik van Project en het succes wordt door andere teams gezien
Niet alleen de projectmanagers en planners gebruiken Project. Ook sales, projectsupport, engineering en marketing maken gebruik van de applicatie.
De marketingafdeling volgt de voortgang van projecten. Als een project richting oplevering gaat – het huis is klaar en de eigenaren kunnen gaan verhuizen – dan houdt marketing de taken in de gaten om daarmee de bewoners te feliciteren met hun nieuwe huis en tegelijkertijd informatie te delen voor het juist gebruik van de geplaatste installatie, tips & tricks en de contactgegevens voor support.
Met het toenemend aantal projecten binnen CFL zijn goede planningen en goed projectmanagement topprioriteit geworden. En met het steeds verder door ontwikkelen van de ‘nieuwe’ Project kijken we hoe we die kunnen doorvoeren voor een nog betere sturing op resources en de planningen, zodat we onze eigen duurzaamheidsdoelstelling kunnen behalen en meer comfortabele en energie-efficiënte woningen kunnen realiseren. Zo maken we echte impact!
“ We hebben enorme groei gemaakt sinds 2018, en Microsoft Project heeft ons daarbij enorm geholpen ”, zegt Jense.
