Herken je dat gevoel dat er aan het einde van de werkdag nog van alles door je hoofd schiet? Je zou die ene collega nog terugbellen! En was vandaag niet de dag dat je een blog moest schrijven? Eenmaal thuis schrijf je het snel op een post-it, maar die vergeet je de dag erna natuurlijk mee te nemen naar kantoor. Dat kan slimmer! Microsoft 365 biedt meerdere apps voor het managen van taken, bijvoorbeeld Microsoft To Do en Planner.
Microsoft To Do: taken van jezelf
Een declaratie indienen of je urenregistratie doen; er zijn op het werk altijd wel taken die alleen van jezelf zijn. Die leg je eenvoudig vast in Microsoft To Do; te gebruiken via de desktop-app, als webapp in de browser en op je smartphone.
Eenvoudige taken creëren
Je creëert eenvoudig een taak met een onderwerp en bijvoorbeeld een einddatum. Indien gewenst voeg je subtaken toe of stel je een herinnering in. Fijn is ook de mogelijkheid om taken als terugkerend (bijvoorbeeld wekelijks op vrijdag) in te stellen. Om het overzicht te houden, kun je je taken in verschillende (zelf te maken lijsten) onderbrengen.
Berichten als taak opnemen
Ontvang je een bericht in Microsoft Teams waar je later op wilt reageren? Voorkom dat je dit vergeet door vanuit het bericht direct eenvoudig een taak op te nemen op je takenlijst in Microsoft To Do.
Taken in Outlook
Vind je het fijn om het uitvoeren van jouw taken te plannen in je agenda? Sleep je taken dan in Outlook simpel naar een gewenst moment in je agenda.
Microsoft To Do als widget
Onderweg snel je takenlijst bekijken en afvinken? Op je smartphone kun je Microsoft To Do als widget instellen op je scherm.
Planner: taken van een team
Als team samenwerken aan taken en het overzicht over de taken en voortgang houden? We zien vaak dat Planner (te gebruiken als webapp en op je smartphone) een goede oplossing is.
Op een bord in je plan voeg je taken toe. Vaak met een onderwerp, einddatum en actiehouder(s), maar taken zijn ook uit te breiden met subtaken, notities en kenmerken zoals een startdatum, prioriteit of voortgang.
Wist je dat het werken met een Planner helpt om efficiënter te communiceren? Ga maar na: je vinkt een taak af of schrijft een korte toelichting in het notitieveld. Iedereen in het team kan bij de taak de benodigde informatie vinden zonder dat je daar nog een apart bericht over hoeft te sturen.
Structureren van je Plan
Structureren van je Plan kan door je taken in te delen in categorieën (buckets), maar ook met 25 labels die je zelf kunt instellen. Door filteren of groeperen kijk je op jouw gewenste manier naar de taken.
Planningweergave
Naast de bordweergave is er sinds kort ook een beschikbaar waar alle benodigde informatie compact is weergegeven. Werk je veel met taken met een start- en/of einddatum? Dan kan de planningsweergave een mooi inzicht geven.
Planner is bewust eenvoudig gehouden. Je vindt er bijvoorbeeld geen optie om de subtaken toe te wijzen aan iemand, nieuwe velden toe te voegen of afhankelijkheden tussen taken in te stellen. Is dit wel nodig? Denk dan aan het inzetten van apps zoals Microsoft Project.
Het komt samen in Microsoft Teams
Natuurlijk zijn er nog veel meer apps beschikbaar om je taken in vast te leggen. Het voordeel van geïntegreerde apps van Microsoft 365 zoals Planner is dat het samenwerken op een slimme, veilige en leuke manier mogelijk maakt. Werk je bijvoorbeeld al in een Team in Microsoft Teams? Dan voeg je het Plan eenvoudig toe in een kanaal als tab.
Zo heb je naast je communicatie, bestanden en een gedeeld notitieblok ook je teamtaken op één plek veilig bij elkaar. Ik schreef eerder een blog over hoe je als (project)team op één plek kunt samenwerken in Microsoft Teams.
Overzicht van taken in Microsoft Teams
Je werkdag starten met een overzicht van al jouw taken vanuit Microsoft To Do en de verschillende plannen waar je in werkt? In Microsoft Teams biedt Task voor Planner en To Do een mooi overzicht waar alles samenkomt.
Hoe kan ik ervoor zorgen dit mijn team of afdeling daadwerkelijk gaat helpen?
Een taak in Planner toegewezen krijgen en je collega’s die opeens kunnen meekijken naar de taken waar jij in het team aan werkt; het kan best even wennen zijn in het begin. Begeleiding en uitleg bij de introductie van apps zoals Microsoft To Do en Planner helpen teams goed op weg. Snel wordt de toegevoegde waarde duidelijk: als het bijvoorbeeld helpt bij de weekstart, waar alle taken die aandacht nodig hebben snel kunnen worden besproken. Maar ook omdat je proactief kan zien waar collega’s mee bezig zijn en waar je ze wellicht kunt ondersteunen.
En aan het einde van de dag? Dan ben je met een gerust gevoel onderweg naar huis wetende dat je niks vergeten bent!
Webinar Grip op al jouw taken met Microsoft To Do en Planner
Microsoft To Do en Planner kennen nog veel meer fijne functionaliteiten. Mijn collega Gert-Jan Waterlander geeft een mooi inkijkje hoe het jou en jouw team verder kan helpen tijdens het webinar Grip op al jouw taken met Microsoft To Do en Planner.
Vragen?
JSR is specialist in Slimmer samenwerken met Microsoft 365 en het begeleiden van teams naar de Moderne Werkplek
