To flow or to workflow. That's the question!

1 juni 2018 - Nieuws

Een jaar geleden werd Microsoft Flow geïntroduceerd als de meest intuïtieve manier om bedrijfsprocessen met een werkstroom te automatiseren. En ook al zijn werkstromen in SharePoint in een aantal gevallen nog niet te vervangen door Microsoft Flow, door het rappe tempo waarmee nieuwe functionaliteiten worden uitgerold, zal dit mogelijk niet lang meer duren.

SharePoint is (natuurlijk) een geweldige tool waarmee documenten en informatie kan worden gedeeld. Welke informatie wordt gedeeld is afhankelijk van de gevolgde bedrijfsprocessen. Een bedrijfsproces kan eenvoudig zijn, zoals het goedkeuren van een document of ingevuld formulier, maar kan ook erg complex zijn door het gebruik van verschillende (data)systemen en toepassingen, zoals het verwerken van een inkooporder en het afhandelen van de bijhorende financiële transacties.

In historische tijden werden “out of the box” werkstroomsjablonen gebruikt of werd een werkstroom gemaakt met een andere toepassing zoals SharePoint Designer of applicaties van derden zoals Nintex. Maar gelukkig, nieuwe tijden zijn aangebroken en is er nu Microsoft Flow.

flow.PNG#asset:1217Maar wat zijn dan de verschillen?

SharePoint Workflow is, zoals de naam al zegt, een SharePoint specifieke toepassing. De werkstromen draaien alleen op SharePoint en kunnen vooral goed overweg met lijsten, bibliotheken en sites in deze omgeving. Maar zodra uitwisseling van gegevens met een andere toepassing gewenst is, dan is dit niet eenvoudig en meestal niet eens  mogelijk.

Vaak wordt SharePoint Designer gebruikt voor het maken van een workflow. De voornamelijk tekstuele gebruikersinterface heeft een lastige syntaxis waardoor het bouwen van een werkstroom, het stroomlijnen ervan, en het oplossen van fouten, langere tijd in beslag kan nemen.

In zowel SharePoint Online als in SharePoint on-premise zijn werkstromen te maken.

Microsoft Flow is onderdeel van Office 365 en kan zowel met als zonder SharePoint werken. Wat Microsoft Flow uniek maakt is dat het naast de interactie binnen SharePoint ook makkelijk uitwisselt met andere applicaties zoals MailChimp, DropBox, Twitter, etc.

Microsoft Flow heeft een grafische gebruikersinterface (zowel in de browser als via een app) waarbij een werkstroom wordt gemaakt door de verschillende onderdelen aan elkaar te knopen. Een beetje zoals het maken van een stroomdiagram in Visio.

Microsoft Flow is een publieke cloud dienst en het wordt hiermee ook mogelijk om op een veilige en makkelijke manier de “eigen” lokale (data)systemen en toepassingen te benaderen en te gebruiken.

En de winnaar is…

De gebruiker! Microsoft geeft aan dat Microsoft Flow de opvolger wordt van Designer wat betreft het maken van SharePoint werkstromen. Echter zo ver is het nog niet. Dit betekent dat binnen SharePoint voorlopig, afhankelijk van het doel en kennisniveau, zowel een Microsoft Flow als een SharePoint werkstroom gebruikt kunnen worden. En aangezien de meeste bestaande werkstromen zich op SharePoint bevinden…

to-flow_180604_075709.PNG#asset:1219

Is gegevens uitwisseling of interactie met andere (data)systemen of toepassingen gewenst? Dan is in vrijwel al deze gevallen Microsoft Flow de juiste toepassing om een werkstroom mee te maken. Wij helpen je daar graag bij!