Chris Kegler

Portfolio- & projectmanagement professional

Steeds meer organisaties stappen over naar Microsoft 365, de werkplek van Microsoft in de cloud. Microsoft 365 geeft heel veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter te werken en toch in control te blijven. Toch zien we in onze dagelijkse praktijk dat veel mogelijkheden van Microsoft 365 onvoldoende of zelfs niet gebruikt worden. Hoe zit dat nou?

Het spreekwoord ‘Al draagt een aap een gouden ring, het blijft een lelijk ding’ is veelal passend op Microsoft 365. Microsoft 365 technisch beschikbaar stellen (de ring), wil nog niet zeggen dat gebruikers opeens anders gaan werken: ze blijven veelal doen wat ze deden, en dan krijg je wat je had (de aapjes). De technische implementatie van Microsoft 365 (M365) dient dus bij voorkeur hand in hand te gaan met een gedegen adoptie aanpak. M365 biedt via Office groepen zoveel nieuwe functionaliteit aan de organisatie en gebruikers, dat het slim of zelfs noodzakelijk is om hieraan een verandertraject te koppelen.

De adoptie kan het beste gericht worden op drie onderdelen

Organisatie brede conventies

Welke app gebruiken we waarvoor en hoe? Welke rechten en instellingen in welk proces? Welke labels? etc;

Gedoseerd vrijgeven

Het gedoseerd vrijgeven van nieuwe functionaliteit, passend bij de cultuur en het tikken van de organisatie;

Persoonlijke digitale vaardigheden

Weten wat je wel en niet weet, vaardig zijn met nieuwe technologische, digitale en sociale innovaties.

Met name op persoonlijke digitale vaardigheden is vaak nog veel te winnen. Dit is ook de basis voor het goed kunnen inzetten van de andere twee onderdelen. Ook al heb je nog zo’n mooie ring (M365 platform), een aap blijft een lelijk ding (as-is gebruikers organisatie).

Wat opvalt is dat het vaker regel dan uitzondering is dat we in trainingen uitleg meenemen over onderdelen die al minstens twee versies in Office beschikbaar zijn. Dit zijn dingen die ieders werk slimmer en efficiënter maken. Dit betekent dat in heel veel organisaties nog een goudmijn te delven is, voordat we over een ring kunnen praten; laat staan één met edelstenen (bv PowerPlatform binnen M365). Het loont om te investeren in ieders persoonlijke digitale vaardigheden, zeker als vastgesteld kan worden dat er nog steeds documenten als bijlage gemaild worden, review niet in ‘wijzigingen bijhouden’ modus gedaan wordt en bestandsnamen eindigen op een versienummer (die meestal niet correspondeert met het versie nummer op het voorblad van het bestand). Dit duidt op een flinke portie verborgen verbeterpotentieel.

Valkuilen

Een valkuil is om aan te nemen dat de nieuw binnen gekomen millennials de organisatie mee zullen nemen in een hogere mate van digitale vaardigheden; dit is maar heel zelden het geval. Waarschijnlijker is het dat zij de organisatie relatief snel verlaten omdat ze niet op een ouderwetse, blokkerende manier willen werken. Als ze hiervoor geen formele rol krijgen in een gestructureerde adoptie aanpak rondom slimmer en efficiënter werken, lukt het hen vaak niet om een verandering op gang te brengen. We laten maar even in het midden wat de grondoorzaak hiervan is…      

Een andere valkuil is om aan te nemen dat mensen thuis wel de meest recente software draaien en bij confrontatie met Microsoft 365 op het werk zich daar wel raad mee weten. Als je op je werk de hele dag al op een PC werkt, heb je daar thuis vaak niet zoveel behoefte meer aan. Ga maar na: zelden staat het huis van een schilder strak in de lak en mensen die bij een bank werken, hebben hun eigen bankzaken vaak notoir slecht geregeld.  

Slimmer en efficiënter werken

De slimme apps en mogelijkheden van Microsoft 365, gecombineerd met digitale vaardigheden anno nu, maakt dat er écht slimmer en efficiënter gewerkt kan worden. Wanneer dit gecombineerd wordt met de uitgebreide beveiliging- en compliance mogelijkheden die Microsoft 365 biedt, dan gaat het eerdere spreekwoord opeens niet meer op. Nu kan er waarde gecreëerd worden!

Wij helpen u graag op weg; niet voor niets is ons credo: work smarter, keep control.