Hoe migreren we naar onze nieuwe Office omgeving ?

De organisatie gebruikt nog een oudere versie van Microsoft Office en wil over naar de nieuwste versie. En ook willen jullie de voordelen van Office 365 gaan benutten. Hoe ga je dit aanpakken?

Heb je zicht op het huidige gebruik? Zijn er koppelingen met andere systemen? Worden er sjablonen gebruikt, die nog gebaseerd zijn op de oudere techniek? Grijp je de overgang naar de nieuwste versie meteen aan om zaken te optimaliseren? Om je te helpen en te ondersteunen bij het maken van deze beslissing heeft JSR een gefaseerde en projectmatige aanpak ontwikkeld.

Inzicht

De eerste stap is helder in kaart brengen wat de impact is op de organisatie. Wij kijken hierbij natuurlijk naar het gebruik van sjablonen, rekenmodellen, presentaties, koppelingen met andere applicaties, maar schenken ook aandacht aan het kennisniveau van jullie organisatie. Bij een migratie naar Office 365 analyseren wij jullie huidige mailomgeving en ontwerpen een nieuwe documentstructuur.

“De migratie verloopt soepel en zonder een zware wissel op uw organisatie te trekken!”

Wij gebruiken geautomatiseerde hulpmiddelen om een analyse te maken van jullie huidige Office omgeving. Op basis hiervan stellen wij een migratieadvies op. Door gebruik te maken van de juiste hulpmiddelen zorgen wij voor een onbezorgde, vloeiende migratie. Alle aandacht kan hierdoor gericht worden op adoptie van alle nieuwe functionaliteit binnen de organisatie.

Een migratie is een project. Met een aantal key-users uit jullie organisatie stellen we een projectplan waarin een duidelijke beeld geschetst wordt van de impact op jullie organisatie: omvang migratie (uren en aantallen), prioriteitstelling, opleidingsbehoefte, planning en kosteninschatting zijn hier in opgenomen.

Voorbereiding en uitvoering migratie

Op basis van het projectplan en de verwachte impact bepaal je welke ondersteuning je van ons verwacht. Je kunt hierbij denken aan:

  • Technische inrichting Office en Office 365, met de juiste instellingen.
  • Ombouwen van de applicaties en mogelijke huisstijl sjablonen.
  • Realisatie van de koppelingen met externe applicaties.
  • Overzetten van bestanden en documenten naar de nieuwe omgeving. 
  • Migratie mail en agenda's (Exchange, Google, GroupWise e.d.)

Ondersteuning en begeleiding

Natuurlijk is een vlekkeloze uitvoering van de migratie belangrijk voor de acceptatie van de nieuwe omgeving door de organisatie. Maar adoptie vraagt meer. Door het organiseren van verschillenpresentaties en workshops voor de key users zorgen we er voor dat iedereen het juiste kennisniveau heeft om optimaal aan de slag te gaan met de nieuwe omgeving.

Uiteraard zijn we er ook bij de daadwerkelijke migratie, we ontlasten de helpdesk en ondersteunen direct op de werkplek, zodat gebruikers direct en optimaal gebruik kunnen maken van de nieuwe omgeving. In de periode na de migratie helpen wij graag met het verder ontdekken en gebruiken van de mogelijkheden, die Office (365) te bieden heeft.