De manier waarop je als organisatie communiceert zegt veel over je als organisatie. Klanten kiezen juist voor organisaties die op een prettige, professionele en betrokken wijze met hun klanten communiceren in huisstijl. Laten we er voor zorgen dat jouw eerste indruk meteen de juiste is!

Kleren maken de man (of vrouw) is het gezegde als het om persoonlijke uitstraling gaat. Met de juiste kleding leg je nadruk op je kwaliteiten en onderscheid je je van anderen. Tegelijkertijd moet er wel rekening moet houden met de geschreven en ongeschreven regels van je beroep en bedrijf. Op vergelijkbare wijze is het communiceren in huisstijl het visitekaartje van jouw organisatie. 

Logo, website, advertenties, brieven, e-mails, interne documenten en presentaties,dragen bewust of onbewust bij aan jouw imago. Ook huisstijlelementen, zoals kleur en lettertype dragen bij aan de uitstraling van de organisatie.

Medewerkers kunnen erop vertrouwen dat ze altijd met de laatste versie van de templates werken en dat alles geïntegreerd is binnen Office 365. En het beheer via de cloud is ontzettend gebruiksvriendelijk

Kristian Lysgaard –Director Corporate Communications PANDO

Huisstijl bewaking

Hoe groter de organisatie, hoe complexer het is om deze corporate identity te bewaken. Ook een nieuwe huisstijl doorvoeren wordt veelomvattender naarmate de omvang van de organisatie groter is. Dit is relatief snel door te voeren in uitingen zoals de website en drukwerk, maar wat te met de uitingen die door jouw collega’s worden gegenereerd? Via e-mail alleen al worden dagelijks honderden, zo niet duizenden berichten namens jouw organisatie verstuurd.

Ook PowerPoint presentaties zijn een bron van zorg. De makkelijkste manier om een nieuwe presentatie te maken is door een reeds bestaande presentatie aan te passen. Maar het gevaar is groot dat deze presentaties meer afwijken van de bedrijfsstandaard. En eigenlijk geldt voor correspondentie in Word hetzelfde. Een nieuwe offerte wordt vaak gemaakt door een eerder gemaakte offerte aan te passen. In dit geval kunnen niet alleen visuele elementen verouderd zijn, maar ook de teksten, voorwaarden en disclaimers.

Onze ervaring

Als Office specialist ondersteunen wij onze klanten al jaren op dit aandachtsgebied. De beste manier om te waarborgen dat de juiste huisstijl gebruikt wordt, is deze zodanig aan te bieden dat elke gebruiker deze gemakkelijk en overal toe kan passen.

Samen met afdelingen zoals communicatie, juridische zaken en ICT zorgen wij er voor dat de huisstijl vastgelegd wordt in sjablonen of templates. Hiermee zorgen wij dat de huisstijl niet alleen visueel, maar ook inhoudelijk ‘up-to-date’ en overal beschikbaar is.

De moderne werkplek draait rond Office 365

Het toenemende gebruik van Office 365 maakt de uitdaging om te communiceren in huisstijl nog groter: gebruikers zijn steeds mobieler en gebruiken verschillende soorten apparaten. Niet alleen moeten e-mails, documenten en presentaties aan de huisstijl voldoen, ze moeten ook op de juiste plek opgeslagen worden zodat het documentbeheer aan de gestelde eisen voldoet.

Communiceren in Huisstijl

Communiceren in huisstijl

Een huisstijlapplicatie is hiervoor de aangewezen oplossing. Alle medewerkers beschikken hiermee over de juiste teksten, niet alleen in Word maar ook in Outlook, de e-mail handtekeningen voldoen aan de richtlijnen (functie, afdeling, disclaimer, etc.) en er is een directe toegang tot CRM zodat klantgegevens altijd actueel zijn.