JSR helpt organisaties de overstap te maken naar intranet met SharePoint. Waarom? Hoe? Wat zijn onze tips?  

Redenen om over te stappen 

Drie situaties uit de praktijk: 

Te oud

Het huidige intranet was lang geleden zelf gebouwd. De vormgeving was ouderwets. Het onderhoud en gebruik waren complex.

Te duur

Het huidige intranet was modern en werkte goed. Er ontstond discussie over de hoge kosten omdat veel functionaliteit niet werd gebruikt.  

Te omslachtig

Het huidige intranet was eenvoudig maar vereiste wel apart beheer en onderhoud. Ook was apart inloggen noodzakelijk.

Intranet met SharePoint bleek een uitkomst. SharePoint is modern. Het wordt vaak al onderhouden door IT en al gebruikt door teams. SharePoint is al inbegrepen in Microsoft licenties en gebruikt het Microsoft account bij toegangsbeheer. De geboden functionaliteit is vaak al meer dan voldoende. 

Voorbeelden van veel gebruikte functionaliteit zijn: 

  • Nieuws 
  • Gebeurtenissen 
  • Pagina’s 
  • Documenten 
  • Zoeken 

Ook mooi zijn mogelijkheden zoals personalisatie, discussies, de mobiele app en intranet in Microsoft Teams. 

Hoe pakken we dat aan? 

Vaak regelen we de overstap naar een nieuw intranet in het kader van de overstap naar de Moderne werkplek.  

  1. Tijdens een kick-off wordt het doel bepaald; bijvoorbeeld kosten besparen, interne communicatie verbeteren of betrokkenheid verhogen 
  2. We verzorgen een workshop over wensen & eisen
  3. Vervolgens wordt een eerste aanzet gemaakt 
  4. Demonstratie en feedback volgen  
  5. De laatste aanpassingen worden gemaakt; we verzorgen een migratie en sluiten het oude intranet netjes af

We pakken uiteraard door

Daarna is het van belang dóór te gaan. Goed gebruik stimuleren is van belang; het succes van het intranet is zeer afhankelijk van de inhoud ervan. 

  1. Daarom trainen we de hoofdredactie, redacteuren en de technisch beheerder  
  2. Daarom zijn we intensief betrokken bij de communicatie rond de lancering 
  3. Na ingebruikname begeleiden we bij eerste gebruik 

Wat zijn onze tips?

Iedere opdracht is anders, maar deze tips geven we je graag mee: 

  • Houdt het doel voor ogen. Bij kostenbesparing hou je het simpel. Wil je meer betrokkenheid van medewerkers? Dan investeer je juist in goede aankondigingen van de lancering en mooie, relevante inhoud. 
  • Tijdens workshops worden veel wensen uitgesproken. Bespreek direct wie de gewenste onderdelen gaat voorzien van inhoud. Blijft het dan stil? Voldoende reden om onderdelen (nog) niet te implementeren! 
  • Ga het gebruik van het huidige intranet na. Dat levert vaak nieuwe inzichten. Bij één organisatie bleken alle nieuwe medewerkers niet eens toegang te hebben!  
  • Het intranet is voor iedereen en allemaal met een eigen mening! Bepaal goed wie wijzigingen goedkeurt. 

Vragen?

Ik vertel er graag meer over. Neem gerust contact op voor een ‘digitale kop koffie’ en een gesprek over de mogelijkheden.

Gert-Jan Waterlander

Business Consultant

We helpen je graag verder