In het laatste kwartaal van 2019, heeft Microsoft Project for the web (P4W) gelanceerd. P4W is een nieuwe app binnen Microsoft Project. De bestaande apps binnen Microsoft Project zijn de Project Web App (PWA) in combinatie met MS Project Professional (Project Online). Hoe verhouden P4W en Project Online zich tot elkaar? Lees er meer over in dit artikel.
De nieuwe P4W app is sinds de laatste twee updates vanuit Microsoft een goed bruikbare app geworden. Microsoft hanteert vaker de strategie om een app met beperkte functionaliteit live te zetten, om deze vervolgens via partner- en gebruikersfeedback verder te ontwikkelen. Het duurt meestal een aantal maanden om de feedback te verzamelen, te beoordelen en te verwerken in updates, maar als dit ‘treintje’ eenmaal loopt, dan loopt het best goed. Inmiddels zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd én staan er nog een aantal welkome toevoegingen op de rol voor P4W in Q1 2021. De eerste klanten werken inmiddels met P4W. Tegelijk zijn er ook klanten die starten met Project Online.
Met de kennis en ervaring die JSR inmiddels heeft opgedaan met P4W, kunnen de verschillen met Project Online beter geduid worden. P4W en Project Online zijn echt twee verschillende apps.
De belangrijkste verschillen
| Project Online | P4W | |
|---|---|---|
| Functioneel | Zeer uitgebreid, doordacht en compleet. Project Online is een doorontwikkeling vanaf 1984. | Basis met (nog) beperkingen. Product nog in ontwikkeling vanaf 2019. |
| Werken met… | Klassieke interface, kennisintensief door uitgebreide mogelijkheden en bijzonderheden. Relatief veel klikken. | Moderne, intuïtieve interface. Overzichtelijk door beperkte mogelijkheden. Bijzonderheden (nog) beperkt. Meeste functies met twee kliks bereikbaar. |
| Primaire kracht | Maken en bijhouden van complexe planningen, met veel afhankelijkheden en uitzonderingen. Veel (standaard) berekeningen mogelijk. | Samenwerken aan (simpele) projecten en taken door een uitstekende integratie met Microsoft 365 apps. |
| Aandachtspunt | Om optimaal met Project Online te kunnen werken, is training, regelmatig gebruik, zelfstudie en doorzettingsvermogen nodig. | Zeker mensen met kennis van MS Project Pro lopen tegen functionele beperkingen aan. Dit wordt soms als pre gezien. |
| Rapportages | Mogelijkheden bijna onbeperkt, inclusief tijdgebonden gegevens. | Hele goede mogelijkheden. P4W heeft (nog) geen tijdgebonden gegevens. |
| Configuratie | Grote mate van configuratie naar wens. | Weinig beperkingen. Sommige wensen vereisen specifieke aanpassingen of geduld tot een update. |
| Techniek | Combinatie van SharePoint en client software (MS Project Professional). | Gebaseerd op Dataverse (PowerApps & Dynamics). Alles werkt in een browser. |
| Mobiel | Beperkt tot delen van de functionaliteit | Volledig |
| Financieel management | Kan geconfigureerd worden waarna functioneel heel veel mogelijkheden bestaan. | Op dit moment nog beperkt. Op termijn integratie met Dynamics voorhanden via Project Operations (wat gebruik maakt van P4W). |
| Integratie met M365 | Mogelijk met kleine aanpassingen en weetjes. Niet geheel geïntegreerd (bv sub-sites binnen de PWA). | Volledig. P4W kan als app binnen Teams worden gebruikt en gekoppeld aan een M365 groep. |
Het belangrijkste onderscheid voor de keuze tussen beide tools, zit waarschijnlijk in de primaire kracht van beide apps.
Project Online
Project Online is dé krachtige planningstool. De juiste keuze voor complexe projecten, waarbij aanvullende functionaliteit (zoals bijvoorbeeld tijdschrijven) vanuit de standaard mogelijkheden geïntegreerd kan worden. Veel aandacht gaat uit naar plannen, uitzonderingen, berekeningen (bv kritieke pad) en weergavemogelijkheden (Project Online bevat > 200 standaard kolommen). Deze tool past goed bij toegewijde planners en/of gecertificeerde projectmanagers, die het managen van één of meer projectprocessen als fulltime baan hebben. Functioneel nagenoeg geen beperkingen, maar dit stelt wel eisen aan kennis van de app MS Project Professional.
P4W
P4W en de integratie met M365 zijn dé apps om het samenwerkingsproces binnen (project)teams te ondersteunen. Relatief simpele projecten met weinig soorten afhankelijkheden en uitzonderingen kunnen hierin prima dynamisch gepland worden. Veel aandacht gaat uit naar slimmer en efficiënter samenwerken en communiceren door gebruik te maken van integratie met andere M365 apps. Prominent hierin zijn oa Teams, SharePoint en PowerApps. Deze tool past goed bij organisaties die project- en portfoliomanagement minder formeel toepassen, waarbij de ‘projectmanager’ meer als rol wordt gezien dan een full-time baan. Functioneel (nog) beperkingen en afhankelijk van het niveau van digitale vaardigheden is in zekere mate uitleg van M365 wenselijk.
Keuze?
Om project- en portfoliomanagement te verbeteren, kan gekozen worden voor Project Online of P4W. Een keuze tussen de één of de ander is niet persé noodzakelijk. Binnen dezelfde Project licentie kan namelijk ook van beide tools gebruik worden gemaakt. Via Power BI kunnen P4W projecten en Project Online projecten bij elkaar worden gebracht in één portfolio overzicht. Zo zou bijvoorbeeld onderscheid gemaakt kunnen worden per projecttype en gebruiker, in het geval de organisatie hele complexe en recht-toe-recht-aan projecten uitvoert binnen één (deel)portfolio of programma.
Als al gebruik wordt gemaakt van Project Online, dan kan uitbreiding met P4W een goede optie zijn om voor de lange termijn tijdig aan te sluiten op de nieuwe apps van Microsoft 365. Project Online wordt nog tot zeker 2025 ondersteund, maar functionele uitbreidingen op P4W (en Project Operations) zullen Project Online waarschijnlijk gaan vervangen uiteindelijk.
Vragen?
Meer weten of advies nodig over Project- en portfoliomanagement? Neem contact op met JSR.
