Onlangs stuurde ik een link naar een document rond, dat geredigeerd moest worden door drie mensen. Twee hebben dit met de Word functie ‘Wijzigingen bijhouden’ gedaan (zoals vooraf was ingesteld). Een ander had deze functie echter uitgezet, en is in de tekst gaan typen en heeft de aanpassingen handmatig een andere kleur gegeven.
In beide gevallen is duidelijk waar eventuele verbeteringen een aanpassingen doorgevoerd moeten worden. Doel bereikt kan je zeggen. Het aanpassen en verwerken van de wijzigingen is echter veel makkelijker en sneller via Wijzigingen bijhouden / Track changes. Het verwerken van handmatige aanpassingen is veel meer (zoek)werk om in te vullen en te verwerken. Een beetje als een spijker met een schroevendraaier te lijf gaan…
Navraag leerde dat de functie als ingewikkeld en onoverzichtelijk werd ervaren en daarom nooit gebruikt werd door deze persoon. Na een korte uitleg en demonstratie van de functie, de opmerking ‘hm, dat is toch wel handig’ geoogst.
Een typisch voorbeeld van hoe je slimmer en efficiënter kunt werken met Office 365 (hoewel de functie Wijzigingen bijhouden al lange tijd in Word zit!). Moraal van het verhaal? Neem niet zomaar aan dat mensen alle functies van Office applicaties kennen en gebruiken, ook niet van algemeen bekend geachte apps.
Herken je jezelf in een dergelijk voorbeeld? Dan is er uitkomst! Kijk eens op de training site van Microsoft. Van de meeste apps binnen O365 vind je hier trainingsmateriaal waar jezelf mee aan de slag kunt, ofwel via filmpjes ofwel leesmateriaal. Klik ook gewoon de knoppen met functies aan; je kan namelijk niks kapot maken en met CtrlZ kan je altijd weer ongedaan maken.
Advies
Blok een uurtje in de week af om je digitale vaardigheden bij te spijkeren. Na verloop van tijd ga je hier de vruchten van plukken; als een accu boormachine om schroeven te bevestigen.
