In vergaderingen met Microsoft Teams wordt vertrouwelijke informatie uitgewisseld. Hoe doe je dat zo veilig mogelijk? Vijf tips voor gebruikers en beheerders van Microsoft Teams.
Begin offline
Kies een geschikte werkomgeving.
Voorkom meeluisteren door een headset te gebruiken. Vermijd plekken met wijd open ramen, zeer dunne muren en vreemden in de buurt. Voorkom meekijken door niet gebruikte, vertrouwelijke informatie buiten het bereik van de camera te plaatsen.
Bekijk ook deze infographic eens en verspreid hem eventueel binnen jouw organisatie.
Word vaardig
Ken de mogelijkheden voor veilig vergaderen via Microsoft Teams.
Leer ze zelfstandig kennen of vraag hulp. Voorbeelden van mogelijkheden staan hieronder.
Er zijn organisaties waar je geen Teams-vergadering mag organiseren totdat je er training in hebt gehad. Beheerders kunnen dat instellen.
Begin bij het begin
Stel de gewenste vergaderopties vooraf in.
Stel bijvoorbeeld in wie direct mogen worden toegelaten, wie kunnen presenteren en wie hun microfoon kunnen gebruiken .
Zo doe je dat
- Open Microsoft Teams
- Selecteer Agenda
- Plan de vergadering (Nieuwe vergadering > Uitnodiging opstellen > Verzenden)
- Selecteer de vergadering
- Selecteer Bewerken
- Selecteer Vergaderopties
Soms is een livegebeurtenis een betere optie dan een Teams-vergadering.
Blijf alert
Gebruik de opties voor veilig vergaderen voortdurend.
Dat is lastig als voorzitter tijdens een verhitte discussie. Overweeg het uit te besteden aan een assistent.
Bijvoorbeeld
- Laat alleen mensen toe die zijn uitgenodigd
- Vraag mensen hun webcam aan te zetten
- Ga na of iemand een opname heeft gestart
- Demp of verwijder deelnemers waar nodig
- Beëindig de vergadering eventueel via Verlaten > Vergadering beëindigen
Deel het scherm pas als niet gebruikte, vertrouwelijke informatie gesloten is.
Let ook op de inhoud van de vergaderchat! Die blijft vaak toegankelijk voor alle deelnemers.
Help gebruikers
Veel gebruikers vinden Teams-vergaderingen nog best lastig. Zeker als de groep deelnemers wat groter is. Help ze daarom goed op weg:
- Begin met beleid. Stel standaardopties voor vergaderingen in. Bepaal welke gebruikers daarvan mogen afwijken.
- Investeer in kennis. Handleidingen, trainingen, nieuwsberichten en campagnes helpen daarbij. Maar zorg ook voor goede ondersteuning op maat.
- Wijs op de mogelijkheden van nu en in de toekomst. Er is al veel mogelijk en er komt nog veel beschikbaar. Deze informatie voorkomt uitwijken naar andere vergaderoplossingen.
Vragen?
We helpen onze klanten bij het vergaderen met Microsoft Teams en doen dat sinds de coronacrisis meer dan ooit. Interesse in de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met mij op.
Gert-Jan Waterlander
Business Consultant
