Op allerlei manieren krijgen projectmanagers hulp bij het eerste gebruik van Project Online: trainingen, handleidingen én vragenuurtjes zijn beschikbaar. Toch lukt het ze soms niet om hun projectadministratie goed op orde te krijgen. Waarom? Wat kun je daaraan doen? Collega Marjon Reinink deelt haar ervaringen uit de praktijk.  

Marjon Reinink

PMO

Ik vind de afwisseling leuk en heb het vooral naar mijn zin als ik mensen één-op-één verder kan helpen.

Marjon heeft ruime ervaring met het werken als Project, Programma en Portfolio Management Officer. Sinds ze bij JSR werkt gebruikt ze daarbij vooral Project Online.  

Ik spreek Marjon via Microsoft Teams. Ze werkt ook vandaag vanuit huis.

Dat werkt technisch gezien allemaal prima en scheelt veel reistijd. Ik mis het sociale contact en het autorijden in mijn leuke gele blikkie wel.

Wat vinden projectmanagers zo moeilijk aan Project Online? 

Ik ben meestal betrokken vanaf het allereerste gebruik. Zeker als urenschrijven van toepassing is, komen daar in het begin veel vragen over. Op welke taak moet ik mijn uren schrijven? Hoe moet ik uren goedkeuren? Dat is ook logisch. Maar sommige functionaliteit in Project Online blijven mensen langere tijd moeilijk vinden.

Marjon noemt meerdere voorbeelden.  

  • Eén voorbeeld is het instellen van een basislijn. Dat doe je als een projectplan wordt goedgekeurd, zodat je het werkelijke verloop van een project er later mee kunt vergelijken. Het instellen van een basislijn leer je in de training, en dan reageren projectmanagers enthousiast op die mogelijkheid. Maar pas weken of maanden later moeten ze het dan voor het eerst gebruiken. Dan wordt het vaak vergeten.
  • Een ander voorbeeld is het aanpassen van een project op basis van de goedkeurde uren. Dat lijkt heel logisch. Als iemand minder dan gepland heeft gewerkt aan een taak, dan moet je de taak bijvoorbeeld verschuiven of aan iemand anders toewijzen. Toch werken veel projectmanagers hun projecten niet bij naar aanleiding van daadwerkelijk gemaakte uren.

Projectmanagers vinden het lastig om prioriteit te geven aan het bijwerken van de projectadministratie en onder de knie krijgen van Project Online. Ze hebben het vaak erg druk.

Eerder schreef ik een blog over tijd maken voor het verbeteren van digitale vaardigheid. Marjon deelt de ervaring dat dit lastig blijkt, maar veel oplevert. 

Is Project Online niet gewoon te moeilijk?

Bij een klein bedrijf met simpele projecten vind ik Project Online niet zo goed passen. Bij grotere bedrijven en/of grotere projecten juist wel. Ik vind het echt een geweldige tool! Je moet er alleen wel even in investeren. Als je de energie en tijd neemt om het te snappen kan je er zoveel uithalen! 

Project Online werkt in haar ervaring prima.  

Er zijn wat kleine technische problemen die ik weleens tegen kom, maar die zijn vaak snel weer verholpen.

Of het inzetten van Project Online een succes wordt hangt vooral af van de personen die ermee gaan werken. Bij fulltime projectmanagers met kennis en ervaring van projectmanagement is de kans groter dat het echt veel oplevert.

Project for the web vs Project Online

Project voor the web is eenvoudiger dan Project Online. Eerder schreef onze collega Chris Kegler daar een blog over.

Wat zou je adviseren bij het in gebruik nemen van Project Online?

“Natuurlijk om JSR in te schakelen”, zegt Marjon direct en lachend 😀. Waarna ze zegt dat ondersteuning bij eerste gebruik “cruciaal” is. Wil je iemand die altijd helpt en het niet opgeeft? Dan kun je Marjon inschakelen.

Ik pas me daarbij aan de persoon die ik help aan en ben goed beschikbaar bij vragen. Ik help eerst met een kort antwoord, maak eventueel een korte instructie, indien nodig een handleiding, met of zonder plaatjes en filmpjes. Het hangt echt van de persoon af hoe je het beste kunt helpen.

Dit is niet alleen bij het eerste gebruik. Juist bij faseovergangen komt extra ondersteuning bijvoorbeeld van pas, want dan gebruik je bepaalde functionaliteit voor het eerst. En de kracht van herhaling is van belang.” 

Je kunt de ondersteuning op langere termijn dan door JSR laten verzorgen of juist intern beleggen. We leiden die interne medewerkers dan op en worden hun vraagbaak waar nodig.

Is er een grens aan de ondersteuning, geef je het bij sommige personen weleens op?

Niet echt, ik blijf gewoon helpen, tot het lukt 👍.

Vragen?

Verder praten met Marjon? Neem contact met ons op.

Marjon Reinink

PMO

We helpen je graag verder

    Gert-Jan Waterlander
    Business Consultant

    Delen

    Recent Events

      Al je projecten managen als een professional!

      03-08-2021
      Online Event