PRINCE2, PMBoK, het Praxis Framework en het ‘nieuwe’ P3.express, zomaar een greep uit de vele projectmanagement methodieken waaruit te kiezen valt. Daarnaast hebben bedrijven soms hun eigen projectaanpak ontwikkeld op basis van hun best practices. Er is echter nóg een keuze te maken: welke tooling gaan we hierbij gebruiken. En óók daarin is de keuze reuze!
De zoektocht naar één enkel systeem (de heilige graal) waarin álle bij de afgesproken aanpak behorende activiteiten kunnen worden vastgelegd is uitdagend, maar eigenlijk ook overbodig. Want het hoeft helemaal niet erg te zijn als meerdere tools gebruikt worden, zolang maar duidelijk en helder is welke tooling je waarvoor het beste in zet.
En als we de keuze van tooling vrijlaten?
Stel: je vraagt aan 5 projectdeelnemers uit hetzelfde projectteam waar ze hun aantekeningen tijdens het project opslaan, dan krijg je 5 verschillende antwoorden. Van het gestreepte notitieblok, een aan zichzelf verstuurde mail, in een chat aan een collega, tot het gebruik van een los Word-document. Gevolg? Informatie voor het team staat niet op een centrale plek, maar staat verspreid en is veelal alleen vindbaar voor de eigenaar van de aantekeningen. Delen van de informatie is omslachtig waardoor samenwerken niet wordt bevorderd. Dat kan slimmer!
“ Het wél bewust inzetten van de juiste tools voor diverse activiteiten tijdens het managen van het project vergroot de kans op projectsucces. ”
Microsoft Teams; de centrale hub voor teamwerk
Microsoft Teams biedt een oplossing waarbij je op één plek kan samenwerken aan je project. Want wist je dat vergaderen slechts één van de vele fijne functionaliteiten binnen Microsoft Teams is?
Neem hier een interactief kijkje in Teams
Uitgebreide mailwisselingen zijn verleden tijd! Je kunt gemakkelijk op één plek vragen stellen binnen je projectteam, elkaar gericht @ vermelden, snel de mening ophalen van je collega’s via een poll en de juiste lading meegeven met emoji’s.
De kracht van het inzetten van één platform
Er zijn vanzelfsprekend nog veel meer tools op de markt beschikbaar die je kunnen helpen met de hierboven genoemde activiteiten. De inzet van Microsoft Teams laat zien dat de geïntegreerde apps van Microsoft 365 goed samenwerken op een slimme, veilige en leuke manier. Door het gebruik van de tabbladen kunnen bovendien nog veel meer (externe) apps worden ingezet. Dat is wat wij nu bij JSR de Moderne Werkplek voor projecten noemen.
De overstap naar Microsoft 365
Overstappen naar Microsoft 365 klinkt wellicht als een grote stap, maar bij JSR zijn we gewend hierin te adviseren en te begeleiden. En dat doen we snel als het kan, maar altijd beheerst.
Vragen?
