Bestanden krijg je pas echt in huisstijl én goed gevuld als dat gemakkelijk is voor medewerkers. Met eformity bereiken we dat bij JSR. Ik gebruik het graag! Misschien komt deze oplossing jouw organisatie ook van pas?
De voornaamste reden dat ik eformity graag gebruik, is dat deze oplossing te gebruiken is vanuit Word, Excel en PowerPoint.
Zo werkt het
Na het openen van Word, Excel of PowerPoint kies ik wat ik wil maken. Bijvoorbeeld een voorstel, projectplan of rapport in Word.
Daarna volgen een paar relevante vragen. Bijvoorbeeld voor welke klant het voorstel is, hoe het project heet of wat voor rapport het is.
Dan wordt het bestand opgemaakt en gevuld. Koos ik bijvoorbeeld voor een bepaalde klant? Dan worden alle relevante gegevens opgehaald uit onze CRM-oplossing en op de juiste plek toegevoegd.
Mijn eigen gegevens worden dankzij een koppeling met mijn Microsoft-account en eformity-profiel ook gelijk toegevoegd. Daarbij wordt zelfs rekening gehouden met mijn gewenste taal en met de rol die ik op dat moment benadruk.
Aanvullen met standaardelementen zoals tekstblokken of afbeeldingen is de volgende stap.
Daarna kan ik aanvullen en eventueel nog aanpassen wat automatisch is ingevoegd.
In Excel en PowerPoint
In Excel en PowerPoint werkt het vergelijkbaar. In PowerPoint zijn er zelfs nog standaarddia’s beschikbaar. Dat is bijvoorbeeld handig voor dia’s die een collega, product of dienst introduceren.
Altijd up-to-date
Het mooie is: ik kan er altijd vanuit gaan dat actuele gegevens, de nieuwste huisstijl, juiste standaardteksten en passende afbeeldingen worden gebruikt. Ik zie bovendien alleen wat ik in mijn rol of binnen mijn afdeling mag gebruiken.
De gegevens worden real-time uit andere systemen gehaald. De huisstijl, standaardteksten en afbeeldingen worden centraal bijgewerkt.
Voor beheerders van sjablonen, teksten, afbeeldingen en dia’s én voor de afdeling Marketing is dat uiteraard erg handig. Het bijwerken is snel gedaan en eindelijk worden de huisstijl en andere standaarden wél consistent door iedereen toegepast!
Het is niet langer nodig om nieuwe sjablonen, teksten en afbeeldingen expliciet te delen met alle medewerkers met het uitdrukkelijke verzoek de oude niet meer te gebruiken. Heel fijn, want die verzoeken worden lang niet altijd opgevolgd…
Ook te gebruiken in Outlook
In e-mails gebruik ik eformity ook nog. Ik kan er eenvoudig teksten en afbeeldingen mee toevoegen. Maar bovenal: mijn handtekening wordt automatisch samengesteld en geplaatst mét een actuele banner. JSR gebruikt die banner vaak voor wervings- en marketingdoeleinden en rond feestdagen.
Ik gebruik eformity dus graag en volop. Het scheelt mij als gebruiker veel tijd en het is gemakkelijk.
Iets voor jouw organisatie?
Misschien komt deze oplossing jouw organisatie ook van pas? Dan is het goed te weten dat JSR veel meer doet dan het ondersteunen bij de aanschaf en technische installatie. We zorgen er ook voor dat jullie huisstijl mooi wordt verwerkt in de verschillende Office sjablonen. Onze adoptieconsultants dragen bij aan het daadwerkelijk gebruik; ze helpen de gebruikers goed op weg. eformity werkt in oudere en moderne desktopapps, in webapps van Microsoft en in combinatie met diverse andere apps.
Webinar: Ook thuiswerken doe je in (huis)stijl
Communiceren in huisstijl wordt vaak als lastig, moeilijk en tijdrovend ervaren. Maar met slimme en moderne oplossingen binnen Microsoft 365 zorgen wij ervoor dat dit juist makkelijker en prettiger wordt.
Tijdens dit webinar hebben we laten zien hoe je op eenvoudige wijze kan zorgen dat alle zakelijke communicatie in huisstijl plaatsvindt en hoe je dit regelt binnen de moderne werkplek van Microsoft 365.
Vragen?
Zijn er vragen, opmerkingen of wil je graag een online demo van de oplossing? We laten je graag alle mogelijkheden zien!
