Coloriet is dé specialist in wonen en zorg voor senioren in de gemeente Dronten, Lelystad en Zeewolde. Met meer dan 1400 cliënten en hun familieleden, ruim 1200 medewerkers en 600 vrijwilligers geven zij samen kleur aan waardevol leven.
Het leven is van jou
Het leven is van jou. Dat is wat wij als Coloriet beloven. Wij kijken met andere ogen naar de zorg. Door vooruit te gaan en te vernieuwen. Door u te stimuleren om alles uit het leven te halen. Zodat u het zelf kunt, zoveel als mogelijk.
En hoewel je er in de zorg niet als eerste aan zou denken, is verbeteringen aanbrengen rondom IT uiteraard ook een manier om vooruit te gaan en te vernieuwen. Daar heeft Coloriet JSR om hulp gevraagd. Samen hebben we een visie, ontwerp en plan rond digitaal werken opgesteld. De uiteindelijke visie: snel, veilig en steeds slimmer digitaal werken.
Kennismaking, interviews & workshops
We begonnen met een kennismaking bij Coloriet op locatie. Met een enthousiaste en gemotiveerde groep medewerkers en een super betrokken IT afdeling hebben we een paar leuke workshops gehouden. Om zoveel mogelijk verschillende functiegroepen binnen Coloriet te spreken en betrekken bij het project, hielden we interviews. De interviews waren leuk en leverden veel waardevolle informatie op, waarna we mooie persona’s konden ontwikkelen.
Intranet
Eén ding werd al snel duidelijk: er is behoefte aan een vernieuwd intranet. Het huidige intranet was verouderd en het werd steeds lastiger om informatie terug te vinden, met name ook in het kwaliteitshandboek, een belangrijk onderdeel van het intranet van Coloriet.
De interviews die Wendy van JSR en ik samen afnamen om persona’s te kunnen maken, hadden als zeer waardevolle meerwaarde dat collega’s zich gehoord voelden. En het was nog gezellig, ook!
Ilse van Loon – Coloriet
De wens?
Intranet als hét startpunt van de dag. Daar vind je snel, eenvoudig en overzichtelijk alles wat je nodig hebt om dagelijks je werk te kunnen doen. Voor álle medewerkers. Denk aan snelkoppelingen naar apps, belangrijke nieuwsberichten, locatie informatie, maar vooral ook:
een makkelijk doorzoekbaar en gemoderniseerd kwaliteitshandboek.
Met name voor de medewerkers in de wijkzorg is het van groot belang dat het intranet bereikbaar is op mobiele apparaten. Zij beschikken vaak niet over een laptop en konden daarom het oude intranet en kwaliteitshandboek lastig raadplegen.
Dat klinkt als een hele uitdaging! Gelukkig beschikt SharePoint Online over alle techniek om deze wens te realiseren, en konden wij helpen om tot een goede vulling van het intranet te komen.
Proces
Samen met Coloriet werd alles nauwkeurig op papier gezet en begon JSR met de realisatie. Om het intranet een herkenbare en frisse uitstraling te geven werd de Coloriet huisstijl tot in de puntjes doorgevoerd. Met regelmatig overleg tussendoor kwamen we tot een mooi eindresultaat, waar de hele projectgroep enthousiast over was.
Livegang
17 oktober 2022 was het zover: de livegang van het intranet! De Communicatieafdeling van Coloriet speelde daar een grote rol in. Goede communicatie is cruciaal tijdens een IT verandering. Zij hebben alle medewerkers voorzien van de juiste informatie om ze te enthousiasmeren en de overgang naar het nieuwe Intranet zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. De eerste dagen na livegang waren er op alle locaties van Coloriet duidelijk herkenbare floorwalkers aanwezig om de medewerkers op weg te helpen met al hun digivragen.
Van een heel saai vormloos design naar een moderne, kleurrijke vormgeving met een verbeterde zoekfunctie. Dit alles geeft meer gemak en dus meer productiviteit!
Wendy van Zonderen – Coloriet
Evaluatie
Ondertussen is het nieuwe intranet en het kwaliteitshandboek helemaal ingeburgerd bij Coloriet. De statusrapporten laten zien dat het intranet vaak en goed gebruikt wordt.. vooral ook mobiel!
Er verschijnen dagelijks nieuwsberichten om de medewerkers op de hoogte te houden van wat er speelt en er worden verbeteringen aangebracht in bijvoorbeeld bereikbaarheid van bepaalde apps en informatie.
Het nieuwe intranet is een geslaagd begin voor Coloriet in het steeds slimmer digitaal werken. Ze zijn sindsdien mooie stappen aan het maken!
We hebben tijdens het hele traject heel goed samengewerkt met de consultants van JSR en vooral dankzij hen is het gelukt om het voor onze zorgmedewerkers overzichtelijk en behapbaar te houden, zodat de implementatie soepel kon verlopen.
Harko Aris – Coloriet
