Mensen raken en verbinden. Een positieve verandering teweegbrengen. En klanten, relaties of medewerkers in fans veranderen. Daar staat D&B Eventmarketing voor. Ons evenementenbureau is nieuwsgierig, loopt voorop en houdt wel van een uitdaging. Zo maken we als event organisator met onze evenementen al meer dan 40 jaar het verschil.
Die positiviteit voelden wij gelijk toen we het prachtige pand van D&B Eventmarketing in Hilversum binnenliepen voor een kennismaking. Een enthousiast team begroette ons vriendelijk in een net-zo-knalroze-als-het-logo gekleurd kantoor. Wat een heerlijke binnenkomer!
De uitdaging?
D&B heeft natuurlijk niet voor niks contact opgenomen met JSR. Meer overzicht in projecten en efficiënter en slimmer digitaal werken binnen de afdelingen en projectteams onderling zijn van belang nu D&B Eventmarketing groeit. Hoe kunnen de apps van Microsoft 365 daarbij helpen?
We bespraken dit uitgebreid tijdens een kick-off met Jorryt & Josine van D&B. Ook interviewden we een aantal collega’s met verschillende functies binnen het bedrijf. Wat gaat volgens hun goed op het gebied van digitaal samenwerken, waar zouden zij (nog meer) mee geholpen zijn?
Tijdens deze gesprekken ontdekten we ‘een roze draad’ waar we een mooi ontwerp en plan voor hebben bedacht.
Wat mij heel erg aanspraak was de aanpak van JSR – een duidelijk stappenplan in het voortraject en in gewoon begrijpbare taal.
Josine – D&B
De roze draad
Door verandering in het werkproces (voorheen meer individualistisch werken en nu met meerdere collega’s op één project) ontstond de behoefte om op een makkelijke manier digitaal samen te werken. Het stroomlijnen van projecten, één plek voor communicatie, (standaard)documentatie en overzicht. Daarnaast is sinds de groei van het bedrijf en de komst van remote werken, fysiek bijeenkomen lastiger. Daar ontstond de wens om een plek te creëren om stil te staan bij successen en deze te vieren.
Het ontwerp & plan
Bij het stroomlijnen van projecten wordt vaak gelijk gedacht aan uitgebreide projectmanagement tools, denk aan Project Online of Project for the Web. Maar na het uitgebreid verkennen van de mogelijkheden, bleken deze tools voor het gewenste resultaat (voor nu) te veel. Microsoft 365 beschikt over verschillende apps die samen ook zéker kunnen helpen bij het stroomlijnen van projecten en makkelijker samenwerken.
Alles komt samen in Microsoft Teams
Dit ontwerp hebben we uitgebreid getoetst in twee pilots. Nog best een uitdaging! Zoals te verwachten is een evenementenbureau enorm druk en is het lastig om tussen alle events door een vaste planning te maken. Gelukkig bleek er genoeg flexibiliteit van beide kanten om er een succes van te maken.
Als eerst ging één afdeling volledig over. Vervolgens werd het eerstvolgende event vanaf het begin, via de bedachte werkwijze in Teams, uitgevoerd. Met de bevindingen uit deze pilots konden we alle puntjes op de ‘i’ zetten voor de uiteindelijke nieuwe werkwijze en de begeleiding die we aanboden bij de overgang voor de rest van de projecten en de organisatie.
Daarnaast bouwden we een sociaal intranet op SharePoint, de D&Buzzz, waar successen en mooie momenten met elkaar gedeeld worden door middel van updates. Waar de week van D&B met gebeurtenissen wordt gevuld, een overzicht van verjaardagen staat en een Wie is Wie waar je meer te weten komt over alle collega’s.
Tussendoor kon het plan in samenspraak aangepast worden naar aanleiding van tussentijdse bevindingen. Fijn dat JSR standvastig was rondom bepaalde processen/keuzes, omdat die het beste waren voor onze organisatie (ookal dachten wij soms van niet).
Jorryt – D&B
Adoptie
D&B is ontzettend creatief. Omdat we het belangrijk vinden om aan te sluiten bij de stijl van de klant, hebben we onze Slimmer werken met Microsoft 365 slogan voor dit project omgedoopt tot Digitaal&Bedreven met Microsoft 365 en gezorgd dat al het materiaal dat gebruikt wordt in de knallende roze huisstijl van D&B staat. We proberen gedurende het project echt onderdeel van het bedrijf te worden, wat ons herkenbaar en toegankelijk maakt. Gelukkig werd dat gewaardeerd!
Door middel van op maat gemaakte trainingen, vragenuren en floorwalken hielpen we alle medewerkers Digitaal & Bedreven te raken met de nieuwe werkwijze. D&Buzzz werd tijdens een lunchsessie gelanceerd en via het Ask Me Anything Team in Microsoft Teams hielden we de lijntjes kort, alle vragen rondom het project en werken met Microsoft 365 konden (en kunnen nog steeds) daarin gesteld worden.
JSR gaf fijne presentaties, aangepast aan de organisatie. Persoonlijk had ik verwacht dat de overstap maken lastiger zou zijn, maar alles is eigenlijk heel gebruiksvriendelijk. De overgang is wat mij betreft heel vlot gegaan en je merkt dat iedereen vol enthousiasme de nieuwe tools gebruikt.
Josine – D&B
Resultaat
Eén waar we trots op zijn! Het project en de samenwerking met D&B Eventmarketing verliep fijn en succesvol. Relaties in fan veranderen is D&B in dit geval zeker gelukt ;). Graag geven we over het resultaat ook nog even het woord aan D&B:
Wat is er echt anders: lijntjes zijn korter en duidelijker, en iedereen voelt zich meer betrokken bij een project omdat je eigenlijk alles nu meekrijgt qua communicatie
Josine – D&B
Het begint steeds ‘normaler’ te worden om in Teams te werken en er komen positieve reacties vanuit de collega’s. Intern ontvang ik 75% minder mail, wat ook een fijn resultaat is van de nieuwe werkwijze!
Jorryt – D&B
