Verdwaald in een documentendoolhof? Een kwaliteitshandboek met SharePoint wijst je de weg.
Stel je voor: je bent druk bezig met je dagelijkse werkzaamheden en hebt dringend een document met een protocol of instructie nodig. Je zoekt en zoekt, maar kunt het nergens vinden. Uiteindelijk vind je een versie, maar helaas, het blijkt een verouderde versie te zijn. Of je hebt een aantal veelgebruikte documenten gedownload en weet je dus niet of je de laatste versie hebt.
Klinkt dit als een bekend scenario? Gelukkig is dit nu verleden tijd dankzij een kwaliteitshandboek met SharePoint! Geen eindeloze zoektochten meer, geen verouderde versies, en geen gedoe met meerdere downloads. Met SharePoint heb je altijd de laatste versie van elk document binnen handbereik, snel en eenvoudig. Welkom in de toekomst van documentbeheer!
Best practice op basis van ervaringen uit de praktijk
Bij het opzetten van het kwaliteitshandboek houden we het aan de voorkant zo simpel mogelijk. Wat is het belangrijkste? Het snel en eenvoudig vinden van documenten, zowel met een PC, laptop of mobiel. De zoekbalk heeft daarom een prominente plaats op de startpagina. Om zo goed mogelijk zelfstandig aan de slag te kunnen gaan zijn er pagina’s met handleidingen voor gebruikers, auteurs en beheerders beschikbaar.
Documentenbibliotheken
Door te kiezen voor twee aparte documentenbibliotheken voor gepubliceerde bestanden (voor iedere gebruiker toegankelijk) en bronbestanden (voor auteurs en beheerders) zijn de autorisaties eenvoudig en veilig in te stellen. Het gebruik van metadata maakt efficiënt beheer mogelijk en bevordert de samenwerking en automatisering.
In een SharePoint-documentenbibliotheek zorgt een standaard goedkeuringsflow ervoor dat documenten eerst door een beoordelaar worden goedgekeurd of afgewezen met de nodige feedback voordat ze worden gepubliceerd.
Door het inzetten van Power Automate zijn er rondom de evaluatiedatum automatisch e-mails verzonden die verschillende auteurs en beheerders waarschuwen wanneer de evaluatiedatum van een document nadert of is verstreken.
Zoeken
Bij gebruikers van het handboek ligt de focus op het snel kunnen vinden van de juiste documenten. Door gebruik te maken van een krachtige zoekfunctie met uitgebreide filtermogelijkheden voor snelle en nauwkeurige resultaten vind je snel precies wat je zoekt, zonder gedoe.
Naar de uitgang van het documenten doolhof
Een kwaliteitshandboek met SharePoint biedt talloze voordelen voor je organisatie. Het zorgt voor een centrale, toegankelijke en up-to-date bron van informatie. Door onze aanpak kun je de kwaliteit en consistentie van een kwalitieitshandboek binnen je organisatie waarborgen. SharePoint werkt naadloos samen met anders apps van Microsoft 365 zoals Word en Power Automate.
Vragen?
Samen met collega’s heb ik meerdere organisatie geholpen de stap te maken naar Een kwaliteitshandboek met SharePoint.
