Dit artikel geeft een aantal argumenten voor het opzetten en professionaliseren van een Project Management Office (PMO). Is jouw organisatie van plan om een PMO op te zetten of ben je hiermee bezig? Lees dan zeker door. Een PMO kan project-, portfolio- en resourcemanagement (PPM) binnen jouw organisatie naar een hoger niveau van volwassenheid tillen. Gebruik de volgende argumenten om besluitvormers te overtuigen van de noodzaak tot een professioneel PMO.
1. Het niveau van projectmanagement verhogen
Een PMO kan een centrale eenheid zijn voor project-, programma- en portfoliomanagement. De taken kunnen bestaan uit het beheren en correct toepassen van methoden, processen en bedrijfsstandaarden. De daaruit voortkomende kwaliteit levert de onderneming een hoger niveau van PM-volwassenheid op. Dit resulteert in besparingen door een meer efficiënte en succesvolle projectaanpak. PM-volwassenheid is tevens een goede basis voor portfoliomanagement (PPM).
Voordeel: Besparingen door een meer efficiënte en succesvolle projectaanpak.
2. Het definiëren van interne standaarden
Ontwikkel je eigen standaarden en templates als een menukaart. Dit stroomlijnt project-, programma-, portfolio- en resourcemanagement. Begin met het definiëren van het startmoment van een project (vanaf ideevorming). Dit voorkomt misverstanden rondom de definitie van een project en vanaf wanneer resources en kosten bijgehouden moeten worden. Standaarden moeten zo opgezet zijn dat het eenvoudig is om projecten te vergelijken, bijvoorbeeld door het gebruik van gestandaardiseerde projectrapportages. Door de standaarden in een menukaart aan te bieden, kan per project een inschatting gemaakt worden welke standaarden toegepast moeten worden om het project beheerst uit te voeren. Hou het daarbij zo simpel mogelijk, de introductie van een standaard leidt al snel tot weerstand, die wil je zeker voorkomen.
Voordeel: Uniforme werkwijze en minder misverstanden bij stakeholders.
3. Support voor de besluitvormers d.m.v. een projectportfolio
Het PMO ondersteunt de besluitvormers door ervoor te zorgen dat het projectportfolio de bedrijfsstrategie realiseert. Het PMO kan het besluitvormingsproces en de prioritering in het projectportfolio voorbereiden. Een goede voorbereiding vereenvoudigt de besluitvorming voor het management. Dit zal resulteren in doelgerichte en situatie-afhankelijke beslissingen.
Voordeel: Optimale support bij besluitvorming binnen het projectportfolio.
4. Support voor de projectmanagers
Een PMO ondersteunt projectmanagers bij het uitvoeren van administratieve taken, zoals bijvoorbeeld project control, forecasting en resourcemanagement. Door deze ondersteuning hebben projectmanagers meer tijd voor andere aspecten van het project, die niet gedelegeerd kunnen worden
Voordeel: Administratieve last van de projectmanager minimaliseren.
5. Optimalisatie van communicatie en samenwerking
Dit is één van de belangrijkste taken van een PMO: het stimuleren van communicatie en samenwerking binnen het project en het projectportfolio. Voorbeelden zijn het opzetten van regelmatige meetings en vaststellen wie met wie praat, en waarover. Het PMO kan deze meetings goed voorbereiden, om er zeker van te zijn dat deze vlot en efficiënt verlopen. Daarna communiceert het PMO de besluitvorming naar alle stakeholders.
Voordeel: Inhoudelijk zinvolle communicatie en samenwerking binnen de projecten.
6. Ontwikkelen van de competenties van de resources
Het PMO kan worden belast met de training van de projectmedewerkers. Dit omvat het organiseren en het uitvoeren van trainingen rondom het toepassen van methoden, technieken en gedrag. Deze trainingen zorgen voor een meer uniforme werkwijze en de benodigde vaardigheden van medewerkers. Dit bevordert de projectmanagement cultuur (zie punt 7). Bovendien kan het continu verbeteren van P(P)M op deze manier geborgd worden. Een (digitaal) Center Of Excellence kan hiermee worden opgericht zodat medewerkers van elkaar kunnen leren.
Voordeel: Het zorgen van bekwame en enthousiaste projectleden.
7. Bevordering projectmanagement cultuur
Een projectmanagement cultuur is cruciaal voor projectsucces. Het helpt de stakeholders met een gezamenlijk begrip en uitvoering van processen, technieken en methoden binnen de project-omgeving. Het PMO kan als centrale eenheid een dergelijke cultuur introduceren in het bedrijf en dit harmoniseren en bevorderen.
Voordeel: een consistente P(P)M cultuur binnen een organisatie.
8. Leren van ervaringen
In het woord evalueren zit het woord leren. We leren van successen en mislukkingen uit het verleden en dat moet tot kennis leiden voor toekomstige projecten. Stakeholders moeten de successen van projecten en ‘lessons learned’ volgen en bespreken, zodat leerpunten kunnen worden toegepast in toekomstige projecten. Het PMO kan het centrale punt zijn waar dergelijke data en projectdocumentatie samenkomen. Het PMO zorgt ervoor dat deze data eenvoudig beschikbaar en herbruikbaar is.
Voordeel: Toekomstige projecten profiteren van eerdere ervaringen.
9. Beschikbaar stellen van passende “tooling”
In de regel is het de verantwoordelijkheid van het PMO om de projectmanagement-omgeving van ondersteunende “tooling” te voorzien. Dit omvat niet alleen het kiezen, aanschaffen en onderhouden hiervan. De verantwoordelijkheid bestaat ook uit het trainen van de medewerkers. Acceptatie en adoptie van tooling door de gebruikers speelt een belangrijke rol en wordt geborgd door het PMO.
Voordeel: Geschikte tools, op de juiste manier gehanteerd, verhogen het projectsucces.
10. Verhogen van de efficiency
Een PMO helpt om een project goed te laten verlopen en bevordert snellere implementatie van besluiten. Dit reduceert kosten en verhoogt de kwaliteit (project output). Verhoogde procesbetrouwbaarheid en goede datakwaliteit besparen tijd en geld. In een dynamische omgeving kan dit een essentiële reden zijn voor projectsucces.
Voordeel: PMO-support resulteert in een efficiëntere projectrealisatie.
Een blik op het PMO van de toekomst
De 5 onderstaande stellingen en bijbehorende figuur laten zien hoe PMO taken kunnen veranderen:
- Het PMO is de spil van de organisatie m.b.t. projectmanagement.
- In de bedrijfshiërarchie staat het (S)PMO dicht bij het topmanagement. De focus ligt op strategisch projectmanagement en batenrealisatie.
- De groeiende complexiteit van projecten leidt tot een hogere coördinatie-inzet.
- Het PMO levert een bijdrage door het coördineren van de project resources (mensen, middelen en materialen).
- Operationele supporttaken dalen door toenemende automatisering. Bijvoorbeeld: het aanmaken van een rapportage is niet langer een handmatige actie wanneer gebruik wordt gemaakt van de juiste tooling (bv MS Project Online en Power-BI).
