Slimmer werken met OneDrive en SharePoint kan onder meer door bestanden te delen; met personen binnen én buiten de organisatie. Wij ondersteunen graag bij het onder de aandacht brengen van de mogelijkheden én bij het verhogen van de veiligheid.
Slim
Nog steeds worden bestanden gedeeld als bijlage bij een e-mail. Er komen dan verschillende versies van een bestand in omloop. Ze kunnen bovendien eenvoudig worden doorgestuurd. Het tegelijk samenwerken aan de bijgevoegde bestanden is dan onmogelijk.
Bestanden in OneDrive en SharePoint kunnen vaak beter worden gedeeld dan gemaild. Dat vermindert kopieën, verwarring over de juiste versie en het eindeloos doorsturen. Tegelijk samenwerken aan een bestand is dan wél mogelijk. En de toegang later weer intrekken, kan ook!
Bij ieder bestand in OneDrive of SharePoint verschijnt de knop om te delen na het plaatsen van de muisaanwijzer op de bestandsnaam.
Na het selecteren van de knop verschijnt een venster met daarin standaardinstellingen rond delen. Onder meer via het tandwiel in dit venster kunnen die instellingen nog vóór het delen worden aangepast. Medewerkers slaan dát in de praktijk vaak over. Na het selecteren van Koppeling kopiëren of Verzenden wordt het delen gestart.
Veilig
Goede standaardinstellingen verminderen overmatig delen van bestanden. Er zijn instellingen op organisatie-, team- en persoonsniveau.
Met beleid
Dit soort instellingen past de beheerder van Microsoft 365 aan. (Beveiligings)beleid van de organisatie geeft daar richting aan. Onder leiding van iemand die goed bekend is met de mogelijkheden rond delen, kan het beleid worden opgesteld en kunnen de instellingen worden aangepast.
Met uitleg
Door medewerkers te wijzen op de mogelijkheden rond delen, wordt er nog slimmer en veiliger gewerkt. Dat kan bijvoorbeeld via een nieuwsbericht, onze training ‘Slimmer werken met bestanden’, een goede handleiding en begeleiding bij het eerste gebruik.
Met monitoring
Bij veel organisaties schiet het stoppen van delen van bestanden er vaak bij in. Bovendien zijn er altijd weer volgende stappen te maken rond slimmer en veiliger werken met bestanden. Door het delen van bestanden te monitoren, komt overmatig delen in beeld en wordt duidelijker hoe beleid, instellingen en uitleg nog beter kunnen. Oplossingen van Microsoft, zoals SharePoint Premium, of derde partijen komen nu mogelijk goed van pas.
Met terugkerende aandacht
Dat monitoren en bijwerken van beleid, instellingen en uitleg moet met enige regelmaat gebeuren. Ook nieuwe medewerkers moeten uitleg ontvangen.
Ondersteuning
Onze consultants ondersteunen graag bij het opstellen van beleid, maken van aanpassingen, uitleg, monitoring en terugkerende aandacht voor slim en veilig delen van bestanden.
Vaak doen ze dat als onderdeel van een breder traject rond slimmer werken met Microsoft 365. Daarin gaat niet alleen aandacht uit naar slimmer en veiliger werken, maar ook naar leuker werken met Microsoft 365.
In het kader van de ontwikkelingen rond Copilot is het op dit moment natuurlijk helemaal relevant om overmatig delen van bestanden aan te pakken.
Vragen?
Ontdekken hoe we jouw organisatie goed kunnen ondersteunen met slimmer, veiliger en leuker werken met Microsoft 365?
