“De vorige IT partner verkocht alleen de gevraagde standaardoplossing, bijbehorende licenties en één algemene knoppentraining in een andere taal. Hoe we het daarna in ons voordeel konden laten werken was onduidelijk”. Of: “De eerder geïmplementeerde oplossing was veel te uitgebreid en geavanceerd in vergelijking met waar de organisatie staat qua volwassenheid; het schrikt eerder af dan dat het ons proces ondersteunt.”
De afgelopen jaren heb ik vanuit JSR meerdere organisaties mogen adviseren en ondersteunen bij een volgende stap in project- en portfoliomanagement die wél succesvol was. Mijn ervaringen deel ik graag in deze blog.
Van een passende oplossing…
Voldoende kennis van de uitdagingen die de organisatie heeft en de stip op de horizon waar naartoe gewerkt wordt, maakt dat we een passende oplossing kunnen adviseren. Onderstaande varianten kom ik vaak tegen:
Lists
- Vooral voor informatie over projecten
- Herkenbare functionaliteit vanuit Microsoft lijsten
- Makkelijk uit te breiden
- Eenvoudig in gebruik
- Vaak een prima eerste stap in het verkrijgen van overzicht
Planner
- Voor planmatige en ‘agile’ projecten
- Planningsfunctionaliteit
- Uit te breiden naar wens met project- en programmamanagement informatie en automatiseringen
- Volop in ontwikkeling
Power PPM
- 100% Microsoft technologie
- Voor alle soorten initiatieven
- Uitgebreider programma- en portfoliomanagement
- Aanvullingen mogelijk op gebied van resourcemanagement, urenregistratie, what-if scenario’s en OKR’s
Door de mooie plaatjes die Sales laat zien, wordt uitgekeken naar een oplossing voor de uitdagingen die de organisatie heeft. Een mooi startpunt, hoewel je moet oppassen niet direct alles in enkele maanden te willen bereiken. Want als je nu nog in Excel werkt, heeft het dan zin om al met ‘what-if’ scenario’s te gaan werken? Of als risicomanagement in jouw organisatie (nog) niet of beperkt wordt toegepast, is het dan logisch om direct met een uitgebreide risicomanagementmodule aan de slag te gaan?
…naar een slimme inrichting die echt verder helpt
Vervolgens kiezen we ervoor de inrichting van de oplossing niet te baseren op uitgebreide specificaties, maar op basis van ons goede beeld van de huidige en gewenste situatie. In onze aanpak houden we daarom workshops en interviews met betrokkenen. En dat heeft vele voordelen is mijn ervaring:
- De manier van werken blijkt (soms onverwachts) niet bij iedereen hetzelfde. Tijdens de workshops is ruimte om op één lijn te komen.
- Iedereen wil heel veel met de oplossing, maar waarom eigenlijk? En moet het nu? Of kan het later? We helpen met het aanbrengen van focus; want alle opties zomaar aanzetten, dat helpt niet altijd verder.
- Het wordt soms duidelijk dat we afstevenen op een mooie oplossing, maar het proces eromheen (wie doet wat wanneer) is nog niet aanwezig .
- In plaats van het ‘blind’ afvinken van soms veel te uitgebreid opgestelde specificaties, komen we samen tot een slim ingerichte oplossing die goed aansluit en echt verder helpt
Onze aanpak voor een slimme inrichting
Best practices
Hoe snel heb jij een actueel kloppend overzicht van de lopende projecten als daar naar wordt gevraagd? Het begint met overzicht; dus focus eerst om dat in kaart te brengen. Vanuit daar volgt inzicht en uitzicht. Andere best practices die daar goed bij aansluiten zijn:
- Begin klein en werk toe naar een eerste werkbare versie van de oplossing. Daarna kun je stapsgewijs uitbreiden naar die totaaloplossing passend bij de groei die je doormaakt en die je dan ook borgt
- Alle informatie in 1 tool de heilige graal? Dat hoeft vaak niet. Power BI en Microsoft Teams brengen het samen!
Zoektocht naar de heilige (projectmanagement) graal blijkt onnodig
Het start als het klaar is
Eenmaal ingericht wordt de oplossing gedemonstreerd en de puntjes op de i gezet. Maar daarmee zijn de verwachte voordelen van de oplossing nog niet behaald! Mijn top 3 succesfactoren die ik vaak zie:
- Investeer in een training die aansluit bij hoe de oplossing is ingericht voor jouw organisatie met aandacht voor doel en proces. Zorg ook na de eerste training voor ondersteuning: op de werkplek, via vragenuurtjes en via key-users die goed te bereiken zijn
- Ontstaat er overzicht en inzicht? Deel de behaalde voordelen van de oplossing; uiteindelijk is dat hetgeen waarvoor je het doet! Zorg voor communicatie binnen de organisatie zodat successen worden gedeeld.
- Samenwerken in projecten gebeurt ook buiten een project- en portfoliomanagement oplossing. Communiceren, werken aan bestanden, bijhouden van notities: het kan vaak slimmer. En de combinatie is soms juist wat écht het verschil gaat maken!
Bekijk onze webinars rond Microsoft 365 & PPM
Slimmer werken met Microsoft 365
Benieuwd hoe je naast project- en portfoliomanagement slimmer kunt werken met Microsoft 365?
Effectief portfoliomanagement binnen het Microsoft 365 platform
Benieuwd wat er allemaal mogelijk is op het gebied van PPM binnen Microsoft 365?
Vragen?
Benieuwd naar jouw mogelijke volgende stap in project- en portfoliomanagement? Benader ons voor een digitale kop koffie!
