Zien jullie het blauwe wolkje in de taakbalk?’, hoorde ik onlangs mijn collega OneDrive liefkozend benoemen tijdens een training. ‘Ja, bij mij is het ook bewolkt’, klonk het vanuit de zaal… Verwarring alom.

Over het algemeen was het natuurlijk wel duidelijk dat mijn collega OneDrive bedoelde, maar er ontstond nog meer verwarring toen er verschillende varianten van het wolkje te zien waren. Blauwe wolkjes, grijze wolkjes, met rode kruisjes en draaiende pijltjes… wat betekent dat nou eigenlijk allemaal? Tijd voor een beetje verduidelijking! 

Wat is OneDrive? 

OneDrive is de opslaglocatie voor jouw persoonlijke werkbestanden. Denk aan declaraties, jouw eigen arbeidsovereenkomst of digitale pasfoto’s. Alleen jij kunt hierbij, tenzij je een bestand deelt. OneDrive vervangt de welbekende persoonlijke schijf in de Verkenner en is een Cloud opslaglocatie; je kunt OneDrive online benaderen via de browser. Het grote voordeel hiervan is dat je altijd, overal, vanaf verschillende apparaten bij je bestanden kunt. 

Wat is synchroniseren? 

Je kunt OneDrive ook synchroniseren, zodat je vanuit de Verkenner bij de bestanden kunt. Dit laatste wordt door de meeste mensen gedaan, omdat dit lijkt op de ‘oude manier van werken’. Wanneer je OneDrive synchroniseert verschijnt het blauwe wolkje in de taakbalk en in de Verkenner. 

Op beide plekken kan het blauwe wolkje van OneDrive veranderen. Zo wordt de status van de OneDrive synchronisatie aangegeven. Wat welke status betekent lees je hieronder! 

OneDrive statussen in de taakbalk 

Een bestand kan niet gesynchroniseerd worden. Klik op het OneDrive icoon om te zien om welk bestand het gaat en om het synchronisatieprobleem op te lossen.

Je bent niet ingelogd of het instellen van OneDrive is nog niet voltooid. Klik op Windows, zoek naar OneDrive en open de app. Log (opnieuw) in.

De bestanden zijn op dit moment niet aan het synchroniseren. Klik op het OneDrive icoon en kies voor de optie Synchroniseren hervatten.

Draaiende pijltjes wijzen erop dat OneDrive bezig is een bestand te synchroniseren. Bijvoorbeeld omdat een bestand recent gewijzigd is.

Met een geel waarschuwingssymbool vraagt OneDrive om aandacht. Klik op het icoon om het waarschuwingsbericht te lezen (en op te lossen).

Wanneer je in OneDrive ingelogd bent met zowel een werk- of schoolaccount als een persoonlijk account, krijg je twee wolkjes te zien. Het blauwe wolkje is voor het werk- of schoolaccount, het witte wolkje voor het persoonlijke account.

OneDrive statussen in de verkenner

Het bestand kan niet gesynchroniseerd worden. Klik op het OneDrive icoon in de taakbalk om te zien om welk bestand het gaat en om het synchronisatieprobleem op te lossen.

Het bestand is aan het synchroniseren, bijvoorbeeld wanneer je in een bestand aan het werken bent.

Het bestand is gedeeld met andere personen.

Het bestand is alleen online beschikbaar*.

Het bestand is lokaal beschikbaar*.

Het bestand wordt altijd behouden op het apparaat*.

Een slotje betekent dat er instellingen zijn gemaakt waardoor het bestand niet kan worden gesynchroniseerd.

Een ketting of ‘link’ icoontje betekent dat dit een snelkoppeling is naar een ander bestand.

Online bestanden (blauw wolkje) nemen geen ruimte in op de computer. Het bestand download pas wanneer je het opent. Online bestanden kun je niet openen wanneer je geen internetconnectie hebt. Wanneer je een online bestand opent, wordt deze naar jouw computer gedownload en lokaal beschikbaar gemaakt (groen vinkje). Dit bestand kun je nu altijd overal openen, zelfs zonder internetconnectie. Wil je meer ruimte creëren op de computer, klik dan met je rechtermuisknop op het bestand en kies voor Ruimte vrijmaken. Wanneer je dit niet handmatig doet, gebeurt dit na verloop van tijd automatisch. Wil je niet dat dit automatisch gebeurt? Kies dan voor Altijd behouden op dit apparaat (groen rondje met wit vinkje). Het bestand wordt gedownload naar je computer en is altijd beschikbaar, ook wanneer je offline bent, tot je dit handmatig wijzigt. Voor meer uitleg klik hier.

De overgang van werken op de oude vertrouwde netwerkschijven naar werken ‘in de Cloud’ blijkt vaak groter dan verwacht. Bij zo’n verandering is goede begeleiding, uitleg en communicatie cruciaal.

Vragen?

We helpen je graag bij de overgang naar werken ‘in de Cloud’ Neem gerust contact met ons op. 

Wendy Meershoek

Microsoft 365 consultant

We helpen je graag verder