“We zijn op zoek naar een plek waar we organisatiebrede informatie kunnen delen, alle medewerkers op de hoogte kunnen houden van ontwikkelingen, kunnen zien wie mijn collega’s zijn en er moet ook een sociaal tintje aan zitten, zien wanneer iemand jarig is bijvoorbeeld. En wanneer het volgende teamuitje is.”
Zomaar een voorbeeld van veelgehoorde wensen wanneer we bij een klant op bezoek zijn. Klinkt als.. een Intranet! Veel bedrijven maken gebruik van een Intranet. Hier worden vaak hele mooie (maar ook prijzige!) op maat gemaakte oplossingen voor gekocht. De meeste bedrijven waar wij mee in contact komen werken al met Microsoft 365 of zijn dat van plan. Wist je dat een mooi Intranet binnen het Microsoft 365 platform gewoon binnen handbereik is?
Ik heb de afgelopen tijd een aantal bedrijven mogen helpen met het realiseren van een Intranet binnen het Microsoft 365 platform en neem je graag mee in hoe we dit hebben aangepakt.
Beginnen bij het begin
Het is belangrijk om eerst goed uit te vragen welke wensen er zijn en daar de hele organisatie bij te betrekken. Het lijkt een logische stap om een Intranet project met de IT afdeling op te pakken, maar de praktijk leert dat er dan vaak teveel vanuit technisch oogpunt wordt gekeken. Om ervoor te zorgen dat het Intranet uiteindelijk door iedereen omarmd wordt, is het van belang om in ieder geval de Marketing/Communicatie afdeling te betrekken, zodat de opbouw, het uiterlijk en de ‘tone of voice’ van het Intranet herkenbaar is voor iedereen. Idealiter wordt er een projectgroep opgesteld met medewerkers van verschillende afdelingen. Zo weet je zeker dat de hele organisatie heeft kunnen meedenken over hoe het Intranet tot stand is gekomen.
Klantverhaal
DOB tree
Een beetje praktisch, een stukje logica, en een mooie look & feel. Dit zorgde voor een nieuw (sociaal) Intranet met een DOB tree feeling.
Het Intranet op papier
Projectgroep klaar? Brainstormen maar! Na een aantal van dit soort projecten te hebben begeleid kan ik een aardig lijstje maken van de ‘meest gewenste onderdelen’ die we via bijvoorbeeld workshops naar boven krijgen:
- Herkenbare huisstijl
- (Nieuws)berichten kunnen delen
- Plek voor documenten die interessant zijn voor de hele organisatie (denk aan beleidsdocumenten, huisstijlhandboek, etc.)
- Agenda voor organisatie brede activiteiten en evenementen
- Makkelijke manier om via Intranet bij andere veelgebruikte apps te komen
- Wie is Wie
- Verjaardagen
Wanneer de wensen duidelijk zijn, is het tijd om te gaan bouwen. Het ontwerp voor het Intranet hoeft nog helemaal niet vast te staan, ik zeg altijd maar zo: het is makkelijker om te schieten op iets dat visueel is. Start met bouwen en plan feedback & correctierondes met de projectgroep in.
Een basis Intranet bouwen
Het Intranet begint met het maken van een communicatiepagina op SharePoint. Binnen zo’n communicatiepagina heb je ‘out of the box’ al alle tools om eerdergenoemde wensenlijst te realiseren. De huisstijl laat je terugkomen door gebruik te maken van themakleuren, logo’s en ander beeldmateriaal. Er is standaard een documentbibliotheek voor de belangrijke documenten beschikbaar en die kan naar wens ook uitgebreid worden. Door gebruik te maken van de standaard webparts zorg je voor de nieuwsberichten, activiteiten en snelkoppelingen naar andere apps. Voor de Wie is Wie en Verjaardagen kun je custom lijsten aanmaken en deze met mooie weergaven terug laten komen op het Intranet.
Klantverhaal
Coloriet
Intranet als hét startpunt van de dag. Daar vind je snel, eenvoudig en overzichtelijk alles wat je nodig hebt om dagelijks je werk te kunnen doen. Voor álle medewerkers.
The next level
Dat er al zoveel standaard beschikbaar is op SharePoint is natuurlijk top! Maar eerlijk is eerlijk: we zijn niet snel tevreden. Handmatig alle medewerkers en verjaardagen invoeren en onderhouden is niet echt wenselijk. Binnen het Microsoft 365 platform kun je jouw Intranet met wat techniek naar een hoger niveau tillen. Zet Modern Search of Power Platform in voor een Wie is Wie app die de al beschikbare Active Directory (plek waar alle informatie over de medewerkers staat) uitleest en tover met een flow de verjaardagen naar boven. Met een beetje code kennis manipuleer je de standaard themakleuren precies naar je eigen huisstijlkleur en door het inzetten van bijvoorbeeld metadata en doelgroepen kun je je documenten, nieuwsberichten en activiteiten nog beter organiseren.
Tips van JSR
- Betrek collega’s van meerdere afdelingen bij het project
- Bouw feedback & correctierondes in om het Intranet geleidelijk vorm te geven
- Verzorg een goede training (en naslagwerk) voor de medewerkers die het Intranet gaan vullen en onderhouden
- Communiceer duidelijk en regelmatig over de komst van het (nieuwe) Intranet naar de organisatie
- Maak van de livegang een ‘feestje’, zodat het Intranet goed ontvangen wordt
- Zorg na de livegang voor uitgebreide ondersteuning, bijvoorbeeld in de vorm van floorwalken
- Maak van het Intranet de startpagina van alle internet browsers voor meer zichtbaarheid
Zo geschreven klinkt het best makkelijk, maar het maken van een kwalitatief hoogwaardig Intranet is een serieus project waar veel bij komt kijken.
Vragen?
Wil je het Microsoft 365 platform inzetten voor een mooi Intranet, maar kun je wel wat hulp gebruiken? Het team van JSR zit voor je klaar. Neem gerust contact op!
