Voor het verbeteren van een intranet met SharePoint biedt Microsoft handige hulpmiddelen. In deze blog deel ik er vier.
De overstap naar een intranet met SharePoint wordt vaak zorgvuldig aangepakt. Het intranet wordt naar wens ingericht, goed getest, door redacteuren gevuld en dan enthousiast geïntroduceerd. Eerste bevindingen na de introductie worden direct opgepakt. Daarna wordt het intranet zonder al te veel aanpassingen langere tijd naar tevredenheid gebruikt.
Klantverhaal
Benieuwd naar klantverhalen over de overstap naar een intranet met SharePoint? Lees dan eens een klantverhaal zoals dat van Coloriet.
Na een wat langere periode van gebruik is er altijd ruimte voor verbetering. Er kan worden nagegaan of het doel met het intranet helemaal bereikt is. Sommige delen van het intranet worden in de praktijk mogelijk helemaal niet gebruikt. Mogelijk kan het beheer efficiënter, de kwaliteit omhoog en het bereik vergroot worden.
Vier hulpmiddelen binnen SharePoint komen goed van pas bij het verbeteren.
1.
De confronterende gebruiksanalyse
De hoeveelheid bezoekers, het aantal en moment van bezoeken, de gemiddelde tijd per gebruiker, populaire inhoud en gebruikte apparaten; het wordt allemaal bijgehouden en inzichtelijk gemaakt via de gebruiksanalyse van SharePoint.
Op site, pagina en/of bestandsniveau kun je nagaan of het intranet en de inhoud wel gevonden en gebruikt worden zoals bedacht. Regelmatig blijkt dat lang niet iedereen het intranet gebruikt of dat belangrijke bestanden amper gebruikt worden. Confronterend!
2.
De verrassende zoekanalyse
Een intranet met SharePoint bevat de mogelijkheid om de inhoud te doorzoeken. Of dat wordt gedaan en tot resultaat leidt, is na te gaan via de zoekanalyse.
Het aantal zoekopdrachten, soort zoekresultaten en de zoekwoorden met en zonder resultaat en doorklikken zijn in te zien. Vaak verrassend om te zien waar medewerkers op zoeken!
3.
De technische prestatie-analyse
Afhankelijk van de organisatie, bijvoorbeeld of er wereldwijd gewerkt wordt, is het ook handig om de prestatie-analyse erbij te pakken. Vaak samen met een technische collega, die de kennis heeft die nodig is om de analyse toe te lichten. Ontdek bijvoorbeeld welke grote afbeeldingen ervoor zorgen dat medewerkers op een locatie met trage netwerkverbinding het intranet liever niet gebruiken.
4.
De nieuwe mogelijkheden
Onder meer bovengenoemde analyses maken duidelijk waar verbetering mogelijk is. Uit vragenlijsten en interviews komen nog meer verbeteringen naar voren. Vervolgens kunnen nieuwe en bestaande mogelijkheden van SharePoint worden ingezet bij het realiseren van de verbeteringen.
Microsoft introduceert namelijk regelmatig nieuwe mogelijkheden voor een intranet met SharePoint. Communicatie daarover is bijvoorbeeld te vinden via de openbare roadmap, het besloten berichtencentrum voor beheerders van Microsoft 365 en de SharePoint-blog van Microsoft.
Achtergrond
In SharePoint kan je nu een afbeelding of verloopkleur toevoegen aan de paginasecties vanuit een nieuwe set opties
Met deze functie kan je de SharePoint-nieuwsberichten per e-mail versturen, die in je e-mail kunnen worden gelezen.
Co-creatie
Met meerdere auteurs tegelijkertijd samenwerken aan SharePoint-pagina’s en real-time wijzigingen zien.
Banner
Verfraai met één klik je SharePoint-pagina’s met de nieuwe bannerfunctie.
Ontwerpideeën
Eenvoudig creëren van aantrekkelijke en professionele SharePoint-pagina’s.
Inhoudspaneel
Snel toegang tot als je documenten, lijsten, media en webonderdelen.
Maar ook bestaande mogelijkheden, mogelijk nog niet ingezet tijdens de overstap naar een intranet met SharePoint, komen nu wellicht goed van pas. Denk aan bepaalde webonderdelen, mogelijkheden rond doelgroepen en het aanpassen van de zoekervaring.
Webinar tip
We houden webinars rond intranet met SharePoint. Schrijf je in of kijk terug.
Aan de slag
Consultants van JSR helpen graag bij het verbeteren van bestaande intranetten met SharePoint. Ze zijn goed bekend met de (nieuwe) mogelijkheden en hebben veel ideeën naar aanleiding van ervaringen bij andere klanten.
Vragen?
Met de aanpak van JSR gaan ze met het doel voor ogen en goede betrokkenheid van gebruikers aan de slag.
