Bij een uitrol van alle functionaliteit van Microsoft Teams komt heel wat kijken. Microsoft Teams hangt namelijk nauw samen met alle andere Office 365 apps. Een goed plan voor de succesvolle implementatie en de gebruikersadoptie is dan ook noodzakelijk.  

Echter is er op dit moment, geen tijd voor dit allesomvattende plan en willen veel van onze klanten maar één ding;

Video vergaderen 


Het gevoel elkaar te “zien” en met “elkaar” in gesprek te zijn, zorgt in deze rare tijd voor een sterker gevoel van samenhorigheid. Bovendien kunnen de geplande werkzaamheden en projecten toch weer makkelijker opgepakt worden. Anders dan voorheen, maar daarbij ondersteunen we jullie graag. Die eerste digitale drempel is daarmee snel genomen! 

Videovergaderen binnen een week 

Als je nog geen stappen hebt gezet, zou je er nu voor kunnen kiezen om Microsoft Teams in een beperkte set uit te rollen. Maak bijvoorbeeld alleen chatten en videovergaderen met collega’s mogelijk. Je hebt dan veel minder te maken met de integraties met andere Office 365 apps. En je kunt bijvoorbeeld het werken met bestanden zelfs helemaal voorkomen. 

Deze minimale aanpak die we hierbij hanteren, is gebaseerd op best practices en de ervaringen bij vorige implementaties.  

In enkele dagen verzorgen we de inrichting, de benodigde handleidingen en verzorgen we diverse trainingen. Die trainingen zijn vooral van belang voor digitaal minder vaardige medewerkers en voorzitters van vergaderingen.  

Onze best practice aanpak


Op basis van de vele implementaties hebben wij een best practice stappenplan ontwikkeld:

Techniek op orde

De volgende stappen zullen we samen met IT uitvoeren:

Meedenken over het ontwerp

  • Welke functionaliteit is echt nodig.
  • Wat mag conform security richtlijnen en informatiebeveiliging.
  • Welke apps zet we wel en ook juist niet in.

Inrichten van de Office 365 omgeving

  • Op orde krijgen synchronisatie AD.
  • Opzetten MFA (multi factor authenticatie).
  • Extern delen en gastgebruik instellen.
  • Inrichting Teams.
  • Aanmaken groep en Teams centraal belegd.

Organisatie op orde

Helder krijgen wie de betrokken partijen bij de implementatie zijn en welke rol ze daarbij invullen:

  • Informatie & Automatisering: Techniek
  • Servicedesk: Verzorgt 1e en 2e  lijns support. JSR zorgt voor de 3e lijns support
  • Communicatie: Coördinatie van nieuws, updates en andere uitingen
  • P&O –Opleidingen: Vaststellen doelgroepen, indelen trainingen en uitwerken eventuele specials.

Training op maat

We zorgen ervoor dat de trainingen passen bij de doelgroep en hun digitale vaardigheden.

Mogelijke trainingen

Oefenen met Teams
30 min. 5 deelnemer

  • Controleren en oefenen met Teams.
  • Toegespitst op het deelnemen aan een vergadering en reageren op een chat.
  • Geluid, microfoon, camera, scherm delen, chatten en vragen.

Chatten en vergaderen met Teams
60 min. max. 20 deelnemers

  • Overzicht van de mogelijkheden die er zijn.
  • Vergaderen, chatten, status en meldingen.
  • Tips voor vergadering met veel deelnemers.

Beschikbaar stellen van instructiemateriaal:

  • Installatie Teams & MFA.
  • Gebruik Teams.
  • Veelgestelde vragen (ook voor de Servicedesk).
  • Diverse infographics: bijvoorbeeld “Veilig thuiswerken”.

Alles op afstand 

Alle hiervoor benodigde activiteiten kunnen wij op afstand uitvoeren. Eventueel ondersteunen we daarbij ook tijdelijk de helpdesk, zodat deze niet overloopt. Zo maken we video vergaderen tóch snel en veilig mogelijk en leg je tevens een basis voor de verdere uitrol van digitaal samenwerken met Office 365. 

Meer informatie

Lees meer over onze 100% digitale dienstverlening

Neem direct contact met ons op!