Ik kom ze geregeld tegen: bedrijven waar medewerkers soms wel meer dan 100 e-mails per dag ontvangen. Iedereen heeft een eigen manier gevonden hoe om te gaan met de alsmaar volstromende mailbox, maar vaak is wel duidelijk: intern communiceren neemt teveel tijd in beslag en kan slimmer!
Microsoft Teams: de hub voor teamwerk
Een Team in Microsoft Teams biedt een fijne omgeving om als afdeling of bijvoorbeeld projectgroep in samen te werken. Het Team biedt toegang tot alles wat je als team gebruikt bij digitaal samenwerken: bestanden, notities, taken en andere handige apps die in gebruik zijn. Maar zeker ook voor berichten. Niet voor niets wordt Microsoft Teams ook wel de hub voor teamwerk genoemd.
Berichten in Microsoft Teams
Een bericht in een Team vervangt de e-mail. Je geeft je bericht een onderwerp, opmaak en wellicht een bijlage mee; net zoals een e-mail dus.
De voordelen?
- Iedereen in het Team kan het bericht lezen
- Reageren doe je eenvoudig via Beantwoorden. Alle berichten blijven overzichtelijk (ingevouwen) bij dit onderwerp staan.
- Snel reageren op een bericht kan ook met een emoji of GIF’je. Geef bijvoorbeeld een duimpje omhoog als je het bericht gelezen hebt. Dat scheelt tijd en is vaak ook leuk!
Wil je je bericht aan een specifiek persoon richten, maar mag de rest van het Team wel meelezen? Maak dan gebruik van een @vermelding. Diegene krijgt dan een melding waardoor het bericht bij hem/haar extra onder de aandacht komt. Via de meldingsinstellingen stel je voor jezelf in hoe en waar je wel of niet een melding over ontvangt.
- Zoeken = Vinden! Later terugzoeken van berichten werkt eenvoudig via de zoekbalk. Ook kun je berichten eenvoudig opslaan om later te bekijken.
- Berichten worden geplaatst in het Team waar het thuishoort. Zo houd je de communicatie overzichtelijk. Meerdere mensen die hetzelfde e-mailtje slepen naar een mapje in hun mailbox is dus verleden tijd.
- Liever 1 op 1 of in een kleinere groep communiceren? Start dan een (groeps)chat in Microsoft Teams.
Met Microsoft Teams op je smartphone ben je ook onderweg goed bereikbaar. Zakelijk gebruik van WhatsApp wordt daarmee vaak overbodig. Wel zo veilig én je hebt nu daadwerkelijk alle communicatie op één centrale plek.
Wat als een bericht ook een taak is waar ik iets mee moet?
Soms is een bericht niet alleen ter informatie, maar ook waar je (later) nog iets mee moet. Zoals je in Outlook misschien gewend bent een e-mail op te volgen (vlaggetje), maak je in Microsoft Teams ook eenvoudig een taak van een bericht. In een eerder blog ‘Niet vergeten: Blog schrijven’ schreef ik over de mogelijkheden van Microsoft To Do en Planner en zie je hoe je dit eenvoudig doet.
Slim gebruik van Outlook
Hoewel veel interne communicatie verplaatst van e-mail naar Microsoft Teams, ondersteunen we vanuit JSR natuurlijk ook graag bij het slim gebruiken van Outlook
- Die ene belangrijke e-mail van de klant of leverancier sla je eenvoudig op bij de bestanden van je Team door de e-mail hierheen te slepen.
- Ken jij de uitgebreide zoekfunctionaliteiten binnen Outlook al? Het gebruiken van losse mapjes is hiermee veelal overbodig geworden.
Teams in Microsoft Teams – van idee naar resultaat
Een uitgebreidere blog over Teams in Microsoft Teams van mijn collega Gert-Jan Waterlander kun je hier teruglezen.
Geïnteresseerd in hoe je met behulp van Microsoft Teams efficiënter en effectiever kunt communiceren?
JSR is specialist in Slimmer samenwerken met Microsoft 365 en het begeleiden van teams naar de Moderne Werkplek.
